Затраты на ремонт и техническое обслуживание

Если автомобиль попал в аварию, то расходы на его ремонт неизбежны, и нужно определиться, как правильно отразить расходы на ремонт или своевременно списать автомобиль с баланса, чтобы не возникло споров с налоговой инспекцией, ведь затраты на ремонт должна компенсировать страховая компания. Если виновник ДТП — водитель организации, то компенсацию на восстановление автомобиля можно получить только по договору КАСКО. Если виноват другой участник ДТП, то страховая компания виновника должна выплатить возмещение по договору ОСАГО. Страховой организации нужно направить заявление о возмещении убытков в пределах страховой суммы и приложить документы, подтверждающие факт аварии и размер ущерба: страховая компания должна осмотреть поврежденный автомобиль и организовать независимую экспертизу. [30, с. 136].

Сумма страхового возмещения отражается следующим образом:

Дт 76/1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» Кт 91/1 «Прочие доходы» — начислено страховое возмещение;

Дт 51 «Расчетные счета» Кт 76/1"Расчеты по имущественному и личному страхованию" - получены деньги от страховой компании.

В случае, если невозможно удержать сумму, достаточную для покрытия всех расходов, в бухгалтерском учете сумма списывается как прочие расходы (Дт 91/2 «Прочие расходы»).

В налоговом учете затраты на ремонт автомобиля включают в состав внереализационных расходов, на них можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Если виновником ДТП признан работник организации, то компенсировать ущерб пострадавшей стороне обязана сама организация. По застрахованному автомобилю это должна сделать страховая компания, а если страховки нет, то расплачиваться придется самой организации:

Дт 99 «Прибыли и убытки» Кт 76/2 «Расчеты по претензиям» -начислена компенсация пострадавшей стороне;

Дт 76/2 «Расчеты по претензиям» Кт 51 «Расчетные счета» — возмещен ущерб пострадавшему.

Данные расходы организация может взыскать с сотрудника, но если сотрудник отказывается от возмещения убытков, то организации придется обращаться в суд. С сотрудника, работающего по трудовому договору, можно взыскать лишь сумму прямого ущерба (ст. 238 Трудового Кодекса РФ (далее ТК РФ)).

Если сумма ущерба превышает средний месячный заработок работника, решение о возмещении должен принимать судья (ст. 248 ТК РФ), ведь ежемесячно из заработной платы работника можно вычесть не более 20% от суммы, причитающейся к выплате.

С сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору, организация может взыскать, помимо прямого ущерба, еще и упущенную выгоду.

Сумму возмещения в бухгалтерском учете отражают следующим образом:

Дт 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 10 «Материалы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» — списаны расходы по ремонту автомобиля;

Дт 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 91/1 «Прочие доходы» — начислена задолженность сотрудника по причиненному ущербу;

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — сумма долга удержана из заработной платы. [24 с. 623].

Ремонтные работы и техобслуживание автомобиля могут производиться силами самой организации (хозяйственным способом) и подрядным способом.

Ремонт автомобиля должен проводиться в соответствии с планом, который заранее разрабатывают на основании технических характеристик автомобиля, условий его эксплуатации и других причин.

Ремонт — это комплекс работ (операций) по устранению возникших отказов (неисправностей) и восстановлению полной работоспособности транспортных средств (агрегата, узла, системы) в пределах эксплуатационных характеристик, установленных изготовителем. Он включает в себя разборочно-сборочные, слесарные, механические, медицинские, сварочные, окрасочные и другие работы. Исходя из назначения, характера и объема выполняемых работ ремонт подразделяется на текущий, средний и капитальный. [30, с.201].

Капитальный ремонт предназначен для устранения неисправности транспортных средств, агрегатов и узлов и, главное, восстановления их ресурса (не менее чем на 80%). Капремонт производится на специализированных ремонтных предприятиях с полной разборкой объекта ремонта, включает дефектацию, восстановление или замену составных частей, сборку, регулировку, испытание. [28, с. 96].

