Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

01- Государственный герб Российской Федерации Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа. Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации. Допускается воспроизведение герба без изображении щита.

02 — Герб субъекта Российской Федерации Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.

03 — Эмблема организации или товарный знак Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблему и товарный знаки располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации — автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 08) слева.

04 — Код организации Код организации проставляют по Общественному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код является элементом электронной идентификации документа.

Примеры нанесения кода изображения на образцах оформления бланков Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих припередачи данных и сложно воспринимаемых названий организации.

05 — Основной государственный регистрационныйномер (ОГРН) юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 — Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН / КПП) Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 — Код формы документа Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 — Наименование организации Наименование организации являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименование организации.

09 — Справочные данные об организации Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 — Наименование вида документа Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД ОКУД (класс 200 000)).

В письме наименование вида документа не указывают.

11 — Дата документа Дата документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2012 г. следует оформлять так:

05.06.2012 г.

Допускается словесно — цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2012 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:

• 2012.06.05.
• 12 — Регистрационный номер документа

Реквизит состоит из трафаретной части «№___ от_____», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т. п.) регистрационный номер — это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1- 26/89, где 1 — индекс структурного подразделения; 26 — номер дела по номенклатуре дел; 89 — порядковый номер отправляемого документа. Эта касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указать два индекса: индекс организации — автора ответа и индекс документа организации — автора запроса.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационный номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов (например, письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносят с потупившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части «На № ____ от _____», которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.

14 — Место составления или издания документа Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

15 — Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются пред фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность получателя и его фамилия указывается в том случае, если известно, кто именно занимается данным вопросом.

При адресовании внутренних документов указываются только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия руководителя.

16 — Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль» .

Личная подпись И. В. Сергеев.

12.09.2012.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АОЗТ «Болшевский текстиль» .

Личная подпись И. В. Сергеев.

12.09.2012.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания.

акционеров от 15.08.2009 г. № 14.

или УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 01.02.2012 г. № 82.

17 — Резолюция Резолюция содержит указания относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект.

генерального соглашения с фирмой «Гермес» к 21.12.2009.

Личная подпись.

05.11.2009.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 — Заголовок к тексту Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

• · о чем (о ком)? Например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость;
• · чего (кого)? Например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланке, А 5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок располагается слева или над текстом документа.

19 — Отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» .

20 — Текст документа Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают изреквизиты: наименования документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют, арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжении и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текста излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного лица («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного числа или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»).
• — от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»).
• — от третьего лица единственного лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»)

Деятельность зарубежных представительства Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Российской Федерации оформляется документами на русском языке и на языке соответствующей страны.

Переписка в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

21 — Отметка о наличии приложения Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложен…

22 — Подпись Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3 — 4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

В состав реквизита «Подпись «входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документу, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров или на бланке:

Исполнительный директор Личная подпись Н. А. Федоров Допускается в реквизите «Подпись» Центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Исполнительный директор ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров Взаимное расположение реквизита «Подпись» и других реквизитов продемонстрировано на примере письма.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись М. А. Медведев Главный бухгалтер Личная подпись Н. И. Логинова При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах организации — автора документа.

23 — Гриф согласования документа.

Гриф согласования документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименования организации), личной подписи, расшифровка подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А. Г. Грязнова.

23.04.2010 г.

Зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись» через три интервала.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30.10.2009 № 451−805.

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне — слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться отдельный лист согласования.

Согласования документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа.(реквизит 24).

24 — Визы согласования документа Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.

Согласование документа оформляется визой согласование документа (далее — виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи) инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

НАЧАЛЬНИК юридического отдела.

Личная подпись А. С. Орлов.

25.01.2010.

Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ от визирования не допускается.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов.

25.01.2012.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

25 — Печать Печать проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных документах, связанных с получением денег и материальных ценностей: гарантийное письмо, доверенности, банковские чеки, на документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж и квалификацию и т. д.

Печати бывают двух видов:

• · гербовая, с изображением герба, более значимая.
• · простая, где производится название организации или структурного подразделения.

Печать должна быть хорошо читаема и проставляется на документах захватывая часть наименования должности, подписывающего документ, при этом личная подпись и расшифровка подписи должны быть открыты.

В отдельных документах и печать ставится в строго определенном листе, например в обозначении «МП» .

26 — Отметка о завершении копии При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную подпись «ВЕРНО» (от левого поля, с большой буквы); должность лица завершившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

ВЕРНО Секретарь МОУ СОШ № 000.

Личная подпись И. О. Фамилия.

• 00.00.0000
• 27 — Отметка об исполнителе

Если возникает необходимость уточнение затронутых в документе вопросов, непринято обращаться к тому, кто подписал документ, т. е. к руководителю, а обращаться к тому, кто работал над этим документом — исполнителю.

Для оперативной связи на лицевой или обратной стороне последнего листа документа пишется фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона. Размер шрифта 10.0 п. т расстояние 1м/с интервал.

Ирина Викторовна.

27 34 56.

или Потапова Ирина Викторовна.

• 27 34 56
• 28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Отметка включает следующие данные:

слово «В дело» индекс дела по номенклатуры дел, подпись исполнителя, дату проставления отметки. Например:

29 — Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в л=организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей письмо, дату его поступления и регистрационный номер.

30 — Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу — электронной копии документа, включая имя файла и расширение, Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации.