Документация и документооборот

Основные группы документов, порядок их проверки, подписания, формирования, хранения

Перечень наиболее употребляемых в управленческойдеятельности ЗАО «Сомбелбанк» документов:

Устав — правовой акт, устанавливающий организацию, устройство, порядок деятельности ЗАО «Сомбелбанк».

Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурных подразделений; регламентирующий деятельность должностных лиц, регулирующих совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед банком.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов основной деятельности.

Инструкция — правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих финансовые и специальные стороны деятельности банка.

Порядок — правила, по которым совершается какое-либо действие, существующее устройство, режим чего-нибудь.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Акт — документ, составленный группой лиц или одним лицом, подтверждающий установленные им факты и события (акты инвентаризации, несчастных случаев и др.), а также может содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акты ревизии, акты проверок и др.).

Заключение

 — документ, содержащий мнение, выводы комиссии, специалиста по какому-либо вопросу.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю банка (его заместителю) и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения.

Служебная записка — документ, содержащий мотивированное требование или просьбу к должностному лицу совершить определенные действия.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой).

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону).

Договор — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений.

Доверенность — это письменное уполномочие одного лица другому лицу для представительства от его имени перед третьим лицом.

Перечень — систематизированное перечисление документов или иных предметов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Отчет — документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовке мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. 8].

Выдача, использование и бухгалтерский учет бланков строгой отчетности осуществляется в соответствии с Правилами использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности банками Республики Беларусь. ?Банком используются бланки строгой отчетности типовых или специализированных форм, утвержденных Национальным банком Республики Беларусь, Министерством финансов Республики Беларусь или иными республиканскими органами государственного управления.

Приказомруководителя банка (филиала) по согласованию с главным бухгалтером банка (филиала) утверждается перечень ответственных лиц, на которых возлагается учет и хранение бланков строгой отчетности в соответствующих структурных подразделениях и ЦБУ.

Бланки строгой отчетности изготавливаются в соответствии с требованиями Инструкции о порядке изготовления бланков строгой отчетности и специальных материалов. Филиалы самостоятельно производят заказ бланков строгой отчетности.

Ревизия бланков строгой отчетности, находящихся в денежных хранилищах (кладовых, сейфовых комнатах) банка, производится в соответствии с нормативными актами Национального банка Республики Беларусь, регламентирующими порядок организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях. Ревизии бланков строгой отчетности, находящихся в ЦБУ, осуществляются уполномоченными лицами ЦА, филиала. При передаче бланков строгой отчетности от ЦА филиалам и ЦБУ, филиалами — ЦБУ филиала, наряду с установленным порядком выдачи бланков строгой отчетности, оформляется накладная.

Накладная выписывается уполномоченным лицом, осуществляющим учет на внебалансовых счетах бланков строгой отчетности.

В архив банка поступают законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений банка, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, по вкладным операциям граждан, документы по личному составу.

При организации бухгалтерского учета и формировании отчетности банк использует первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, книги регистрации открытых и закрытых лицевых счетов, формы отчетности, составленные на бумажном носителе информации или в электронном виде. При составлении их в электронном виде банк обеспечивает:

защиту информации;

сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством для ее хранения;

возможность получения надлежащим образом заверенных копий;

подтверждение их подлинности путем использования электронной цифровой подписи или других средств, подтверждающих достоверность и целостность содержащейся в них информации.

Приказом руководителя банка, филиала определяется лицо, ответственное за создание архива базы данных и сохранность его на электронных (машинных) носителях информации. В основу бухгалтерского учета в банке положена система непрерывного и сплошного документального отражения информации о состоянии и движении имущества и обязательств банка методом двойной записи в денежном выражении на счетах бухгалтерского учета в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

При поступлении на промежуточные счета денежных средств от других отделений банков, перечисленных посредством составления мемориального ордера, в качестве приложения к выписке составляются на бумажном носителе копии таких документов, заверенные электронным штампом администратора платежной системы банка. Первичные документы поступают в банк от клиентов, от других банков, составляются самим банком и содержат необходимую информацию о характере операции, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль.

В первичных бухгалтерских документах составленных самим банком стирание записей и не оговоренные исправления не допускаются. В случае обнаружения ошибок, неточных записей в первичных учетных документах исправления производятся путем их зачеркивания и надписи правильных, при этом внесенные исправления не должны мешать прочтению предыдущей записи, с обязательным проставлением даты и подписи лица, внесшего исправление. Внесение исправлений в расчетно-кассовые документы не допускается.

Первичные учетные документы за каждый рабочий день должны быть сверены с данными ежедневного баланса. В случае выявления расхождений осуществляется сверка документов и оборотов по каждому балансовому и внебалансовому счету. Сформированные, сброшюрованные и сверенные с ежедневным балансом первичные учетные документы передаются для хранения.

При формировании первичных учетных документов банк выделяет в зависимости от сроков хранения первичных документов (определенных номенклатурой дел) отдельные папки и папки длительных сроков хранения.

