Оборотные ведомости, их виды, назначение и порядок составления

Одним из элементов метода бухгалтерского учета является система счетов и двойная запись.

Система счетов — способ экономической группировки, текущего отражения и оперативного контроля за состоянием и изменением активов собственного капитала и обязательств, а также хозяйственных процессов и их результатов.

Основной принцип учета на счетах состоит в том, что на каждую группу (вид) средств и их источников, хозяйственных процессов и их результатов открываются отдельные счета.

На данном счете записывают первоначальный остаток данного объекта учета и его дальнейшее изменения, то есть увеличения и уменьшения, вызываемые хозяйственными операциями, что позволяет в любой момент определить его новое состояние.

Графически счет представляет собой двухстороннюю таблицу, в которой производят записи хозяйственных операций.

Левую сторону принято называть «Дебет»; правую «Кредит» сокращенно Дт и Кт.

Термины Дебет и Кредит применяются для выражения взаимно противоположных изменений на счетах, то есть все суммы увеличивающие начальное состояние средств записываются на той же стороне счета, где записан остаток, а суммы уменьшающие его на другой стороне.

В конце каждого месяца, после записей всех хозяйственных операций на счетах подсчитываются обороты за месяц и остаток (сальдо) на конец месяца. Итог сумм записанных по дебету счета без начального сальдо называется дебетовым оборотом, а итог записей по кредиту счета без начального сальдо называется кредитовым оборотом.

Счета бухгалтерского учета, тесно связаны с бухгалтерским балансом. Эта связь выражается в следующем:

• 1) на каждую группу активов или источников показанную в балансе отдельной статьей, открывается отдельный счет под тем же наименованием. Например, статья в балансе «Уставный капитал», счет тоже будет называться «Уставный капитал» или статья «Материалы», счет тоже «Материалы».
• 2) баланс составляется на основе обобщенных записей на счетах. Как это понять? Данные на 1 число берем из остатка на конец месяца по счетам. Или для того, чтобы открыть счет остаток на начало месяца берем из баланса.
• 3) Подобно частям баланса счета подразделяются на активные и пассивные.

Бухгалтерские счета, предназначенные для учета состояния и изменения активов, называются активными. Счета, предназначенные для учета изменения источников формирования (собственного капитала и обязательств) называются пассивными.

В активных счетах остаток средств и его увеличение заносят в дебетовой стороне, а уменьшение в кредитовой. Остаток (сальдо) на конец месяца может быть только дебетовым или его совсем не будет.

В пассивных счетах записываются на кредитовой стороне — начальный остаток учитываемых источников и операции вызывающие увеличение этих источников, а уменьшение в дебетовый. Остаток на конец месяца может быть только кредитовым или его совсем не будет. Чтобы вывести новый остаток в активных счетах необходимо к начальному дебетовому сальдо прибавить дебетовый оборот из полученной суммы вычесть оборот кредитовый.

Чтобы вывести новый остаток в пассивных счетах необходимо к начальному кредитовому сальдо прибавить кредитовый оборот и вычесть дебетовый оборот.

Все счета бухгалтерского учета по объему содержания или масштабу группировки делятся на два вида: синтетические и аналитические. В соответствии с делением счетов и бухгалтерский учет подразделяется на синтетический и аналитический учет. Синтетическими называются такие счета, в которых осуществляется обобщенный учет активов, пассивов (средств) и хозяйственных процессов, без подразделения на элементы. Они ведутся только в денежном выражении.

Аналитические счета служат для подробной характеристики объектов бухгалтерского учета, т. е. аналитические счета расшифровывают обобщенные данные синтетического счета. Таким образом, аналитические счета дают детальную подробную характеристику синтетического счета. Отражение хозяйственных средств и процессов в обобщенных показателях (на синтетических счетах) называется синтетическим учетом, а отражение их в детализированных показателях (на аналитических счетах) — аналитическим учетом.

Между счетами синтетического и аналитического учета существует тесная постоянная взаимосвязь, которая заключается в следующем.

• 1) сальдо (как начальное, так и конечное) по данному синтетическому счету равно сумме всех сальдо по аналитическим счетам, входящим в данный синтетический счет.
• 2) обороты по дебету и кредиту синтетического счета должны быть равны соответствующим итогам оборотов по аналитическим счетам.