Средний ремонт допускается в виде исключения в случаях эксплуатации транспортных средств в тяжелых дорожных условиях. Средний ремонт предусматривает замену двигателя, требующего капремонта, диагностирование технического состояния автомобиля и одновременное устранение выявленных неисправностей агрегатов с заменой или ремонтом деталей, окраску кузова и другие работы, обеспечивающие восстановление всего автомобиля. Средний ремонт нужно проводить не чаще одного раза в год.

На текущий ремонт временных ограничений не установлено. Он проводится для устранения возникших отказов и неисправностей, а также для предупреждения отказов и неисправностей, выполнения работ по восстановлению или замене в транспортном средстве отдельных деталей, узлов или агрегатов, достигших предельно допустимого состояния.

Любой ремонт делают для того, чтобы поддержать транспортные средства в рабочем состоянии. При этом ни текущий, ни средний, ни капитальный ремонт не улучшают технические характеристики автомобиля, не изменяют его назначение и не придают новые качества отремонтированным транспортным средствам. Расходы на ремонт первоначальную стоимость автотранспортных средств не изменяют. 30, с. 202].

В бухгалтерском учете расходы на ремонт автотранспортных средств являются расходами по обычным видам деятельности, и нормативные документы, регулирующие порядок бухгалтерского учета автотранспортных средств, представляют организациям выбирать один из трех возможных вариантов учета расходов на ремонт основных средств:

• 1) сумму фактических затрат на ремонт можно в полном объеме относить в состав текущих расходов того периода, в котором они были произведены;
• 2) организация может создавать резерв на проведение ремонта основных средств;
• 3) учет расходов на ремонт можно вести с применением счета расходов будущих периодов.

Организация должна выбрать для целей бухгалтерского учета любой из приведенных способов учета расходов на ремонт автотранспортных средств исходя из специфики своей деятельности, структуры и количества автотранспортных средств, периодичности проведения ремонта. Выбранный способ учета расходов на ремонт нужно зафиксировать в учетной политике.

Затраты на ремонт автотранспорта отражаются в учете на основании соответствующих первичных документов, которыми оформляются движение запасных частей и прочих материалов, начисление оплаты труда, задолженность поставщикам за выполненные работы по ремонту и прочие расходы. Для обобщения информации о проводимых ремонтах (с целью контроля затрат) данные об их проведении отражаются в инвентарной карточке по учету основных средств (форма № ОС-6). [26, с.127].

При выполнении текущего ремонта составляются:

наряд на выполнение ремонтных работ (при выполнении работ хозяйственным способом);

смета на проведение ремонтных работ;

договор, счет на выполнение ремонтных работ;

акт выполненных работ с указанием перечня выполненных работ и использованных материалов.

При необходимости проведения среднего или капитального ремонта кроме перечисленных составляются следующие документы:

приказ руководителя о проведении ремонта;

дефектная ведомость выявленных неисправностей или акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16 (Утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 г. № 7));

акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 г. № 7)).

Запасные части, приобретаемые организацией для ремонта автотранспортных средств, учитываются на счете 10/5 «Запасные части».

Если у автомобиля, требующего ремонта или попавшего в ДТП, нужно произвести замену кузова, шасси, двигателя, являющихся номерными запасными частями, учитывают следующее:

номерные запасные части должны быть отражены в бухгалтерском учете в составе автотранспортных средств независимо от их стоимости;

если в карточке учета основного средства не указана стоимость номерных частей в общей стоимости автомобиля, то при их замене по истечении срока эксплуатации нужно получение экспертного заключения об их рыночной стоимости для правильного отражения в бухгалтерском учете и налоговой отчетности процесса замены изношенных номерных частей;

при получении экспертного заключения в учете производятся записи по выбытию номерных частей с одновременным принятием к учету вновь устанавливаемых новых номерных частей.