Анализ документирования организационно-распорядительной деятельности Открытого акционерного общества «Завод бурового оборудования»

Характеристика деятельности Открытого акционерного общества «Завода бурового оборудования»

В настоящий момент ОАО «Завод бурового оборудования» представляет собой успешно развивающуюся организацию с 50-летней историей. Продукция Завода известна на всей территории России, а так же в странах СНГ и Дальнего Зарубежья.

Организационная деятельность организации фиксируется в организационно-правовых документах, определяющих статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, функциональное содержание организации в целом, ее структурных подразделений, должностных лиц, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательны для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

К таким документам относятся:

• 1) устав ОАО «Завод бурового оборудования» — это правой акт определяющий статус организации, цель и предмет деятельности, правовое положение, структуру органов управления, задачи и функции каждого органа, права, ответственность, порядок создания, реорганизации, ликвидации общества и другие аспекты деятельности общества фрагмент устава приведён в Приложении А;
• 2) положения о структурных подразделениях — внутренние документы, устанавливающие статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений предприятия образец положения о структурном подразделении приведён в Приложении Б;
• 3) должностные инструкции работников — внутренние документы, издаваемые для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условий для его эффективной работы образец должностной инструкции приведён в Приложении В.

Полное фирменное наименование организации — Открытое акционерное общество «Завод бурового оборудования», на английском языке — Joint Stock Company «Drilling eguipment plant». Сокращенное фирменное наименование общества: ОАО «Завод бурового оборудования», на английском языке: JSC «ZBO». Тип общества: открытое.

Юридический адрес ОАО «Завод бурового оборудования»: Российская Федерация, г. Оренбург, пр-кт Победы, 118.

Почтовый адрес ОАО «Завод бурового оборудования»: 460 026, г. Оренбург, пр-кт Победы, 118.

ИНН 5 612 002 652.

КПП 561 201 001.

БИК 45 354 601.

Р/с № 40 702 810 246 020 104 192.

Оренбургское ОСБ № 8623 г. Оренбург.

К/с 30 101 810 600 000 000 000.

БИК 45 354 601.

Тел.: (3532) 75−68−14.

Факс: (3532)75−68−19.

E-mail: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script.

Миссия общества: быть надежным партнёром всех, кто занимается буровыми работами.

Основной целью общества является извлечение прибыли.

Основными задачами общества являются:

• 1) рост производительности труда;
• 2) расширение номенклатуры продукции, в том числе и выпуск импортозамещающего инструмента;
• 3) удовлетворение потребностей клиента за счет модернизации производства.

Для получения прибыли общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом, в том числе:

• 1) производство геологоразведочного оборудования, инструмента, оборудования для агропромышленного комплекса;
• 2) капитальный ремонт бурового оборудования, выпуск ТНТ;
• 3) монтажные, пуско-наладочные работы;
• 4) сервисное обслуживание оборудования; торгово-закупочная деятельность;
• 5) оказание консалтинговых, маркетинговых, инжиниринговых, лизинговых, агентских, информационно — рекламных услуг организациям и предприятиям страны, а также иностранным фирмам и гражданам;
• 6) оптовая и розничная торговля, открытие сети комиссионных и коммерческих магазинов;
• 7) производство, переработка и реализация сельхозпродуктов и продуктов питания;
• 8) закупка и реализация продуктов питания, напитков и табачных изделий;
• 9) покупка, перевозка, хранение и продажа автомобилей, автотранспортной техники, прицепов и узлов для них;
• 10) организация грузовых и пассажирских перевозок, автосервис, организация и эксплуатация транспортного хозяйства, услуги по хранению грузов;
• 11) производство товаров народного потребления и производственно-технического назначения;
• 12) внешнеэкономическая деятельность;
• 13) дилерские услуги;
• 14) брокерские услуги;
• 15) снабженческо-сбытовая деятельность;
• 16) строительно-монтажные, ремонтно-строительные работы;
• 17) строительство, реконструкция, капительный ремонт жилых зданий и промышленных объектов;
• 18) деятельность по производству и реализации строительных материалов, деталей и конструкций;
• 19) ремонт станочного оборудования;
• 20) производство пиломатериалов, изделий из дерева.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

Уставный капитал общества составляет 1 758 800 (Один миллион семьсот пятьдесят восемь тысяч восемьсот) рублей.

Уставный капитал общества разделен на 17 588 (Семнадцать тысяч пятьсот восемьдесят восемь) обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 100 (Сто) рублей каждая, которые размещены среди акционеров общества.

Размещение подобных акций и иных эмиссионных ценных бумаг предусматривается в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В обществе создается резервный фонд в размере 5 процентов от уставного капитала общества.

