Командировка работника в пределах Российской Федерации

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности практически все предприятия и организации сталкиваются с необходимостью направления своих сотрудников в командировки в пределах России.

В настоящей статье изложен порядок оформления командировочных документов, а также рассмотрены различные ситуации, связанные с отражением подобных операций в бухгалтерском учете и для целей налогообложения.

Документальное оформление служебных командировок

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Следует обратить внимание, что до настоящего момента порядок направления работников предприятий в служебные командировки на территории России регламентируется старой Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее по тексту — инструкция N 62). В то же время положения вышеуказанной инструкции N 62 имеют силу в части, не противоречащей действующему законодательству, в частности, Трудовому кодексу РФ. Кроме того, положения данной инструкции не применяются для определения размера суточных, расходов по найму жилого помещения и других командировочных расходов.

На основании приказа руководителя предприятия о направлении сотрудника в служебную командировку бухгалтерия производит расчет необходимой суммы денежных средств, исходя из норм и состава командировочных расходов. Данная сумма выдается командированному работнику под отчет.

Следует иметь в виду, что в служебные командировки на основании распоряжения руководителя могут быть направлены только работники данной организации (штатные (основные) и совместители), состоящие с ней в трудовых отношениях.

Обращаем внимание, что все документы, связанные с направлением сотрудника в командировку, являются типовыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1.

Так, приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку должен быть оформлен на типовом бланке ф. N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». Если в служебную командировку выезжает группа работников, то оформляется «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» (ф. N Т-9а).

Основным документом, подтверждающим факт и время нахождения работника в командировке, является командировочное удостоверение, оформляемое на основании приказа руководителя (ф. N Т-10). В удостоверении проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в каждый пункт назначения, выбытия из них и прибытии в место постоянной работы. Если сотрудник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Все отметки должны быть заверены подписями уполномоченных лиц и печатями принимающей и отправляющей сторон.

Помимо командировочного удостоверения работнику выдается также «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (ф. N Т-10а). Данный документ применяется для оформления и учета служебного задания при направлении в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

После возвращения работника из командировки в служебном задании им составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (ф. N Т-10) и авансовым отчетом (ф. N АО-1), унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55.

Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (пункт 4 Инструкции N 62).

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место его постоянной работы (пункт 7 инструкции N 62).

Минимальное количество дней нахождения в командировке никакими нормативными документами не ограничено. Поэтому служебной командировкой (с возмещением соответствующих расходов) будет считаться и однодневная поездка (если, к примеру, проезд к месту командировки и обратно был осуществлен на самолете).

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ для целей налогообложения принимаются расходы на командировки, в частности, на:

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами) ;

суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

К расходам по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относятся: стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по страхованию пассажиров на транспорте; оплата услуг по предварительной продаже проездных документов; расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Кроме того, командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта (пункт 12 инструкции N 62).

Суточные выплачиваются командированному сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При этом для целей налогообложения данные затраты принимаются только в пределах норматива, устанавливаемого Правительством Российской Федерации.

В настоящее время постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с последующими изменениями), норматив выплаты суточных при командировках на территории России определен в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Необходимо иметь в виду, что при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются (пункт 15 инструкции N 62). При этом вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем предприятия, в котором работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Расходы по оплате за наем жилого помещения возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. При этом подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (предоставление холодильника, телевизора и т. п.), на основании представленных документов при условии, что они не включены в стоимость проживания в гостинице. Кроме того, командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50% стоимости места за сутки.

На практике многие организации производят оплату суточных в повышенном размере. В данном случае следует обратить внимание, что в этом случае на затраты в целях бухгалтерского учета командировочные расходы (суточные) будут включаться в объеме фактически произведенных затрат. Однако для целей налогообложения они будут приниматься только в пределах установленных норм.

При этом сверхнормативный размер суточных подлежит включению в совокупный годовой доход командированного сотрудника с целью обложения налогом на доходы физических лиц (пункт 3 статьи 217 НК РФ).

Аналогичная ситуация возникает и в том случае, когда командированный сотрудник потерял (не представил в бухгалтерию) какие-либо оправдательные документы (билеты, счета на оплату гостиницы и т. п.). В такой ситуации он должен написать объяснительную записку на имя руководителя предприятия с просьбой возместить ему произведенные расходы. С согласия руководителя организация может эти затраты возместить без предъявления первичных документов. Однако они не должны приниматься для целей налогообложения, а сумма возмещения подлежит включению в совокупный годовой доход этого работника с целью обложения налогом на доходы физических лиц (пункт 1 статьи 210 НК РФ).

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет (ф. N АО-1) об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах (пункт 19 инструкции N 62). К авансовому отчету прилагаются: командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду, другие оправдательные документы, а также служебное задание с кратким отчетом сотрудника о результатах командировки.

Отдельно хотелось бы обратить внимание на порядок исчисления НДС с командировочных расходов.

В соответствии с пунктом 7 статьи 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки:

по проезду к месту служебной командировки и обратно;

на пользование в поездах постельными принадлежностями;

на наем жилого помещения.

Причем, такого рода вычеты производятся только в том случае, если в проездных документах, расчетных документах за проживание в гостинице или пользование постельными принадлежностями выделен НДС.

Для принятия к вычету НДС по командировочным расходам необходимо представить документы, свидетельствующие об оплате соответствующих услуг. Такими документами будут являться:

по проезду в командировку — проездные документы с выделенной в них суммой НДС;

за проживание в гостинице — счет за проживание в гостинице унифицированной формы N 3-г также с выделенной в нем суммой НДС;

за пользование постельными принадлежностями — квитанция об оплате услуг, выданная проводником поезда.

Поскольку большинство проездных билетов (авиа, железнодорожных и др.), а также счета за проживание в гостинице и квитанции об оплате услуг за пользование постельными принадлежностями являются документами строгой отчетности, утвержденными Минфином РФ, дополнительного кассового чека ККТ при наличных расчетах требовать не обязательно. Все вышеуказанные документы с выделенными в них суммами НДС будут заменять в данном случае счета-фактуры и служить основанием для приема к вычету величины налога (письмо Минфина РФ от 25 марта 2004 г. N 16−00−24/9 «О возмещении НДС по расходам на наем жилых помещений командированными работниками»).

Если же в расчетных документах на проезд и проживание НДС не выделен, то расчетным путем он не определяется и к вычету не принимается. В этом случае вся сумма подобных затрат относится на расходы организации, принимаемые для целей налогообложения (письмо МНС РФ от 4 декабря 2003 г. N 03−1-08/3527/13-АТ995 «О налоговых вычетах по НДС при командировках»).