Счета бухгалтерского учета и двойная запись

В хозяйственной деятельности средства не остаются в одном и том же состоянии, они постоянно находятся в движении и подвергаются изменениям под влиянием фактов хозяйственной деятельности предприятия. Каждый факт хозяйственной деятельности попадает в сферу бухгалтерского учета через бухгалтерские счета.

Счет — это способ группировки, текущего контроля и отражения хозяйственных операций. Это также накопитель информации, которая затем обобщается и используется для составления различных сводных показателей и отчетности. На каждый вид имущества и его источников открывается отдельный счет. Строение счетов независимо от их вида одинаково: счет — это двусторонняя таблица, левая сторона которой — дебет, а правая — кредит. Термин «дебет» происходит от латинского слова «он должен»; «кредит» — «он верит». В настоящее время эти термины давно потеряли первоначальный смысл и носят характер условного обозначения сторон учета. Первоначально на каждом счете записывается остаток или, как принято называть, сальдо (от итальянского слова «расчет»). Остатки средств по дебету называются дебетовыми, а по кредиту — кредитовыми. При открывании счетов начальные остатки записываются в дебет счетов, а по статьям пассива — в кредит счетов. Для большей части счетов характерно наличие сальдо на начало и конец месяца и оборотов за месяц как по дебету, так и по кредиту.

Соответственно, по названию сторон баланса и их содержанию различают два вида счетов: активные и пассивные. Активным называется бухгалтерский счет, на котором учитывается движение и состояние активов предприятия в денежной оценке. Сальдо в активном счете может быть только дебетовым. Хозяйственные операции, увеличивающие сальдо, должны отражаться тоже по дебету; уменьшающие сальдо, — по кредиту. Пассивным называется бухгалтерский счет, на котором так же учитывается движение и состояние пассивов предприятия в денежной оценке, но сальдо в пассивном счете может быть только кредитовым. Поэтому хозяйственные операции, увеличивающие сальдо, должны отражаться тоже по кредиту; уменьшающие сальдо, — по дебету.

Активные счета предназначены для учета имущества организации по его составу и размещению, пассивные счета — для учета обязательств организации. Однако, в бухгалтерском учете существуют счета, на которых учитываются одновременно и имущество организации, и источники его формирования. Такие счета называют активно-пассивные.

Интересы оперативного управления требуют отражения в учете детализированных данных о состоянии, составе и движении хозяйственных средств. Поэтому в текущем учете, наряду с бухгалтерскими счетами для укрупненной группировки ведутся счета по необходимым аналитическим признакам. Существует два информационных уровня бухгалтерских счетов: синтетические и аналитические счета. Учет, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета, называется синтетическим, на аналитических счетах — аналитическим.

Синтетические счета предназначены для учета информации в обобщенном виде объектов бухгалтерского учета в едином денежном измерителе (выражении). В однородных объектах бухгалтерского учета выделяются отдельные группы по свойствам и назначению, которые учитываются на субсчетах. Субсчета представляют собой промежуточную группировку аналитических счетов в пределах соответствующего синтетического счета. На основе данных синтетического учета заполняются формы бухгалтерской отчетности, прежде всего баланса.

Однако для осуществления оперативного управления и руководства работой организации, контроля и планирования финансовых, материальных и иных ресурсов, контроля за сохранностью всех видов имущества, учета затрат на производство, организации расчетов с рабочими и служащими, поставщиками, бюджетом требуются детальные, подробные данные, характеризующие все стороны работы организации. Счета, предназначенные для отражения детальных данных по каждому учитываемому объекту, называются аналитическими.

Между синтетическим счетом и относящимися к нему аналитическими счетами существует определенная взаимосвязь: остатки одного синтетического счета должны быть равны сумме остатков всех аналитических счетов, открытых в дополнение к синтетическому счету; суммы оборотов по дебету и кредиту одного синтетического счета должны быть равны суммам оборотов соответственно по дебету и кредиту всех аналитических счетов, открытых в дополнение к синтетическому счету.

Факты хозяйственной жизни могут регистрироваться в бухгалтерском учете в хронологическом и систематическом порядке. На основании хронологической записи происходит отражение фактов хозяйственной жизни независимо от содержания в последовательности их совершения во времени и оформления документами. Для этого разработаны специальные бланки, формы журналов регистрации фактов хозяйственной жизни.

Систематическая запись предусматривает регистрацию тех же фактов хозяйственной жизни, но согласно их содержанию, на счетах бухгалтерского учета посредством двойной записи, то есть сумма каждого факта хозяйственной жизни записывается по дебету одного и кредиту другого счета. Сумма оборотов по дебету всех счетов за отчетный месяц должна быть равна сумме оборотов по кредиту всех счетов и одновременно общей сумме по журналу регистрации фактов хозяйственной жизни. На практике для обобщения и сверки данных применяются оборотные ведомости, данные которых позволяют проверить правильность и взаимосвязь хронологических и систематических записей синтетического и аналитического учета.

Связь между счетами называют корреспонденцией счетов. Запись, затрагивающая дебет одного и кредит другого счета (корреспондируют только два счета), называется простой корреспонденцией. Саму запись хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета на основании оправдательного документа принято называть бухгалтерской проводкой.

В связи с особенностями деятельности организации правильное использование плана счетов бухгалтерского учета имеет большое значение для отражения выполняемых ею производственных и финансовых операций.

Систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета называют Планом счетов бухгалтерского учета. Министерством финансов рекомендовано использовать на всей территории России единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцию по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. На основе Плана счетов и Инструкции по его применению каждая организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, который включает перечень используемых синтетических и аналитических счетов. Дополнять принятый план счетов отдельными синтетическими счетами организация может только по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации. Инструкция по применению плана счетов раскрывает экономическое содержание и назначение каждого счета, определяет порядок ведения синтетического учета, содержит типовую схему корреспонденции счетов.