Проект создания системы управленческой отчётности

Для создания эффективно действующей системы управленческой отчетности необходимо решить следующие задачи в последовательности:

• 1. Определить цель управленческой отчетности, — то есть определить, какие именно виды отчётов необходимы, определить их периодичность, куда и кому они должны предоставляться.
• 2. Определить порядок составления и предоставления «иерархических отчётов».
• 3. Определить источники информации для каждого показателя и порядка её обработки.

Для выполнения этих работ может потребоваться организационно-административная поддержка в виде проекта создания системы управленческой отчётности. Для руководства этим проектом следует сформировать управляющий комитет, в который должны войти будущие все ответственные лица за предоставление управленческой информации.

Для успешного введения проекта в жизнь, необходимо свои действия разбить на следующие этапы:

1 этап. Формирование комитета управления проектом.

В задачи комитета входят:

принятие решений по утверждению управленческих стандартов;

принятие оперативных решений в процессе производства работ;

оценка деятельности групп на местах и при необходимости делать соответствующие оргвыводы.

2 этап. Формирование рабочей (проектной) группы в центральном офисе и на местах (если имеются филиалы).

Задачи рабочей группы:

осуществление внедрения системы управленческой отчётности;

администрирование системы;

К задачам рабочей группы центрального или головного офиса относится:

руководство процессом и его контроль в целом;

подготовка вопросов на утверждение управляющего комитетом;

осуществление непосредственных контактов с поставщиками.

3 этап. Формирование внутрипроизводственных стандартов (зависит от видов деятельности организации и её текущего состояния, размеров, особенностей организации производственного процесса).

Это задачи отдела бухгалтерского финансового учёта:

разработка плана счетов;

выработка учётной политики организации;

утверждение шифров аналитического учёта, необходимых в производственной деятельности;

разработка справочника-кодификатора материалов;

разработка стандартов учёта товародвижения;

разработка стандартов финансовых документов, учётных регистров, сопроводительных документов;

разработка принципов управления складскими запасами в разрезе материалов;

Для производственного учёта:

разработка принципов расчёта себестоимости;

разработка принципов отнесения затрат на себестоимость;

разработка принципов учёта вспомогательных и побочных производств.

Среди элементов этой системы наибольшее значение имеют источники информации — как внутренние, так и внешние. Внутренние и внешние источники информации должны быть в равной мере под контролем работников, ответственных за получение первичных документов и их хранение.

Управленческая отчётность, в отличие от финансовой отчётности, может опираться как на внутренние источники информации, так и на внешние. Так как для принятия верного управленческого решения необходим тщательный анализ не только внутреннего состояния предприятия, но и, например, маркетинговый анализ рынка, работы конкурентов — производителей аналогичных товаров и т. д.

Использование информации различных источников управленческой отчётностью представлено на рисунке 4.

Рисунок 4 — Источники информации управленческой отчётности Кроме традиционных для финансового учёта и отчётности первичных бухгалтерских документов, управленческая отчётность использует в качестве источников информации данные бухгалтерской финансовой отчётности. Так, например, для составления отчёта о движении денежных средств можно использовать форму № 2 отчёта о прибылях и убытках.

В таблице 1 приведены источники информации для предлагаемых в проекте форм управленческих отчётов.

Создание системы управленческой отчётности потребует ревизии всех учётных регистров, как бухгалтерских, так и оперативных, налоговых, а также как правило, специализированных учётных регистров, которые обслуживают отдельные процессы на предприятии. Но делать это надо после того, как чётко была поставлена задача управленческого учёта и доведена по вертикалям до конкретных подразделений, до каждого функционального блока (для небольших организаций, где функции учёта соответствуют отдельным рабочим местам — даже до отдельных рабочих мест).

Таблица 1 — Источники информации.

