Организация бухгалтерского учета на малом предприятии

Основным элементом организации бухгалтерского учета на малом предприятии является выбор формы ведения учета. В соответствии с Законом о бухгалтерском учете возможны следующие варианты:

• 1) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
• 2) ввести в штат должность бухгалтера;
• 3) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
• 4) вести бухгалтерский учет лично.

В связи с введением в действие главы 25 Налогового кодекса РФ и, связанной с этим необходимостью организации и ведения налогового учета, параллельного бухгалтерскому, одной из наиболее перспективной форм ведения учета может стать передача учета централизованной бухгалтерии или специализированной организации. Впрочем, в отечественной практике такая форма учета достаточно широкого распространения пока не получила, что, по-видимому, объясняется нежеланием руководства малых предприятий расширять перечень субъектов, допущенных к конфиденциальной информации.

Следующим обязательным элементом организации бухгалтерского учета на малом предприятии является разработка и принятие учетной политики. Это мероприятие должно быть проведено не позднее 90 дней с момента государственной регистрации предприятия и проводиться вне зависимости от сферы деятельности предприятия и выбранной формы организации ведения учета. Действующие предприятия должны утвердить учетную политику на очередной год до начала этого года.

Также следует определиться с принципами документирования хозяйственных операций, осуществляемых малым предприятием. Документирование должно быть сплошным и осуществляться путем составления определенных носителей первичной учетной информации.

Следующим этапом работы по организации бухгалтерского учета на малых предприятиях является выбор формы счетоводства.

Критериями для выбора системы счетоводства являются потребности и масштабы производства и управления, а также численность работников.

Малым предприятиям, занятым в материальной сфере производства, рекомендуется использовать регистры, предусмотренные в журнально-ордерной форме счетоводства.

Малые предприятия, занятые торговлей или посреднической деятельностью, могут использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, при необходимости применяя отдельные регистры для учета определенных ценностей, преобладающих в их деятельности (товарно-материальных запасов, финансовых активов и других ценностей), из единой журнально-ордерной формы счетоводства.

Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и имеющим незначительное количество хозяйственных операций (как правило не более ста в месяц) рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета.

При выборе любой из перечисленных форм малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы. При этом обязательно соблюдение единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи, взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета и сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов, а также накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности.

Таким образом, Типовые рекомендации не ограничивают выбор системы счетоводства какой-либо одной жесткой формой, а допускают разумное сочетание элементов различных систем, или ориентацию на одну конкретную систему.

Основным условием, которое должно соблюдаться всеми предприятиями, ведущими бухгалтерский учет, является принцип двойной записи. Сущность двойной записи заключается во взаимосвязанном отражении каждой совершенной операции одновременно на двух счетах бухгалтерского учета.

Все записи, оформляемые в рамках бухгалтерского учета, находят свое конечное отражение на определенную дату в основном отчетном документе — балансе предприятия. Следовательно, при осуществлении двойной записи могут возникнуть две ситуации — валюта баланса (сумма всех показателей в активе или пассиве баланса) остается неизменной, либо валюта баланса меняется.

Так как бухгалтерский баланс состоит из двух сторон: актива и пассива, то при производстве двойной записи возможны четыре варианта проводок:

• 1) не изменяющие валюту баланса;
• а) активно-активные — в результате которых происходит изменение структуры активов (имущества) организации;

Например, при выдаче материалов в производство, уменьшается стоимость материалов на складе и на ту же сумму увеличивается стоимость материалов в незавершенном производстве.

б) пассивно-пассивные — в результате которых происходит изменение структуры обязательств организации;

Например, при направлении части резервного фонда на оплату дивидендов по акциям, уменьшается размер фонда и увеличивается задолженность по начисленным, но еще не выплаченным дивидендам перед владельцами акций.

• 2) изменяющие валюту баланса;
• а) активно-пассивные — в результате которых происходит увеличение активов с одновременным увеличением обязательств организации;

Например, при получении от поставщика материалов увеличивается их общая стоимость и одновременно на ту же сумму увеличивается кредиторская задолженность перед поставщиком. В итоге активно-пассивных проводок валюта баланса увеличивается.

б) пассивно-активные — в результате которых происходит уменьшение общего размера активов организации с одновременным уменьшением кредиторской задолженности или иных пассивов;

Например, в продолжение ситуации, описанной в предыдущем абзаце, при оплате счета поставщика, уменьшится размер денежных средств на расчетном счете и, одновременно, уменьшится задолженность перед поставщиком.