К документам с длительными сроками хранения относятся первичные документы:

по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц;

по кредитам (займам), выданным физическим лицам;

по операциям с иностранной валютой;

по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями;

по операциям с уставным и резервным фондами;

по операциям с долгосрочными финансовыми вложениями;

по операциям с капитальными вложениями и незавершенному строительству.

В папки отдельного хранения помещаются документы:

по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц;

по операциям с иностранной валютой (включая внутрибанковские операции, операции с ценными бумагами), по операциям в белорусских рублях по расчетам резидентов с нерезидентами (перечисления на счета 1702, 3021) и документы в белорусских рублях, если операция непосредственно связана с иностранной валютой;

кассовые документы;

по операциям с ценными бумагами в белорусских рублях;

по внутрибанковским операциям;

по операциям с уставным и резервным фондами;

по операциям с долгосрочными финансовыми вложениями, капитальными вложениями и незавершенному строительству, по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями;

по начислению дивидендов акционерам.

Электронные первичные документы длительного и отдельного хранения помещаются в отдельные файлы. При этом в общие файлы электронных мемориальных документов вместо документов за эти дни помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером (или лицом, им уполномоченным), о суммах документов в разрезе балансовых счетов по дебету и кредиту, находящихся в отдельных файлах электронных мемориальных документов, а также наименования данных файлов.

При формировании документов по дебету и кредиту балансовых счетов документы по кредиту не составляются и не подшиваются, если корреспондирующим счетом по дебету является счет, открытый в банке (если иное не предусмотрено отдельными локальными актами банка).

1. Формирование общей папки первичных учетных документов.

В общую папку первичных учетных документов помещаются все документы до пятого класса плана счетов бухгалтерского учета в банках Республики Беларусь, согласно действующему законодательству (исключая документы в корреспонденции со счетами группы 10 «Денежные средства»).

Подборка общей папки первичных учетных документов (далее по тексту — «общей папки документов») для брошюрования производится по пачкам, формируемым для передачи и обработки информации в порядке возрастания номеров исполнителей, возможно формирование документов в порядке возрастания номеров счетов по дебету. Внебалансовые документы (кроме кассовых и помещенных в отдельную папку) подбираются и брошюруются вместе с первичными учетными документами и помещаются в общую папку документов в порядке возрастания номеров внебалансовых счетов сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Сводные приходные и расходные внебалансовые ордера помещаются в папку после всех внебалансовых ордеров.

Ответственные исполнители проверяют принятые к исполнению первичные документы на предмет отражения всех сумм документов по лицевым счетам. Убедившись в том, что все записи в лицевых счетах подтверждены прошедшими контроль первичными документами, что все суммы первичных документов включены в описи пачек, принятых к обработке документов описи пачек вместе с документами передаются ответственному исполнителю, на которого возложены функции формирования, брошюрования, подсчета общей папки с документами.

ЦБУ самостоятельно осуществляют формирование и хранение папок с первичными учетными и кассовыми документами, высылая при этом в ЦА, филиал справки о суммах первичных учетных и кассовых документов, хранящихся в отдельных папках. ЦБУ в соответствии с графиком документооборота не позднее следующего дня обязаны присылать в ЦА, филиал с применением телекоммуникационных средств копии таких справок, при этом оригинал справки должен быть отослан в ЦА, филиал не позднее этого же дня.

Порядок формирования папок с первичными учетными документами по операциям с физическими лицами определяется отдельными локальными нормативными правовыми актами банка.

В папку с первичными учетными документами помещаются бумажные копии документов представляемые клиентами по электронной почте в системе электронных платежей. Основанием для передачи клиентом первичных документов по электронной почте является договор, заключенный между Банком и клиентом.

До утра следующего дня все несформированные в папки документы подлежат хранению в несгораемом сейфе или в железном шкафу. Формирование и сверка документов с балансом должны быть завершены не позднее следующего банковского дня за днем отражения операций по балансу.

• 2. Формирование папок длительного и отдельного хранения
• 2.1 Документы, подлежащие длительному, отдельному хранению, должны помещаться в отдельные папки.

При формировании структурными подразделениями отдельных папок документов с длительными сроками хранения (кроме папок с документами по операциям с иностранной валютой), документов отдельного хранения в папки должны помещаться справки о суммах документов по дебету и кредиту балансовых счетов четвертого порядка (кроме документов в корреспонденции со счетами группы 10 «Денежные средства»). Справка сверяется с данными бухгалтерского учета и подписывается ответственным исполнителем и главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным). Документы помещаются в порядке возрастания номеров балансовых счетов вначале по дебету, затем по кредиту. Внебалансовые ордера, сводные внебалансовые ордера по приходу и расходу внебалансовых счетов (кроме кассовых внебалансовых ордеров, которые помещаются в общую папку с кассовыми документами) помещаются в общую папку документов.

