Оформление результатов проверок

учет документ архивный фонд Комплексные проверки архивов проводятся государственными архивами с тем учётом, чтобы каждое учреждение, передающее документы на хранение в данный архив, было, как правило, комплексно проверено не реже, чем один раз в пять лет.

Тематические проверки проводятся государственными архивами по мере надобности, но не чаще одного раза в год.

Контрольные проверки осуществляются при необходимости государственным архивом через год после проведения комплексной или тематической проверки. По усмотрению государственного архива вместо проведения контрольной проверки им могут быть запрошены от учреждения сведения о ходе выполнения предложений по устранению недостатков, выявленных в процессе проверки.

Комплексная проверка осуществляется по плану, утверждённому главным архивным управлением, архивным управлением, архивным отделом или директором госархива (если проверка осуществляется архивом самостоятельно). В плане указываются задачи и основные вопросы проверки, последовательность и сроки её проведения, состав комиссии. Руководство учреждения, в котором намечается проверка, извещается о целях и сроках её проведения.

В процессе комплексной проверки устанавливается:

• — соблюдение требований распорядительных документов министерств, ведомств, самого учреждения по вопросам архивного дела и делопроизводства;
• — организационно-правовое положение архива и его соответствие требованиям, установленным государственной архивной службой, целесообразность и возможность создания объединённых и центральных архивов;
• — состояние работы архива (соблюдение установленного порядка планирования, отчётности, нормирования и учёта труда; осуществление архивом, имеющего подведомственную сеть учреждений, внутриведомственного контроля за состоянием работы в подведомственных организациях по обеспечению сохранности, упорядочению и своевременной передаче документов в соответствующие госархивы; проведение мероприятий по повышению квалификации работников архивных служб и т. д.);
• — состояние сохранности и учёта документов в архиве, при этом особое внимание обращается на обеспеченность архива специально оборудованными помещениями для хранения документов и соблюдение в них установленного температурно-влажностного режима; учёт документов, обеспечение их сохранности в процессе использования; проведение комплекса работ по выявлению и учёту особо ценных документов, созданию страхового фонда копий особо ценных документов и т. д.;
• — состояние работы по созданию научно-справочного аппарата к документам архива;
• — соблюдение порядка комплектования архива и состояние работы по организации отбора документов и передаче на госхранение; организация работы экспертных комиссий (при этом особое внимание обращается на нормативно-методическое обеспечение работы, на организацию работы экспертных комиссий);
• — правильность организации и проведения работы по использованию документов, хранящихся в архиве;
• — состояние организации документов в делопроизводстве и его соответствие требованиям ЕГСД; организация работы по внедрению ГОСТов. При этом проверяется наличие и качество инструкции по делопроизводству и номенклатур дел, в том числе типовых и примерных для подведомственных учреждений, и состояние их внедрения; правильность формирования дел, полнота состава документов в делах постоянного хранения, наличие картотек, каталогов и указателей к документам; правильность организации хранения дел в делопроизводстве; организация внутриведомственного контроля за состоянием организации документов в делопроизводстве учреждений системы; состояние работы по повышению квалификации работников делопроизводственных служб.

При подготовке и в процессе комплексной проверки изучаются наблюдательные дела проверяемых учреждений, утверждённые описи дел постоянного хранения, распорядительные и нормативно-методические документы учреждения, планы и отчёты, паспорт и учётные документы архива, материалы ЦЭК; непосредственно изучается состав документов, образующихся в учреждениях, степень их упорядоченности.

Итоги комплексных проверок, как правило, рассматриваются на коллегиях архивных органов или дирекциях государственных архивов (в случае их проведения госархивами самостоятельно). По итогам комплексных проверок архивов и делопроизводственной службы, как правило, разрабатывают план мероприятий, который утверждаётся руководством учреждения и представляется в государственный архив или соответствующий архивный орган. (Последний информирует об этом государственный архив, источником комплектования которого является учреждение).

Тематическая проверка работы ведомственного архива и организации документов в делопроизводстве проводится государственными архивами в целях проверки отдельных направлений деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений (порядка проведения отбора документов на государственное хранение, обеспечения их сохранности, использования, качества оформления документов, правильности формирования дел и т. п.) по программе, утверждённой директором государственного архива.

Государственным архивом систематически проводятся контрольные проверки работы в целях контроля за выполнением предложений по результатам комплексных и тематических проверок ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

Результаты проверок оформляются справками. В них указываются: кем осуществлена проверка, время проведения и задачи проверки, излагаются результаты проверки состояния архивного дела и организации документов в делопроизводстве в соответствии с планом проверки; отмечаются выявленные недостатки; формулируются общие выводы о состоянии архивного дела и организации документов в делопроизводстве проверяемых учреждений и предложения по устранению имеющихся недостатков; устанавливаются сроки выполнения предложений.

Результаты проверок докладываются руководству учреждения и обсуждаются на совещаниях коллективов ведомственных архивов и делопроизводственных служб с приглашением председателей и членов экспертных комиссий.

В случае обнаружения особенно серьезных нарушений требований государственной архивной службы в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве итоги проверки соответствующим архивным органом доводятся до сведения вышестоящего учреждения.

В процессе проверок проверяющие должны давать четкие и конкретные разъяснения, какие требования государственной архивной службы не выполняются или нарушаются учреждением и как следует их выполнять, а в случае, когда позволяют сроки проверки, то и оказывать учреждениям практическую помощь по устранению выявленных недостатков.