Инвентаризация кассы. 
Требования нормативных правовых актов к системе внутреннего контроля кассовых операций

Одним из элементов сохранности денежной наличности является регулярное проведение инвентаризации денежных средств и денежных документов. Порядок проведения инвентаризации кассы регулируют:

Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180 (далее — Инструкция N 180);

• — глава 3 Инструкции N 107;
• — глава 3 Инструкции N 98.

В сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал, проводится внеплановая (внезапная) инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе, в соответствии с общими правилами, установленными в Инструкции N 180 (п. 63 Инструкции N 107, п. 61 Инструкции N 98). Примерные формы актов инвентаризации кассы приведены в Инструкции N 180.

При наличии нескольких касс их опечатывают, чтобы предотвратить возможность доступа.

До начала инвентаризации наличия денежных средств в кассе организации кассиру предлагается составить кассовый отчет. В него включаются все приходные и расходные ордера и документы, имеющиеся в кассе. Не проведенные своевременно в кассовой книге документы вписываются в присутствии проверяющих. Оприходование в кассу денежных средств, полученных в банке с расчетного счета, проверяется по выпискам банка и корешкам чековой книжки или путем встречной проверки документов в банке. Следует знать, что частные расписки и другие документы во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются. До начала инвентаризации кассиру предлагается подписать расписку в акте инвентаризации наличия денежных средств о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные ордера и другие документы по кассовым операциям включены в кассовый отчет. Все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после инвентаризации денежных средств и денежных документов о наличии у него документов, не включенных в составленный им кассовый отчет.

После этого устанавливается достоверность данных кассового отчета и выведения остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Если инвентаризация проводилась не первого числа месяца, то остаток денег проверяется с учетом остатка по главной книге на 1-е число месяца по формуле, приведенной на рисунке.

Рис. Определение остатка денежных средств в кассе организации

При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров и оправдательных документов сопоставляются номера приходных и расходных ордеров, приложенных к отчету с записями в кассовой книге, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций. Затем проводится проверка фактического наличия денежных средств путем полистного пересчета с указанием номинала. В случае выявления отклонений (излишки, недостача) кассир представляет письменное объяснение о возможных причинах их возникновения. Выявленные излишки денежных средств подлежат оприходованию, а недостачи отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» .

При проведении инвентаризации денежных средств следует учитывать, что остатки выводятся по каждой валюте отдельно и не допускается зачет одной валюты в счет другой (например, зачет долларов США в счет евро).

После фактического пересчета денег, хранящихся в кассе организации, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир обязан сделать в этом документе запись о том, что все указанные в нем суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение.

По результатам проведенной инвентаризации могут быть выявлены излишки и недостачи. В обоих случаях материально ответственное лицо обязано предоставить объяснительную записку о возникших отклонениях.

Результат инвентаризации — излишек или недостача — определяется сопоставлением фактических и учетных остатков денежных средств.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе приходуются (принимаются к учету) и отражаются в составе прочих доходов от текущей деятельности с налогообложением налогом на прибыль в общеустановленном порядке.

При исчислении налога на прибыль в состав внереализационных доходов включается стоимость принятого к учету имущества, оказавшегося в излишке по результатам инвентаризации. Такие доходы отражаются в том налоговом периоде, в котором имущество подлежит оприходованию в бухгалтерском учете организации (подп. 3.11 ст. 128 Налогового кодекса Республики Беларусь).

В бухгалтерском учете делается запись по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 90−7 «Прочие доходы по текущей деятельности» .

Выявленные недостачи денежных средств и документов отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» в корреспонденции со счетом 50 «Касса» .

Если виновные лица не установлены или материально ответственные лица отказываются добровольно возмещать ущерб, причиненный организации, то материал по недостаче направляется либо в правоохранительные органы для решения вопроса о возбуждении уголовного дела, либо с соблюдением установленных сроков исковой давности в суд для взыскания сумм недостач (хищений) с материально ответственных лиц по основаниям, предусмотренным законодательством.