Первичные документы учета наличия и движения материалов на ОАО «КАВЗ»

Операции движения материальных ценностей должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России (постановление ГК РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а, в редакции от 6 апреля 2001 г. № 26), а при их отсутствии — отраслевыми формами, утверждаемыми соответствующими министерствами и иными органами исполнительной власти. Если унифицированные и отраслевые формы первичных документов не предусмотрены, их разрабатывают и утверждают организации самостоятельно в соответствии с требованиями, сформулированными в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

К унифицированным форсам первичной документации по учету производственных запасов относятся:

— доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяется до оформления права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность от имени коммерческой организации выдается за подписью его руководителя и иного лица, уполномоченного на это учредительными документами; от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности — за подписями руководителя и главного бухгалтера. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на которого она выписана.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей выдается, как правило, на 15 дней, а при расчетах в порядке плановых платежей — на календарный месяц. Доверенность оформляется в одно экземпляре и выдается под расписку получателю.

Выданные доверенности регистрируются в пронумерованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

На предприятии, которое подлежит изучению выписывается доверенность формы № М-2, такую доверенность как уже было сказано выше выдают доверенному лицу на получение материалов у поставщика, она обязательно заполняется в соответствии с требованиями, нумеруется, регистрируется, подписывается тремя лицами: руководителем, главным бухгалтером, доверенным лицом и заверяется печатью. Доверенность, чаще всего, выдается в данной организации на календарный месяц, затем ее получатель, после получения груза должен квиток, заверенный о том, что товар получен сдается в бухгалтерию, лицу выдавшему эту доверенность, который делает отметку в журнале регистрации о том, то лицо получавшее материальные ценности, выполнил задание и отчитался. Образец доверенности показан в приложении 3.

Приходный ордер (форма № М-4) используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. При неоднократном получении в течении дня однородного груза можно выписывать один приходный ордер за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой партии с подведением итога за день.

Для сокращения количества первичных учетных документов и снижении трудоемкости начальной стадии учета по усмотрению руководства организации вместо приходного ордера могут использоваться сопроводительные документы поставщика, в которых на обратной стороне работником склада проставляется штамп с указанием даты приемки, количества материалов и подписи материально ответственного лица.

На ОАО «КАВЗ» также используется при приемке товара приходный ордер, но только он выписывается в трех экземплярах: для бухгалтерии, экспедитору для отчета за доверенность, если нет квитанции и материально ответственному лицу. В данный документ записывается: номер и дата доверенности, лицо ее получившее, количество, полученных материалов, цена и общая сумма, подписывают лицо получившее и сдавшее товар. Заполненный экземпляр представлен в приложении 4.

акт о приемке материалов (форма № М-7) предназначен для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, составляется членами комиссии по приему материалов с обязательным участием материально ответственного лица и предъявителя поставщика либо незаинтересованной организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой — в отдел снабжения или в бухгалтерию для направления претензии поставщику.

Лимитно-заборная карта (форма № М-7) используется для оформления отпуска со склада в производственные подразделения организации в пределах установленного лимита материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, выполнении работ, оказании услуг. Лимит отпуска материальных ценностей устанавливается отделом снабжения, либо плановым отделом исходя из объемов производственных заданий цехов и норм расхода предметов труда, с учетом переходящих остатков неиспользованных материалов на начало отчетного периода. Рассматриваемый документ служит для текущего контроля за соблюдением лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является основанием для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно — заборная карта выписывается, как правило, в двух экземплярах на одно наименование, а при сравнительно редком отпуске ресурсов в производство — на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения лимитно — заборной карты. Кладовщик отмечает в картах склада и подразделения дату и количество отпущенных материалов, записывает остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно — заборной карте подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно — заборной карте склада — представитель структурного подразделения. После использования лимита лимитно — заборные карты со склада передаются в бухгалтерию (приложение 5).

план — карта используется, в случае, если в организации организована централизованная доставка материалов со складов в производственные подразделения. Снабженческими и плановыми службами составляется специальный оперативный документ на отпуск, в котором отражаются лимиты и календарные сроки доставки материалов. На основании этого документа работником склада выписывается накладная на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производится передача по назначению. На рассматриваемом предприятии данный документ не используется.

требование — накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Составляется она в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности, подписывается названными лицами и получателями. Один экземпляр документа предназначен для списания ценной подразделением — поставщиком, второй — для оприходования ценностей подразделением — получателем (приложение 6).