Кроме синтетических и аналитических счетов на практике применяются еще субсчета.

Субсчета — это промежуточное учетное звено между синтетическими и аналитическими счетами. При их помощи осуществляется дополнительная группировка данных аналитического учета с целью получения обобщенных сведений об отдельных объектах внутри данного синтетического счета. Субсчета позволяют получать нужные сведения об отдельных группах объектов, входящих в состав этой номенклатуры.

Для оперативного руководства результатами деятельности предприятия, проверки записи хозяйственных операций по счетам и обобщения данных счетов за отчетный период составляют оборотные ведомости. Оборотная ведомость представляет собой таблицу, где отражают остаток и обороты по счетам.

Оборотные ведомости составляются по синтетическим и аналитическим счетам, которые имеют свои особенности.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам состоит из наименования счета и трех пар колонок: остаток на начало — дебет, кредит; обороты за месяц — дебет, кредит; остаток на конец — дебет, кредит. В этой ведомости отражаются в порядке возрастания все синтетические счета, применяемые в хозяйственной практике субъекта.

По итогу оборотной ведомости по синтетическим счетам должно быть три пары равенства:

• — первая, остаток на начало отчетного периода по дебету счетов остатку по кредиту счетов;
• — вторая, оборот за месяц по дебету счетов обороту по кредиту счетов;
• — третья, остаток на конец отчетного периода остатку по кредиту счетов.

Проверка учетных записей осуществляется по итогам ведомости. Имеющиеся в ней три пары суммовых колонок должны содержать дебетовые и кредитовые итоги, соответственно равные друг другу, потому что первая пара колонок содержит суммы актива и пассива баланса на начало месяца; вторая пара — операции в течение месяца, записанные способом двойной записи; третья пара — обеспечивается равенствами предыдущих колонок и является по существу новым балансом. Таким образом, оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой свод оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам, предназначенный для проверки учетных записей, составления нового баланса и общего ознакомления с состоянием и изменениями средств хозяйствующего субъекта.

Равенство итогов всех трех пар колонок оборотной ведомости по синтетическим счетам свидетельствует о правильном применении в текущем учете способа двойной записи.

Однако составлению оборотной ведомости по синтетическим счетам должно предшествовать составление и сверка данных оборотной ведомости по аналитическим счетам. Оборотная ведомость по аналитическим счетам имеет ряд особенностей:

• — составляется на основании данных аналитических счетов в рамках одного синтетического счета;
• — аналитическая информация представляется с применением натуральных трудовых и стоимостных измерителей;
• — итого оборотной ведомости сверяется соответствующим синтетическим счетом.

Сверка производится с целью проверки правильности и полноты ведения учета по аналитическим и синтетическим счетам.

В начале отчетного периода для учета активов, собственного капитала и обязательств, открываются счета. На каждый вид актива и пассива предусматривается отдельный синтетический счет, на котором записываются остаток: по активным счетам — в дебет, а по пассивным счетам — в кредит.

На протяжении месяца на счетах синтетического и аналитического учета отражаются совершившиеся операции способом двойной записи. Для этого даются бухгалтерские записи (проводки), которые затем разносятся по счетам бухгалтерского учета. По завершении месяца подчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту счетов и выводятся остатки на конец месяца.

Данные аналитических счетов заносятся в оборотную ведомость по аналитическим счетам, подсчитываются и сверяются с данными соответствующих синтетических счетов. При установлении идентичности остатков и оборотов взаимосвязанных синтетических и аналитических счетов составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, куда переносятся данные с синтетических счетов. По итогу этой оборотной ведомости необходимо получить три пары равных сумм, что дает возможность сделать вывод о правильности ведения записей на синтетических счетах в течение месяца.

№ 1 Оформить документы на поступление продуктов в кладовую кафе «Фея» (адрес: г. Омск, пр. Мира, 73, ИНН — 5 500 785 412, тел. (3812) 65−45−40), зав. кладовой — Грушевская О.В.

01.03.08., по счет-фактуре № 475 от 01.03.08. от ООО «Грант» (адрес: г. Омск, ул. 24 Северная, 52, ИНН — 5 500 671 462, тел. (3812) 23−14−80) поступили по договорной цене продукты бухгалтер аналитик управление баланс.

На принятые продукты выписана приходная накладная № 0070. Продукты оприходованы полностью, единая наценка 60%.