Виды ошибок и приемы их корректировок в ходе работы

Пустая аналитика в проводках является одной из самых распространённых ошибок пользователей при работе с 1С: Бухгалтерией 8. Последствия не заполненной аналитики можно увидеть в конце месяца, когда при проведении документа «Закрытие месяца» автоматически не закрываются счета бухгалтерского учёта. Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуется взять за правило — в каждом документе, в каждой ручной операции всегда и полностью заполнять аналитику для счетов.

Пример полного заполнения аналитики для счёта 26 при вводе документа «Поступление товаров и услуг».

Чтобы найти и исправить уже введённые проводки с пустой аналитикой можно воспользоваться отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Сформируем отчёт, например, по счёту 26.

В отчёте сразу видно, что незаполненная аналитика (субконто) по умолчанию выводится первой.

Также хорошо видно пустую аналитику в отчёте «Карточка счёта», в нём она выглядит так: (многоточие в угловых скобках).

Кроме того, отчёт «Карточка счёта» позволяет увидеть документы, которые сформировали проводки с пустой аналитикой. В нашем случае это документ «Поступление товаров и услуг».

В целях профилактики ошибок рекомендуется в конце каждого месяца делать контрольные проверки для счетов 20, 25, 26, 44, 90, 91.

При работе нескольких пользователей с программой возможно непреднамеренное дублирование справочников.

То есть, по сути, одинаковые элементы вводятся в программу дважды и более. Обычно, дублирование происходит, из-за невнимательности пользователя.

Например, один и тот же контрагент заносится в базу один раз как «Торговый дом «Нева», а второй раз как «Нева ТД». Как следствие, легко запутаться — товары приходуем от первого, а платим за них второму.

Такую же аналогию можно провести и для других справочников: «Номенклатура», «Статьи затрат» и т. п.

Дублированные справочники необходимо оперативно «отлавливать» и удалять. Например, чтобы найти одинаковых контрагентов можно воспользоваться следующим приёмом: развернуть группы справочника «Контрагенты» пиктограммой «Иерархический просмотр» затем из контекстного меню установить сортировку «Упорядочить по: ИНН» и проверить визуально.

Поиск дублированных справочников «Номенклатура», «Статьи затрат», «Физические лица» выполняется аналогичным способом, только сортировка делается по наименованию.

Если же очень много контрагентов или номенклатуры и визуально искать нет времени можно заказать программисту простенькую обработку, которая покажет Вам всех контрагентов, у которых одинаковые ИНН или наименование.

Для автоматического исправления дублированных справочников, по которым уже введены документы, рекомендуется использовать универсальную обработку «Поиск и замена значений». Данная обработка поставляется на диске ИТС.

Как показывает практика, работа бухгалтерии иногда сопровождается непреднамеренными ошибками и неточностями, что приводит к искажению данных в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Метод исправления ошибок в бухгалтерском учете зависит от времени их выявления. В бухгалтерском учете ошибки корректируются в том периоде, в котором они обнаружены. В связи с этим отсутствуют корректирующие формы бухгалтерской отчетности.

Если ошибка обнаружена в текущем периоде до окончания отчетного года, то исправительные записи вносятся в том месяце, когда выявлено неправильное отражение хозяйственной операции. Допущенная в предыдущем отчетном периоде ошибка, выявленная в текущем месяце, исправляется корректирующей проводкой на основании бухгалтерской справки в текущем месяце. Поскольку бухгалтерская отчетность составляется нарастающим итогом с начала года, искажения данных отчетности предыдущих отчетных периодов устраняется при подготовке годовой бухгалтерской отчетности.

Ошибка, выявленная в текущем периоде, после окончания отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности, исправляется путем внесения исправительных записей в декабре того года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность, согласно п. 11 «Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности», утвержденных приказом Минфина России № 67н от 22.07.2003 г.

Если ошибка выявлена после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности, то исправления в бухгалтерский учет и отчетность не вносятся. Они рассматриваются как прибыль или убыток прошлых лет, выявленные в отчетном году, и отражаются в составе внереализационных расходов или доходов.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет. Это, способ дополнительной записи (проводки), метод «красного сторно», способ обратной проводки, способ переноса суммы с ошибочного счета на правильный, способ применения корректировочного счета. Последние три способа, как правило, приводят к искажению оборотов. В связи с этим на практике применяют способ дополнительной записи (проводки) (для корректировки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму) и метод «красного сторно» (ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой, после этого формируется корректная проводка на необходимую сумму).

Для корректной реализации метода «красного сторно» в конфигурации «1С:БУХГАЛТЕРИЯ 8» недостаточно отсторнировать только проводки по бухгалтерскому и налоговому учету. Необходимо откорректировать движения по регистрам накопления, потому как именно они являются основным источником информации для составления налоговой отчетности в программе.

В связи с этим рекомендуется использовать специальный документ «Корректировка записей регистров», который находится в пункте меню «Операции». При заполнении данного документа необходимо установить флаг «Использовать заполнение движений», после чего в появившейся табличной части указать документ и выполняемое с ним действие. При нажатии на кнопку «Заполнить движения» для каждой строки табличной части «Заполнение движений» выполняются указанные действия и, при необходимости, заполняются движения регистров накопления, регистров сведений и регистров бухгалтерии на соответствующих закладках.

В случае если ошибка, допущенная в бухгалтерском учете, привела к искажению налоговой базы, возникает необходимость в перерасчете налогов за период возникновения ошибки.

Если ошибка привела к переплате налога, то, подав заявление и уточненную декларацию, организация может воспользоваться своим правом на зачет или возврат излишне уплаченной суммы налога. Сама процедура зачета и возврата налога прописана в ст. 78 НК РФ.

При выявлении ошибки, которая повлекла за собой занижение налоговой базы, организация должна подать уточненный вариант декларации за период совершения ошибки и доплатить налог и пени (если срок уплаты налога истек).

Необходимо иметь в виду, что во избежание штрафных санкций необходимо доплатить налог и пени до предоставления уточненной декларации.

Форма уточненной декларации должна соответствовать форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который производится перерасчет налога (абз. 2 п. 5 ст.81 НК РФ).

Для примера отражения в конфигурации «1С:БУХГАЛТЕРИЯ 8» исправления ошибки, повлекшей искажение налогооблагаемой базы по НДС, возьмем наиболее распространенную ситуацию, когда документы по поступлению товаров или услуг, относящиеся к предыдущему кварталу, поступают в следующем отчетном периоде. В данном случае, кроме подачи уточненной декларации по НДС, возникает необходимость сформировать дополнительные листы книги покупок, отразив документ поступления в текущем периоде. Правила внесения исправлений в книги покупок и продаж регулируются Постановлением Правительства РФ «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» от 02.12.2000 № 914.

Для отнесения документов поступления к предыдущему периоду достаточно в документе Формирование записей книги покупок установить флажок в колонке «Запись доп. листа» и указать корректируемый период, к которому будет относиться данный дополнительный лист.

Выглядеть форма будет следующим образом.

Следует отметить еще раз, что все исправительные операции проводятся в текущем периоде.

информация корректировка процедура учет.