Требование — накладная может использоваться для оформления отпуска материалов сверх норм и лимита, по замене с разрешения руководителя или главного инженера. В этом случае, как правило, на бланке документа по диагонали наносится отличительная полоса. На основании требования — накладной в лимитной карте заменяемого материала корректируется лимит. Изменение лимита производится теми лицами, которым предоставлено такое право.

В требовании — накладной указываются причины сверхлимитного отпуска материалов, ставится штамп «Сверх лимита». При получении материалов для производства продукции взамен забракованной или для исправления брака к лимитно — заборной карте или требованию — накладной следует прилагать акты о браке с указанием кода изделия, детали, заказа, по которым изготовлена забракованная продукция.

накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) предназначена для учета отпуска материальных ценностей структурным подразделениям организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем заполненной в установленном порядке доверенности на получение ценностей. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания отпуска материалов, второй — получателю.

Данная форма документа используется и на Курганском автобусном заводе, для этого с начало пишется покупателем специальная служебная записка на приобретение, каких-либо, материальных ценностей, затем ее рассматривает генеральный директор, главный бухгалтер и сотрудник планово — экономической службы, согласовывается отпускная цена, количество, а затем уже на основании этой записки выписывают накладную, по которой покупатель получает материалы (см. приложение 7).

карточка учета материалов (форма № М-17) заполняется на каждый номенклатурный номер материала, служит для количественного учета движения материалов на складе по сортам, видам и размерам. Записи в карточках складского учета осуществляются материально ответственными лицами на основании первичных документов учета поступления и выбытия материалов в день совершения операции. В карточках учета материалов систематически выводятся остатки ценностей по их видам, сортам, размерам и другим технико-эксплуатационным параметрам, что позволяет своевременно обеспечить руководство организации, службы снабжения и маркетинга информацией, необходимой для управления запасами, выявления неиспользуемых материалов сверхнормативных запасов.

По истечении календарного года на карточках учета материалов выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год. Карточки истекшего года закрываются, брошюруются и сдаются в архив организации. По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки учета материалов могут продолжаться и в следующем календарном году, а также закрываться и закрываться в середине года. Заполнение данной карточки показано в приложении 2.

акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), применяется для оформления поступления пригодных к использованию в организации материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств.

Совершенствование содержания первичных документов способствует рационализации документооборота. Так, если в карточке учета материалов предусмотреть графу для подписей получателей ценностей, такие документы, как требование — накладная, лимитно — заборная карта, можно выписывать в одном экземпляре. При этом сведения об отпуске материалов со складов подтверждаются подписями кладовщика, получателя ценностей в карточке складского учета и в указанных выше первичных учетных документах. Требование — накладная и лимитно — заборная карта при этом возвращаются получателю материальных ценностей.

Нестабильность цен материалов в современных условиях хозяйствования и актуальная потребность организации учета материалов по поступающим партиям материальных ценностей обусловливают целесообразность перенесения реквизита «цена материалов» в табличную часть документа, что позволит регистрировать цену в форме № М-17 по каждой поставке материальных ценностей.

Оснащение рабочих мест кладовщиков, бухгалтеров, персонала других подразделений организации современными компьютерами, которые используются локально либо в сети, объединяющей терминалы персонала различных служб организации, также способствует сокращению количества экземпляра первичных документов, упрощению их форм и трудоемкости формирования, а в некоторых случаях — исключению первичные учетные документы в традиционной форме при сохранении юридического статуса первичной информации. Первичные учетные документы обладают юридической силой при наличии обязательных реквизитов, подписей исполнителей и должностных лиц, печатей.

Для усиления контрольных функций бухгалтерского учета рекомендуется приказом руководителя организации утвердить список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, относящихся к названной категории. Бланки первичных учетных документов целесообразно пронумеровать до передачи материально ответственным лицам для заполнения.

Кроме перечисленных документов для учета материальных ценностей используются:

инвентаризационная опись товарно — материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно — материальных ценностей (форма № ИНВ-19);

сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения);

акт покупки материалов на рынке;

акт перевода единиц измерения материалов;

акт — заключение о чрезвычайных ситуациях;

акт на списание материалов;

В расчетах за приобретенные организацией материальные ценности применяются:

товарно — транспортная накладная (форма № 1-Т);

счет — фактура;

расчетно — платежные документы по банку;

приходный и расходный кассовые ордера;

и др.

Порядок формирования и движения документов должен соответствовать графику документооборота, который разрабатывается организацией с учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.