• 2.2 В отдельную папку помещаются документы по произведенным банком долгосрочным финансовым вложениям в основные средства, незавершенное строительство и нематериальные активы (приобретение, строительство, модернизация, реконструкция основных средств, включая операции по расчетам с дебиторами и кредиторами по капительным вложениям, а также документы по операциям с оборудованием, требующим монтажа), произведенным капитальным вложениям в арендованные (полученные в лизинг) основные средства, документы по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями (балансовые счета 550, 551, 552 (в корреспонденции со счетами 556) 556, 557, 558, 654, 664, 510, 51ХХ, 52ХХ). Также в данную папку помещаются документы в корреспонденции со счетами доходов и расходов, дебиторов и кредиторов при выбытии (списании, реализации) основных средств.
• 2.3 В папку по внутрибанковским операциям помещаются документы:

безвозмездного получения основных средств;

оприходования неучтенных основных средств, выявленных в процессе инвентаризации;

переоценки (дооценки, уценки) основных средств, незавершенного строительства, не установленного оборудования, жилого фонда;

выбытия основных средств и незавершенного строительства; аренды основных средств, лизинга основных средств и др.;

приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ), безвозмездного получения ТМЦ, оприходования ТМЦ (выявленные излишки), списание ТМЦ на хозяйственные и другие нужды, выбытие ТМЦ;

приобретение, безвозмездное получение, выбытие нематериальных активов;

расчеты с дебиторами и кредиторами (кроме дебиторов и кредиторов по капвложениям);

авансовых доходов и расходов банка; расходов банка к выплате, доходов к получению; доходов и расходов банка, прибылей и убытков банка;

резерв на риски и платежи, резерв по неполученным доходам; начисленные, просроченные доходы (расходы) по внутрибанковским операциям;

другим хозяйственным операциям.

Сводные мемориальные ордера, где: дебет счета один, а кредит разные и дебет счета разные, а кредит один подшиваются в конце папки перед внебалансовыми счетами.

2.4 В папку по операциям с уставным и прочими фондами помещаются документы:

по подписке, увеличению номинальной стоимости и другим операциям, связанным с формированием уставного фонда (документы по операциям со счетами 6661, 730х, 731х, 7331);

документы по формированию фондов (операции по счетам 7321, 7327, 7329, 7350, 7361, 7362, 7370, 7380, 7390). 4].

2.5 В папку с документами в иностранной валюте помещаются документы по операциям с иностранной валютой (включая внутрибанковские операции, операции с ценными бумагами), по операциям в белорусских рублях по расчетам резидентов с нерезидентами (перечисления на счета 1702, 3021) и документы в белорусских рублях, если операция непосредственно связана с иностранной валютой, кроме тех, которые помещаются в папки отдельного и длительного хранения. Подборка мемориальных документов в данной папке производится по пачкам, сформированным для передачи информации в порядке возрастания номеров групп, присвоенных ответственным исполнителям. Подборка внебалансовых документов производится в порядке возрастания внебалансовых счетов вначале по приходу, затем по расходу. Вместо ленты подсчета документов по внебалансовым счетам допускается сверка документов по внебалансовым счетам по журналу прихода/расхода. В таком случае каждая сумма в журнале сверяется на наличие приложения — внебалансового ордера. Ответственный исполнитель, осуществивший выверку внебаланосовых документов, проставляет свою подпись на журнале внебалансовых документов.

Формирование и хранение документов в филиалах осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Положения с учетом особенностей структуры и графика документооборота.

В банке мемориальными ордерами оформляются:

внутрибанковские операции;

операции по расчетам с филиалами;

операции по исправлению ошибочных записей;

операции с производными инструментами;

операции по корреспондентским счетам банков;

операции по списанию платы (комиссии) со счетов клиентов Банка, осуществляемым на основании утвержденных плат (комиссий, тарифов), если это предусмотрено договором банковского счета клиента;

операции по зачислению на счета клиентов начисленных сумм (процентов по остаткам на счетах, процентов по депозитам и т. д.);

операции банка, осуществляемые на основании распоряжений, подписанных руководителем Банка, лицом им уполномоченным;

расчеты с клиентами по купле-продаже иностранной валюты на бирже и внебиржевом рынке;

перечисление белорусских рублей на МВФБ для резервирования средств на покупку иностранной валюты;

операции по учету средств на временной основе (балансовые счета 18ХХ, 38ХХ, 6301, 6302);

перечисление денежных средств со счетов по учету кредитов физических лиц по потребительскому кредитованию;

в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Однотипные внутрибанковские операции, затрагивающие дебет одного счета и кредит нескольких счетов могут оформляться сводным мемориальным ордером, затрагивающие дебет нескольких счетов и кредит одного счета могут оформляться сводным мемориальным ордером.

Документально обоснованные записи в бухгалтерском учете признаются изначально достоверными, если они полностью отражают сущность операции и соответствуют действующему законодательству Республики Беларусь. Ответственность за достоверность указания содержания операции, ее количественно-стоимостной оценки, ссылки на основание совершения операции несут участники банковской операции, непосредственно осуществляющие эту операцию, визирующие и подписавшие документ для ее отражения в учете. Ответственность за соответствие бухгалтерской проводки указанному в документе содержанию операции несут ответственные исполнители, непосредственно отразившие эту операцию по балансу банка и подписавшие в этом данный расчетно-кассовый документ. 4].