Бухгалтерские документы и их использование при выявлении и раскрытии преступлений

Понятие, классификация бухгалтерских документов и их значение в правоприменительной деятельности

Бухгалтерский документ — письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции, являющееся средством ее юридического оформления.

Документ (лат. documentumдоказательство) — основа построения всей системы бухгалтерского учета. Он является объектом анализа при документальной ревизии, аудиторской проверке и судебно-бухгалтерской экспертизе.

Документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в связи с тем, что посредством их осуществляется первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной деятельности. Юридическую информацию документы содержат, поскольку в них отражаются исчерпывающие представления о совершенном факте в деятельности хозяйствующего субъекта и обеспечении этих фактов доказательственной силой.

Информация, отражаемая в документах на бумажных или машиночитаемых носителях, имеет одинаковую юридическую силу.

Виды бухгалтерских документов (по степени обобщения учетной информации) Таблица 5.1.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (ч.1 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Первичные учетные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся на различных участках, цехах, складах и т. п. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов на основе записей в документах, а также контроль за сохранностью собственности.

Основные требования, предъявляемые к первичным учетным документам:

должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

должны содержать все необходимые реквизиты;

должны бытьсоставлены в момент совершения хозяйственной операции, в исключительных случаях — непосредственно после ее окончания;

исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесе-^ния исправлений;

— заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Реквизиты бухгалтерских документов — это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными о совершившейся хозяйственной операции.

Составление первичных документов осуществляется лицами, которым предоставлено данное право законами, должностными инструкциями с учетом сложившейся технологии обработки документации в бухгалтерии организации.

Записи в бухгалтерских документах могут производиться чернилами, химическим карандашом, при помощи пишущих машинок или средств компьютеризации.

Исправление в первичных документах должно быть оговорено записью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером, а также лицами, которым приказом предоставлены такие полномочия.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Регистры бухгалтерского учета (сборные документы по типам операций) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Документы бухгалтерской отчетности — это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерского учета по установленным Формам (на базе документов двух указанных видов).

Бухгалтерская отчетность как система показателей группируется в определенные формы и характеризует финансово-хозяйственную деятельность предприятия за отчетный период.

Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за исключением отчетности бюджетных организаций, составляют (п. 2 ст.13 ФЗ «О бухгалтерском учете»):

• -бухгалтерский баланс (форма № 1);
• -отчет о финансовых результатах (форма № 2);
• -отчет о движении капитала (форма № 3);
• -отчет о движении денежных средств (форма № 4);
• -приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);
• -аудиторское заключение (если организация подлежит обязательному аудиту);
• -пояснительная записка.

Сроки предоставления бухгалтерской отчетности определены в ст. 14,15 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Под классификацией понимается группировка бухгалтерских документов по определенным признакам.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органа, осуществляющего контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (п. 7 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Документы, отвечающие требованиям ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», называются полноценными (доброкачественными).

Если в бухгалтерском документе отсутствует хотя бы одно из законодательных требований, он является неполноценным (недоброкачественным).

Неполноценные документы с учетом нарушенных требований можно разделить на четыре группы:

неправильно оформленные: без необходимых реквизитов (без подписи, без даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т. п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом), оформленные на бланках неустановленной формы;

отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т. п.);

отражающие вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись, подложные документы.

Признаки подложенных документов:

• -отсутствие у получателя материальных ценностей или наличие их меньшемколичестве, чем отпущено поставщиком;
• -отсутствие платежного требования предприятия-поставщика об оплате стоимости каких-либо материалов;

несоответствие данных в документах о движении материальных ценностей и товарно-транспортных накладных;

несоответствие показателей в различных экземплярах одного и того же документа, находящихся у поставщика и покупателя;

отсутствие транспортных документов (путевых листов), свидетельствующих о перевозке материалов;

наличие у поставщика документов о расходе материалов, которые не были вприходе, и др.

Сотрудниками правоохранительных и контролирующих органов наиболее тщательной проверке должны подвергаться документы:

• а)имеющие признаки исправлений и подчисток;
• б)представленные заинтересованными лицами;
• в)документы неофициального учета (черновые записи, акты неофициального снятия остатков, книги черновых отвесов товара и др.);
• г)содержащие информацию, не соответствующую другим данным, собранным по делу.