Для того чтобы созданные формы отчётности отражали реальные потребности организации и были достаточно эффективными, необходимо придерживаться следующих принципов:

• 1. Чётко определить цели, ради которых должен составляться тот или иной отчёт. Например, цель: отслеживание динамики объёма продаж продукции в рамках ценовой группы. Здесь важна информация о реакции рынка на изменение себестоимости в пределах ценовой группы и особенно на изменение себестоимости, при выведении продукции за пределы ценовой группы (с изменениями курса доллара).
• 2. Определение показателей, которые связаны с маркетинговыми особенностями рынка (объём продаж товаров замещающего ассортимента и их динамика в связи с изменением цен).
• 3. Определение аналитических признаков, по которым целесообразно проводить анализ — виды, категории покупателей в виде опта, мелкого опта и розницы и их территориальное распределение.
• 4. Определение сравнительных показателей, в том числе исторических и данных прогнозирования (прогноз динамики рынка в целом (стоит ли заботиться о новых товарах в данной ценовой категории)). Изменение себестоимости продаж в целом по организации в связи с введением нового товара и себестоимости продаж этого товара отдельно, особенно это касается товаров, обладающих какими либо специфическими свойствами. Показатель должен отражать, каким образом введение нового товара скажется на общей себестоимости и общем финансовом положении организации. Это важно для нового товара, так как для его раскрутки нужны дополнительные затраты.
• 5. Фиксирование исторических параметров, которые могут быть использованы для дальнейших прогнозов (определение себестоимости продаж нового товара требует наличие нормативных показателей, которые могут быть получены на основании истории продаж и анализа себестоимости продаж других товаров).
• 6. Связанные данные (корреляционные данные) — данные, вытекающие из макроэкономического анализа, но не являющиеся его частью: информация о потребности в финансовых средствах, необходимых для закупки товаров, в складских помещениях для хранения товаров, которые могут быть заморожены в течение какого-то времени (если придётся рассматривать вопрос об увеличении активности их использования).

Идеальным вариантом предоставления управленческой отчётности, особенно это касается крупных предприятий, где очень большие обороты, является срок не реже одного раза в неделю. Но ещё более желательно, чтобы большая часть форм отчётности поступала чаще, пусть даже в приблизительном, оценочном, варианте, ежедневно.

Чтобы не получилось «как всегда» при внедрении управленческой отчётности на предприятии, необходимо выполнить ряд формальных требований к системе отчётности:

Во-первых, данные в отчётности должны предоставляться наряду и в форме сравнения с историческими данными или данными прогнозирования.

Во-вторых, информация должна иметь форму соответствующую управленческим задачам и в самой оптимальной степени отвечать требованиям бизнеса заданного типа.

В-третьих, информация должна быть гарантированно достоверной (так как у неё внутренние пользователи, а не внешние). Целесообразность предоставления некоторых аспектов информации обычно является закрытой, а при подготовке управленческой отчётности можно не беспокоиться за её конфиденциальность, так как она обеспечивается организационными мерами.

В-четвёртых, информация должна отвечать реальному масштабу времени и иметь непродолжительный срок жизни, так как она быстро устаревает, необходимо наличие преемственности той или иной информации, составление которой основывается на более актуальных данных.

Выполняя все эти требования, не стоит рассматривать управленческую отчётность как альтернативу финансовой и налоговой, она является дополнением этих двух видов отчётности. Но связь между ними должна существовать. Желательно, чтобы налоговая, финансовая и прочая обязательная отчётность коррелировала с управленческой, а именно: данные обязательных отчётов могли быть получены из управленческой по определённому алгоритму. Это обеспечит преемственность данных и возможность достаточно быстрой проверки результатов деятельности предприятия по имеющейся оперативной управленческой отчётности.

Для поддержания системы учёта на должном уровне необходимо постоянно анализировать её на предмет соответствия целям бизнеса, а в частности — соответствия конкретных отчётов управленческим задачам, стоящими перед организацией.

Подобный экспресс-анализ можно проводить по следующим вопросам:

насколько помогает поступающая управленческая отчётность выявлять имеющиеся проблемы, недостатки и находить соответствующие решения;

насколько вовремя поступает информация и есть ли в связи с этим время на выработку решения и для корректировки неудовлетворительно протекающих процессов;

насколько помогает система управленческой отчётности предсказать возникновение тех или иных проблем, даёт ли она возможность сравнительного анализа с исторической информацией и данными прогнозирования, из каких бы источников она не была получена;

полнота поступающей информации: достаточна ли она или избыточна, так как с течением времени могут изменяться требования к объёмам информации, предоставляемой на каждом уровне управления;

насколько соответствует форма предоставления информации её содержанию, насколько с ней удобно работать.

Проводя такой анализ постоянно, можно достаточно чётко и быстро модифицировать систему управленческой отчётности под текущие потребности.