Характеристика реквизитов документа. 
Составление докладной записки

Задание 1

реквизит бланк докладная записка Охарактеризовать реквизиты.

Реквизиты «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)».

1. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — Пункт 3.5.

Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН).

ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

Примечание: В документах, регламентирующих использование ОГРН, существуют противоречия. В пункте 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438 указано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица. А в пункте 4.7. ГОСТа Р 6.30−2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» указано, что данный реквизит проставляется только в бланке письма.

ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Структура ОГРН Государственный регистрационный номер записи, вносимой в Единый государственный реестр юридических лиц, состоит из 13 цифр, расположенных в следующей последовательности:

С Г Г К К Х Х Х Х Х Х Х Ч где:

• 1. С (1-й знак) — признак отнесения государственного регистрационного номера записи:
  • · к основному государственному регистрационному номеру (ОГРН)* — 1, 5
  • · к иному государственному регистрационному номеру записи — 2
  • · к основному государственному регистрационному номеру индивидуального предпринимателя (ОГРНИП)* — 3
• 2. ГГ (со 2-го по 3-й знак) — две последние цифры года внесения записи в государственный реестр
• 3. КК (4-й, 5-й знаки) — порядковый номер субъекта Российской Федерации по перечню субъектов Российской Федерации, установленному статьей 65 Конституции Российской Федерации
• 4. ХХХХХХХ (с 6-го по 12-й знак) — номер записи, внесенной в государственный реестр в течение года
• 5. Ч (13-й знак) — контрольное число: остаток от деления предыдущего 12-значного числа на 11, если остаток от деления равен 10, то контрольное число равно 0 (нулю).
• 2. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ГОСТ Р 6.30−2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — Пункт 3.6.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — цифровой код, упорядочивающий учёт налогоплательщиков в Российской Федерации. Присваивается как юридическим, так и физическим лицам. Организациям присваивается с 1993 года, индивидуальным предпринимателям — с 1997 года, прочим физическим лицам — с 1999 года (с начала действия первой части Налогового кодекса Российской Федерации).

Виды ИНН.

• · ИНН физического лица является последовательностью из 12 арабских цифр, из которых первые две представляют собой код субъекта Российской Федерации (согласно ст. 65 Конституции), следующие две — номер местной налоговой инспекции, следующие шесть — номер налоговой записи налогоплательщика и последние две — так называемые «контрольные цифры» для проверки правильности записи.
• · ИНН индивидуального предпринимателя присваивается при регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, если данное лицо ранее его не имело. В ином случае используется имеющийся ИНН.
• · ИНН юридического лица является последовательностью из 10 арабских цифр, из которых первые две представляют собой код субъекта Российской Федерации (согласно 65 статье Конституции) (или «99» для межрегиональной инспекции ФНС), следующие две — номер местной налоговой инспекции, следующие пять — номер налоговой записи налогоплательщика в территориальном разделе ЕГРН и последняя — контрольная цифра.
• · ИНН иностранного юридического лица, с 1 января 2005 года, всегда начинается с цифр «9909», следующие 5 цифр соответствуют коду иностранной организации, последняя — контрольная цифра.

В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).

Код причины постановки на учёт (КПП) представляет собой девятизначный код, где:

• · первые две цифры — код субъекта Российской Федерации (согласно 65 статье Конституции)
• · третий и четвёртый знаки — код Государственной налоговой инспекции, которая осуществляла постановку на учёт организации по месту её нахождения, месту нахождения её филиалов и (или) представительств, расположенных на территории РФ или по месту нахождения принадлежащего ей недвижимого имущества и транспортных средств;
• · пятый и шестой знаки (представляют собой цифры или заглавные буквы латинского алфавита от, А до Z) являются кодами причины постановки на учёт;
• · седьмой, восьмой и девятый знаки — порядковый номер постановки на учёт по соответствующей причине.

Примечание: для ускорения записи при голосовых переговорах используют термин «стандартный КПП» (иногда он подразумевается), где первые четыре цифры соответствуют ИНН, с 5 по 9 «1 001».

У кредитных организаций, как правило, в документах не указывается. Сочетание кодов ИНН и КПП позволяет однозначно идентифицировать каждую организацию (предприятие).

ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем. На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации.

