Справка — документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки — на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.
Заголовок к тексту справки строится по схеме «0 чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:
" Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2007 г." .
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй — приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы.
Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.
Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата A3, подписываются двумя лицами — руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.
Образец оформления справки:
