Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.
Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.
Работа по комплектованию архива документами складывается:
- ? Из установления профиля архива;
- ? Определения источников комплектования;
- ? Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
- ? Организации комплектования.
Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».
Критериями источников комплектования являются:
- ? Функционально-целевое назначение учреждения;
- ? Масштаб его деятельности;
- ? Вид организации;
- ? Полнота отражения в ее документах ценной информации.
Для документов личного происхождения учитываются:
- ? Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:
- ? Степень сохранности его фонда;
- ? Взаимосвязь его фонда с другими фондами.
Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:
- ? Структурные подразделения организации;
- ? Подведомственные организации;
- ? Физические лица.
Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение. В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций. В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