Для 10-значного ИНН, присваиваемого юридическому лицу, контрольной является последняя, десятая цифра. :

Для 12-значного ИНН, присваиваемого физическому лицу, контрольными являются последние две цифры:

Пояснение. Выражение означает остаток от деления на. ОГРН. [Электронный ресурс]: Википедия. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/%CE%F1%ED%EE%E2%ED%EE%E9_%E3%EE%F1%F3%E4%E0%F0%F1%F2%E2%E5%ED%ED%FB%E9_%F0%E5%E3%E8%F1%F2%F0%E0%F6%E8%EE%ED%ED%FB%E9_%ED%EE%EC%E5%F0. — Загл. с экрана.

Пример оформления реквизитов «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» на бланке письма.

Рис. 1. Пример оформления реквизитов «ОГРН» и «ИНН/КПП» на бланке письма.

Схема расположения реквизитов приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2. Расположение реквизитов «ОГРН» и «ИНН/КПП» на формате А4 углового бланка.

01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа Рис. 3. Расположение реквизитов «ОГРН» и «ИНН/КПП» на формате А4 продольного бланка.

01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа Реквизит 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. [Электронный ресурс]: Энциклопедия делопроизводства. Режим доступа:

http://www.edou.ru/enc/razdel11/?COURSE_ID=3&LESSON_ID=7. — Загл. с экрана.

Задание 2

Определить реквизит (реквизиты) и исправить ошибки в его (их) оформлении.

Ген. Директор «Терции» Игнатов Р. П. ______________

1. Данный реквизит это реквизит «подпись».

Подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит 22 — подпись. [Электронный ресурс]: Энциклопедия делопроизводства. Режим доступа: http://www.edou.ru/enc/razdel11/?COURSE_ID=3&LESSON_ID=24.

2. Ошибки В данном примере имеется 3 ошибки:

• · Место для личной подписи расположено после расшифровки подписи
• · Не указана форма собственности предприятия «Терции»
• · В расшифровке подписи сначала пишутся инициалы, затем фамилия

Правильная запись:

Ген. Директор ООО «Терции» ______________ Р.П. Игнатов

Задание 3

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 286 041 по ОКУД) — документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• · в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• · во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
• · в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать — в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Докладная записка. [Электронный ресурс]: энциклопедия делопроизводства. Режим доступа: http://www.edou.ru/enc/razdel23/index.php?COURSE_ID=4&LESSON_ID=71. — Загл. с экрана Следует отметить, что в практике работы учреждений, организаций, предприятий внешние докладные записки встречаются относительно редко. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее, внешняя докладная записка как вид документа имеет право на существование.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

• · реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;
• · название вида документа;
• · дата;
• · регистрационный индекс;
• · место составления;
• · адресат;
• · заголовок к тексту;
• · текст;
• · отметка о наличии приложения;
• · подпись.

Подготовленная докладная записка передается в делопроизводственную службу на регистрацию. Регистрация докладной записки осуществляется в журнале регистрации внутренних документов или на карточке (в зависимости от применяемой в организации системы регистрации документов). При отсутствии специального журнала регистрации внутренних документов докладная записка может быть зарегистрирована в журнале регистрации исходящих документов. В процессе регистрации на докладной записке проставляются дата и индекс.

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но не на полях. Резолюция может оформляться также на отдельном листе и прилагаться к докладной записке. В некоторых случаях руководитель может поручить работникам других структурных подразделений проанализировать вопрос и подготовить справку, необходимую ему для принятия решения по вопросу, поставленному в докладной записке.

Исполненные докладные записки формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Составление и оформление докладной записки. [Электронный ресурс]: Право. Режим доступа: http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk1275.htm. — Загл. с экрана Отдел снабжения Генеральному директору ООО «Стройка».

И.С. Иванову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

12.04.2012 № 15.

О нарушении трудовой дисциплины Довожу до Вашего сведения, что вчера, 11.04.2012, товаровед Петрова Евгения Анатольевна допустила нарушение трудовой дисциплины, а именно: с 14.00 до 17.00 отсутствовала на рабочем месте.

Оправдательных документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой Е. А., не предоставлено.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить Петровой Е. А. выговор.

Начальник отдела В. Е. Сидоров.