Инвентаризация: этапы проведения, основные документы, бухгалтерские проводки, сроки проведения

1. В каких случаях проведение инвентаризации обязательно?

Организации обязаны проводить инвентаризацию:

когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;

при реорганизации или ликвидации организации;

при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);

если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или сихийного бедствия);

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

при смене руководителя коллектива или бригадира;

при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников;

по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады

2. Перечислите этапы проведения инвентаризации?

Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов. Этап первый подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

подготовку приказа о проведении инвентаризации;

формирование инвентаризационной комиссии;

определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

получение расписок от материально ответственных лиц и т. д.

Второй этап взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И наконец заключительный этап оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

3. Какие основные документы используются при инвентаризации? Раскройте содержание этих документов.

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются.

Типовые унифицированные формы первичной учетной документации, используемые при проведении инвентаризации:

№ формы Название формы

Форма № ИНВ-1 Инвентаризационная опись основных средств

Форма № ИНВ-1a Инвентаризационная опись нематериальных активов

Форма № ИНВ-2 Инвентаризационный ярлык

Форма № ИНВ-3 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей

Форма № ИНВ-4 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных

Форма № ИНВ-5 Инвентаризационная опись товарн-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение

Форма № ИНВ-6 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути

Форма № ИНВ-8 Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них

Форма № ИНВ-8a Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях

Форма № ИНВ-9 Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них

Форма № ИНВ-10 Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств

Форма № ИНВ-11 Акт инвентаризации расходов будущих периодов

Форма № ИНВ-15 Акт инвентаризации наличных денежных средств

Форма № ИНВ-16 Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

Форма № ИНВ-17 Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

Форма № ИНВ-18 Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств

Форма № ИНВ-19 Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей

Форма № ИНВ-22 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации

Форма № ИНВ-23 Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации

Форма № ИНВ-24 Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей

Форма № ИНВ-25 Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22), являющийся письменным заданием, в котором указывается конкретное содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. После подписания руководителем приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма №ИНВ23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

Всю информацию по основным средствам инвентаизационная комиссия записывает в опись (форма № ИНВ-1). Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Если основное средство было реконструировано, модернизировано или переоборудовано, после чего изменилось его назначение, то внесите объект в опись в соответствии с новым назначением.

Данные о товарах, материалах, полуфабрикатах и готовой продукции отражают в описи по форме № ИНВ-3. Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Здесь указывают их виды, группы, артикулы и сорта. Все ценности в присутствии членов комиссии пересчитывают, перемеривают, перевешивают. Опись составляют в двух экземплярах:

один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;

второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность ценностей.

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости (Форма № ИНВ-18). В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Выявленные результаты инвентаризации расчетов отражаются в Акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма №ИНВ-17). Данная форма утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.

В акте указывается:

1. наименование организации дебитора (кредитора);

2. счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

3. суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

4. суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

В отдельном порядке по графам 4, 5 и 6 данной формы приводятся сведения о задоленности, подтвержденной дебиторами (графа 4 формы), не подтвержденной дебиторами (графа 5 формы), а также о задолженности с истекшим сроком исковой давности (графа 6 формы).

Не подтвержденные контрагентами суммы задолженности по причине неполучения от них актов сверки заносятся в графу 5 акта по форме №ИНВ-17.

Справка по форме ИНВ-17 составляется в одном экземпляре в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и является основанием для составления акта. В справке указывают:

— реквизиты каждого дебитора или кредитора организации;

— дату и причину возникновения задолженности;

— сумму задолженности.

Оформление (составление) данной справки является обязательным в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации с данными бухгалтерского учета, составляется сличительные ведомость «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма №ИНВ-19). В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма №ИНВ-26), утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 27 марта 2000 года № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №ИНВ -26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.