Порядок работы с внутренними документами

Порядок работы с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

• 1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;
• 2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;
• 3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);
• 4) согласование проекта документа (при необходимости — корректировка по результатам согласования);
• 5) представление документа на подпись (утверждение);
• 6) передача на регистрацию (при необходимости — также на тиражирование);
• 7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе;
• 8) помещение в дело.

Из распоряжения на подготовку документа ответственному исполнителю должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем (при необходимости) согласовать, кому представить на подпись (утверждение).

В некоторых, отдельных случаях уточняется состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в работе.

При изучении материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе, ответственный исполнитель, как правило, использует:

• 1) нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы по данному вопросу;
• 2) документы служебной переписки;
• 3) справочные документы (служебные записки, акты, отчеты и пр.).

В необходимых случаях результаты изучения документов отражаются в рабочих записях, выписках и пр. На основании указанных записей формируется черновик документа. После набора текста и печати черновика документа его содержание редактируется и корректируется. Уточненный вариант черновика документа оформляется в соответствии с установленными на предприятии требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах.

Контрольный экземпляр ответственный исполнитель хранит у себя до минования в нем надобности. Первый экземпляр, если это необходимо, направляется на согласование.

Результаты согласования отражаются на оборотной стороне последнего листа проекта документа (в виде виз и замечаний) или в «Листе согласования» (если проект подлежит согласованию с 4 и более должностными лицами или структурными подразделениями). По результатам согласования в проект документа вносятся дополнительные уточнения. Проект документа вновь распечатывается, после чего представляется на подпись (утверждение) руководителю предприятия (через делопроизводство или секретариат).

Подписанный (утвержденный) документ передается в делопроизводство для регистрации (путем простановки на первом листе документа штампа «Инв. №» и внесения данных о документе в журнал учета) и, если это необходимо, тиражирование.

Контрольный экземпляр документа подшивается в дело (хранится отдельно в делопроизводстве). Копия подписанного (утвержденного) документа в обязательном порядке передается должностному лицу (в структурное подразделение), осуществлявшее подготовку соответствующего проекта. Прочие экземпляры документа выдаются под роспись должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в практической работе. По миновании надобности документ возвращается в делопроизводство с отметкой о приеме.

По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.