Таким образом, исходя из принципа двойной записи, основную цель предпринимательской деятельности — систематическое получение прибыли — можно сформулировать следующим образом — максимизация прироста валюты баланса при минимизации уровня дебиторской и кредиторской задолженности.

План счетов хозяйственной деятельности на малом предприятии является элементом учетной политики организации и должен разрабатываться и утверждаться вне зависимости от того, какая форма выбрана малым предприятием для ведения бухгалтерского учета.

Учет основных средств ведется на счете 01 «Основные средства». Амортизация основных средств учитывается на счете 02 «Износ основных средств». При выбытии основных средств их стоимость списывается со счета 01 «Основные средства» в дебет счета 02 «Износ основных средств», при этом недоамортизированная часть основных средств со счета 01, а также расходы, связанные с их выбытием, списываются в дебет счета 99 «Прибыли и убытки». В случае продажи объекта основных средств выручка от реализации относится в кредит счета 99 «Прибыли и убытки» .

При приобретении отдельных объектов основных средств согласно счетам поставщиков и подрядчиков отражаются по дебету счета 08 «Капитальные вложения» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или кредита счетов учета денежных средств. Затраты по приобретенным и принятым в эксплуатацию объектам основных средств, учтенные на счете 08 «Капитальные вложения», в размере расходов на их приобретение или создание списываются со счета 08 «Капитальные вложения» в дебет счета 01 «Основные средства» .

Производственные учитываются в основном на счете 10 «Материалы». Учет материалов малому предприятию рекомендуется вести по методу средневзвешенной (средней) себестоимости, по которой каждая единица (вид, группа) материалов, списанная на производство или в остатке, оценивается по стоимости, определяемой как частное от деления общей их стоимости (с учетом остатка на начало учетного периода) на их количество.

Затраты предприятия, связанные с производством и реализацией продукции (работ, услуг), отражаются 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» .

Учет готовой продукции отражается на счетах 43 «Готовая продукция», 41 «Товары». Товары, приобретаемые малым предприятием для продажи, принимаются к бухгалтерскому учету по стоимости приобретения с дальнейшем их списанием при выбытии по методу средневзвешенной (средней) себестоимости.

Учет реализации продукции (работ, услуг) и другого имущества малого предприятия, а также определение финансового результата по этим операциям, учитываемых согласно типового Плана счетов бухгалтерского учета на счетах 45 «Товары отгруженные», 90 «Продажи.

Финансовые результаты и их использование, отражаются на счетах 99 «Прибыли и убытки», могут учитываться непосредственно на счете 91 «Прочие доходы и расходы». По завершении года на дату составления бухгалтерской отчетности на суммы использованной прибыли производится уменьшение прибыли, полученная сумма перечисляется на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и в бухгалтерской отчетности отражается нераспределенная сумма прибыли отчетного года или убыток отчетного года.

Малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (как правило не более тридцати в месяц), не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в «Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности» по форме № К-1.

Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками, по налогу на доходы физических лиц по расчетам с бюджетом, малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

Книга (форма № К-1) является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Малое предприятие может вести Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме Книги, в которой учет операций ведется весь отчетный год.

Малое предприятие, осуществляющее производство продукции (работ, услуг), может применять для учета финансово-хозяйственных операций следующие регистры бухгалтерского учета:

• 1) ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений — форма № В-1;
• 2) ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям — форма № В-2);
• 3) ведомость учета затрат на производство — форма № В-3;
• 4) ведомость учета денежных средств и фондов — форма № В-4;
• 5) ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № В-5;
• 6) ведомость учета реализации — форма № В-6 (оплата);
• 7) ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № В-6 (отгрузка);
• 8) ведомость учета расчетов с поставщиками — форма № В-7;
• 9) ведомость учета оплаты труда — форма № В-8;
• 10) ведомость (шахматная) — форма № В-9.

Каждая из перечисленных выше ведомостей, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов или группе взаимосвязанных счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной — по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «Корреспондирующий счет»), в другой — по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях в графах «Содержание операции» (или характеризующих операцию) делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции, либо пояснения, шифры и другие условия.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и других регистров).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость.

Данная оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в регистрах бухгалтерского учета отчетного месяца дополнительной записью (уменьшение оборотов — красной).