Инвентаризация и другая подготовительная работа по составлению отчетности

Инвентаризация — это один из элементов метода бухгалтерского учета, предполагающий проверку фактического наличия основных средств, немате риальных активов, товарно-материальных ценностей, незавершенного произ водства, денег, расчетов и их сопоставление с данными учета. Ее проводят на всех предприятиях, независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы. Она является обязательным дополнением докумен тации. Только при помощи документации и инвентари зации в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений [5, 88].

В зависимости от полноты охвата средств, инвентаризацию подразделяют на полную и частичную.

Полную инвентаризацию проводят, как правило, один раз в год перед составлением годового отчета, она имеет своей целью обеспечить реальность отражения в балансе всех активов и пассивов предприятия. Так же полная инвентаризация может быть проведена по требованию контролирующих органов.

Частичная инвентаризация охватывает только часть инвентаризируемых объектов, то есть какой-либо один вид средств хозяйства, например, основных средств или наличных денег, находящихся в кассе.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на:

• — плановые, осуществляемые в заранее намеченные сроки, исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения;
• — внезапные, проводимые по распоряжению руководителя, по требованию контролирующих органов, при смене материально ответственного лица, после стихийных бедствий.

Стандартом бухгалтерского учета 24 «Организация бухгалтерского учета» (СБУ 24) предусмотрен порядок инвентаризации различного рода имущества и обязательств. Периодичность, сроки проведения инвентаризаций, состав инвентаризационной комиссии утверждают в учетной политике, разрабатываемой каждым хозяйствующим субъектом.

Для проведения инвентаризационной работы на каждом предприятии создают постоянно действующую инвентаризационную комиссию. При большом объеме работ для проведения инвентаризации имущества на складах, в цехах и других подразделениях предприятия, а также проверки финансовых обязательств создаются рабочие комиссии; при малом объеме работ проведение инвентаризации допускается возлагать на ревизионную комиссию.

Инвентаризацию основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денег и других ценностей проводят по каждому их местонахождению и ответственному лицу, на хранении у которого они находятся [5, 98].

Проверку фактических остатков осуществляют при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, торговых предприятий, секций, кладовых, заготовительных пунктов и др.).

Наличие ценностей при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество, в виде исключения, могут определять на основе документов с обязательной проверкой в натуральном выражении (на выборку) части этих ценностей.

Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов; акты обмеров и расчеты прикладывают к описи. При инвентаризации больших количеств весовых товаров ведомости отвесов ведут один из членов рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в инвентаризационную опись. Ведомости отвесов прикладывают к описи.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество показывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Описи подписывают все члены рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия ценностей в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее — в их сдаче.

На ценности, не принадлежащие хозяйствующему субъекту, но находящиеся у него на хранении, составляют отдельные описи.

Если инвентаризация ценностей не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение последующих дней. В этом случае помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир во время работы инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, в ящике (шкафу, сейфе) [5, 99].

Работу рабочей инвентаризационной комиссии оформляют протоколом, в котором отражают результаты инвентаризации, а также проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.

При наличии неиспользуемых и неполноценных товарно-материальных ценностей в протоколе указывают время их завоза, наименование поставщика, состояние ценностей на момент инвентаризации и причины понижения их качества. На такие товарно-материальные ценности составляют определенные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещают обособленно.

На ценности, пришедшие в негодность, составляют отдельную инвентаризационную опись. В протоколе комиссии их отмечают отдельно, причем указывают причины порчи и виновных в этом лиц.

В протоколе комиссия отражает свои выводы по результатам инвентаризации ценностей и дает предложения по устранению выявленных недостатков, зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.

По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передают на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий, заносят в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указывают их наименование, количество, сорт, фактическую стоимость (по данным учета), дату принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

При получении от предприятий, на ответственном хранении которых эти ценности находятся, копий инвентаризационных описей, комиссия сопоставляет фактическое наличие ценностей с количеством, установленным по документам.

Инвентаризируемые основные средства, товарно-материальные ценности, нематериальные активы заносят в описи; инвентаризацию денег, ценных бумаг и расчетов оформляют актом. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами вычислительной и другой техники, так и ручным способом. В инвентаризационных описях не рекомендуется оставлять незаполненные строки и делать какие-либо помарки и подчистки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.

В соответствии со стандартами бухгалтерского учета результаты инвентаризации регулируют в следующем порядке:

• — взаимный зачет излишков и недостач (допускается, когда пересортица про-. изошла в один и тот же период, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении ценностей одного и того же наименования); в бухгалтерском учете взаимный зачет не находит отражения;
• — излишки подлежат оприходованию с последующим установлением причин их возникновения и виновных в этом лиц; при этом в бухгалтерском учете дебетуются счета учета активов и кредитуется счет прочих доходов, поскольку оприходованные излишки являются доходом предприятия;
• — недостачу ценностей независимо от причин возникновения списывают с подотчета материально ответственных лиц;
• — недостачу в пределах норм естественной убыли списывают на издержки производства;
• — недостачу сверх норм естественной убыли, потери от порчи ценностей, а также их хищения при отсутствии конкретных виновников и в случае отказа судом во взыскании с материально ответственного лица вследствие необоснованности исков списывают на расходы периода;
• — недостачу, потери от порчи ценностей, хищения, по которым установлены виновные лица, взыскивают с конкретных виновников. В бухгалтерском учете оформляется дебиторская задолженность конкретного виновного лица перед предприятием.

Своевременное и качественное проведение инвентаризации обеспечивает достоверность учетных данных фактического наличия хозяйственных средств и их сохранность.