Величина ежегодных отчислений в резервный фонд общества составляет 5 процентов от чистой прибыли общества. Указанные отчисления производятся до достижения размера резервного фонда, предусмотренного уставом.

Органами управления общества являются общее собрание акционеров, совет директоров, генеральный директор, в случае назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все функции по управлению делами общества.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью общества осуществляется ревизионной комиссией. Порядок деятельности ревизионной комиссии определяется «Положением о ревизионной комиссии», утверждаемым общим собранием акционеров.

Основными организационно-правовыми документами, регламентирующими деятельность ОАО «Завод бурового оборудования», являются: Устав ОАО «Завод бурового оборудования», Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Законы Оренбургской области, Приказы Правительства Оренбургской области, Коллективный договор образец коллективного договора приведён в Приложении Г, Руководство по качеству ИСО, Штатное расписание фрагмент штатного расписания приведён в Приложении Д и т. д.

В организационных документах ОАО «Завод бурового оборудования» закреплено, что в деятельности данной организации образуются следующие основные виды документов: организационно-распорядительные и нормативно-методические документы, акты, письма, служебные записки, планы, приказы, справки, заявление, протоколы, распоряжения. Данные документы разработаны в целях обеспечения единообразия в постановке делопроизводства, с целью определения необходимых средств управления документацией.

Документационное обеспечение управления осуществляется в соответствии с Документированной процедурой «Управление документацией», в составе которой разработана Инструкция по делопроизводству фрагмент инструкции по делопроизводству приведён в Приложении Е. Инструкция разработана на основании «Типовой Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждённой приказом Росархива № 68 от 27.11.2000 г., и «Инструкции по делопроизводству в Минобразования России», утверждённой Приказом Минобразования России № 2286 от 24.07.2000 г., и в соответствии с основными положениями Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

Инструкция по делопроизводству Открытого акционерного общества «Завод бурового оборудования» устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности, формированию документальных фондов на единой методической основе в подразделениях организации, определяет порядок работы с документами в организации системы ОАО «Завод бурового оборудования».

Инструкция содержит следующие разделы:

• — общие положения;
• — документы ОАО «Завод бурового оборудования»;
• — правила подготовки и оформления документов;
• — контроль исполнения документов;
• — порядок прохождения и исполнения поступающих документов;
• — порядок подготовки и прохождения отправляемых и внутренних документов;
• — регистрация и индексация документов;
• — работа исполнителей с документами;
• — печатание и тиражирование документов;
• — учёт и хранение печатей, штампов и бланков;
• — составление номенклатуры дел;
• — экспертиза ценности документов;
• — оперативное хранение документов и дел;
• — передача дел на хранение в архив.

Данная инструкция является внутренним нормативным документом, регламентирующим порядок ведения делопроизводства документов, не содержащих сведения ограниченного распространения. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, устанавливается специальной инструкцией.

Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется подразделением канцелярии.

На предприятии используется программа «1С: Архив 3.0», которая является системой автоматизации делопроизводства, то есть непосредственной регистрации и хранения документов, а также выдачи по ним поручения.

Основные функции:

• 1. организация единого информационного пространства предприятия в виде централизованного хранилища документов структурированного в иерархии папок;
• 2. коллективный доступ к документам, как для просмотра, так и для редактирования;
• 3. контроль версий документов;
• 4. быстрый поиск нужной информации;
• 5. надежное и безопасное хранение документов, защита от несанкционированного доступа;
• 6. оперативный обмен документами;
• 7. выдача поручений и контроль исполнительной дисциплины.

Также внедряется программа «1С: Документооборот 8». Программное решение «1С: Документооборот 8» предназначено для автоматизации делопроизводства коммерческих и бюджетных предприятий и учреждений. В программе решаются задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа документооборота.

Ключевыми возможностями программы являются:

• 1. учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• 2. хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• 3. автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• 4. автоматизация ключевых бизнес-процессов — рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
• 5. поддержка бумажного делопроизводства и документооборота;
• 6. учет и анализ рабочего времени сотрудника;
• 7. полнотекстовый поиск любых данных.

Программа ориентирована на многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через Веб-браузеры.

«1С: Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия — входящих, исходящих и внутренней организационно-распорядительной документации. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия.

Помимо официальных документов программа «1С: Документооборот 8», позволяет работать с файлами любых типов. Для просмотра или редактирования файлов используются приложения, установленные на локальном компьютере.

Система позволяет устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей ко всем ключевым данным:

• — файлы, папки файлов;
• — входящие, исходящие и внутренние документы;
• — корреспонденты;
• — физические лица и т. д.

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировок файлов. При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе.

Для автоматизации коллективной работы с документами и файлами предназначены бизнес-процессы, представляющие собой цепочки заранее подготовленных действий.