Проблемы создания информационной системы в организации, структура организации и ее информационное обеспечение

С проблемой интеграции и создания интегрированной информационной системы (ИИС) сталкиваются все организации: и те, которые имеют уже достаточно большой опыт автоматизации, и вновь создаваемые, где информационное обеспечение организуется «с нуля». В целом варианты достижения интеграции информационной системы зависят от следующих исходных условий: наличия достаточной технической базы и определенного опыта использования различных видов автоматизированных рабочих мест (АРМ).

В том случае, когда задачу интеграции информационной системы приходится решать в условиях уже существующей автоматизированных систем управления (АСУ), возможны следующие варианты: создание на основе имеющихся массивов информации единого банка данных, интегрирующего все базы и файлы. Несколько иной выглядит ситуация, если интеграция осуществляется на базе автономных комплексов и подсистем, обеспечение которых не унифицировано, т. е. которые программно и информационно несовместимы. В случае создания новой ИИС возможны также различные варианты: например, создание ее в виде централизованного банка данных или обособленных, но информационно взаимосвязанных подсистем на базе распределенных банков данных. Выбор варианта существующей АСУ на основе интеграции осуществляется в зависимости от ряда конкретных факторов с учетом перспективы ее развития.

При проектировании ИИС необходимы серьезные предварительные исследования, что требует участия высококвалифицированных специалистов и сопряжено со значительными затратами труда и времени. Разработка информационного и программного обеспечения таких систем, ориентированных на широкий круг приложений, значительно дороже, чем АРМ. Однако гибкость и универсальность этих средств значительно упрощает процесс дальнейшего внедрения, эксплуатации и развития ИИС, т. е. первоначальная стоимость окупается на последующих этапах ее существования.

Вместе с тем длительные сроки разработки проекта, его высокая стоимость, отсутствие специалистов могут сделать этот вариант недоступным, поэтому более рационально обратиться к компромиссному варианту, когда производится предварительное обследование объекта с целью определения общей концепции создания системы, а сама разработка начинается с локальных подсистем и комплексов задач, которые, однако, ориентированы на дальнейшую интеграцию в единую систему поэтапно, с внедрением отдельных частей.

Информационная система организации представляет собой многоуровневую автоматизированную систему управления, обеспечивающую наиболее эффективное решение задач планирования, производства, реализации товаров и услуг. Интеграцию здесь можно определить как способ организации отдельных компонентов в единую систему, обеспечивающую их согласованное и целенаправленное совместное взаимодействие и высокую эффективность функционирования всей системы.

Информационная система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Подсистемы информационной системы не являются отдельными или самостоятельными, они объединяются, все структуры организации связаны с помощью информационных потоков.

Выделенные информационные подсистемы обязательно существуют в организациях в традиционном или автоматизированном виде и одна из наиболее сложных задач — координация их функционирования, которую можно эффективно решить только в рамках интегрированной системы. При этом исключаются дублирование, потери информации, обеспечиваются наиболее быстрый ее оборот, преобразование и поиск.

Для создания систем, ориентированных на принятие решений, используются различные технологии, влияющие в свою очередь, на уровень интеграции. Среди них можно выделить:

• — Электронную систему обработки данных (ЭСОД), предназначенную для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы решения. Система работает в этом случае в автоматическом режиме с минимальным участием человека. Применяется на уровне оперативного управления — информационной системе бухгалтерского учета, АРМ. Главная задача системы — первичная обработка информации.
• — АСУ, использующие СУБД, которые позволяют осуществлять поиск и обработку входящей информации. Выходная информация выдается в виде ответов на вопросы пользователя и управленческих отчетов. Система не предназначена для чисто автоматического режима, все решения принимает человек. Она является примером системы, осуществляющей информационную поддержку управленческих решений, и применяется на нижних уровнях управления для выполнения хорошо структурированных задач.
• — Системы поддержки принятия решений (СППР) работают в режиме диалога и используются для решения плохо структурированных задач, для них характерны — неполнота входящих данных, отсутствие четких целей. Участие человека в работе системы велико — он выбирает альтернативу. Помимо запросно-ответной системы, созданной на базе СУБД, СППР включает в себя базу моделей и систему управления этой базой, а также системы управления диалогом. СППР ориентированы на информационную поддержку деятельности конкретного человека, решающие специфические задачи.
• — Экспертная система (ЭС) основывается на моделировании процессов принятия решений человеком-экспертом при помощи компьютера и разработок в области искусственного интеллекта. ЭС основана не только на использовании данных и информации, но и знаний.

Сложность и многообразие подходов к построению информационной системы свидетельствует о трудности решаемой задачи, необходимости создания определенных предпосылок, в том числе технических, организационных, программных и др., но в первую очередь выдвигается проблема концептуального проектирования такой системы на основе глубокого и подробного анализа информационных потребностей организации и профессионального использования информационных технологий. Практически отсутствуют технологии принятия управленческих решений. Нет целенаправленной аналитической и прогнозной работы, не осознана необходимость поддержки автоматизированных информационных систем при выработке проектов решений. В большинстве органов власти нет схемы подготовки и принятия оперативных решений, особенно в чрезвычайных случаях. До аналитических обследований дело практически не доходит. Слабо осуществляется информационная поддержка принятия управленческих решений. Органы власти не разграничивают научно-аналитические работы, выполняемые по целевым федеральным программам. Многие органы власти не имеют подведомственные научных или научно-производственных центров.

Имеются большие пересечения функций между ведомствами. Вместе с тем, монопольность реализации функций рядом ведомств не мешает другим ведомствам «дублировать» их работу — особенно это относится к функциям, дающим возможность воздействовать на финансовые потоки: владение и управление имуществом, тарифы, контроль, антимонопольная политика, распоряжение от имени государства финансами, лицензирование, сертификация и др.

Очевидно, что в таких условиях трудно законодательно определиться с понятием «государственное управление» и «информационное обеспечение» органов государственной власти. Однако начало в наведении управленческого и информационного порядка в органах государственной власти уже положено. Важнейшее место в развитии работ по информации законодательное и содержательное определение понятий «информационное обеспечение органов государственной власти», «технология поддержки управленческих решений».