Информационные потоки при организации автоматизированного учёта труда и заработной платы

Основная цель автоматизации кадрового учета — повышение эффективности работы кадровых служб за счет сокращения рутинных операций, выполнение которых занимает много времени, и автоматического формирования всевозможных отчетов и справок.

Существующие в настоящее время на рынке программных продуктов отечественные и зарубежные разработки позволяют автоматизировать процесс выполнения типового, но ограниченного перечня задач, относящихся в основном к области кадрового учета: персональный учет сотрудников, статистический и оперативный учет и отчетность, анализ движения кадров, анализ качественного состава кадров и формирование кадровой отчетности. Вместе с тем, вне сферы их внимания остались нерешенными такие важные задачи управления персоналом предприятий, функционирующих в рыночных условиях, как планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов, обучение, переподготовка, повышение квалификации, рациональная расстановка кадров по уровню их квалификации, аттестация и планирование карьеры, решение которых с точки зрения современной теории менеджмента необходимо для повышения эффективности работы предприятия, особенно в длительной перспективе.

Все это обуславливает необходимость создания системы комплексной автоматизации, соответствующей современным требованиям управления предприятиями в рыночной среде. При этом система должна иметь все необходимые технологии и инструментарий для эффективной работы руководителей и специалистов всех уровней и давать возможность построения бизнес-процессов и эффективной системы принятия решений и контроля.

Эффективность функционирования любой системы управления организацией определяется ее вкладом в достижении организационных целей. Это тем более справедливо в отношении управления человеческими ресурсами, охватывающие все сферы деятельности организации. Управление персоналом эффективно настолько, насколько сотрудники организации используют свой потенциал для реализации стоящих перед ней целей и насколько эти цели являются достигнутыми. Утверждение этого положения является наиболее важным условием для создания эффективной системы управления персоналом.

Для эффективной работы система управления персоналом должна иметь подсистемы, позволяющие автоматизировать не только общеизвестные процессы кадрового делопроизводства и отчетности (формирование и ведение штатного расписания, персональный учет, учет кадровых операций, ведение личных карточек сотрудников), но и процессы существенно облегчающую работу, напрямую связанную с персоналом (проведение аттестации, формирование кадрового резерва, планирование обучения и повышения квалификации, формирование трудового контракта и должностных инструкций, контроль использования рабочего времени).

Приоритеты могут меняться в зависимости от ситуации — например, если происходит увеличение штата компании в сжатые сроки, то, конечно сразу на первое место выходит управление процессом подбора персонала. Но на данный момент можно распределить приоритеты в управлении процессами в порядке убывания таким образом:

• · организационное построение;
• · подбор и найм персонала;
• · учет персонала;
• · развитие и обучение персонала;
• · оценка и аттестация;
• · управление карьерным ростом;
• · кадровое планирование.

Перечислим основные задачи, которая должна решать комплексная автоматизированная система управления персоналом средних и крупных предприятий:

• · сбор и учет информации о персонале;
• · аттестация и оценка персонала, включая методики тестирования с полной психодиагностикой;
• · хранение профессиональной истории каждого сотрудника, подбор и найм кандидатов на вакансии;
• · систематическое кадровое планирование, возможность перераспределения ресурсов, что помогает избегать дополнительного набора сотрудников;
• · разработка программ развития персонала с целью решения не только сегодняшних, но и будущих задач компании на основе совершенствования систем обучения и карьерного продвижения сотрудников, формирование индивидуальных планов и карьерных лестниц;
• · оценка затрат на обучение;
• · диагностика мотивации, разработка мотивационных механизмов повышения заинтересованности сотрудников;
• · создание современных систем подбора и отбора персонала, предусматривающих оптимизацию внутренних конкурсов;
• · оптимизация расстановки кадров. По каждой кадровой позиции и по каждому работнику должна быть создана актуальная модель компетенций Романов В. П., Емельянова Н. З., Партыка Т. Л., Проектирование экономических информационных систем: методология и современные технологии" учебное пособие — М., Ээкзамен, 2005 — С. 128.

Для того чтобы приступить к решению данных задач, сначала в компании необходимо решить задачу организационного построения. Система должна отображать актуальное состояние организационной структуры предприятия и всего того, что с нею связано: текущее и плановое штатное расписание, перечень вакансий, положения о подразделениях, перечень должностей и квалификационные требования к ним, должностные инструкции. Должностная инструкция и трудовой контракт каждого конкретного сотрудника должны формироваться в соответствии с хорошо продуманными функциональными обязанностями данного сотрудника.

Подбор, найм персонала заключается в непрерывной работе по поиску и привлечению нужных специалистов, создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям, оценке профессионально-важных деловых качеств кандидатов на вакантные должности, выбор лучших из резерва.

Для выполнения этих задач в комплексной автоматизированной системе управления персоналом должен быть разработан специальный диагностический инструментарий, в котором должна отражаться следующая информация: результаты тестирования как кандидатов на зачисление в штат, так и постоянных сотрудников; сведения об образовании; дополнительные сведения: стаж работы, возраст, состояние здоровья, семейное положение. Такой инструментарий должен осуществлять проверку корректности и актуальности начальных условий. Необходимо учитывать возможные варианты решения подбора персонала: если один претендент по итоговой количественной оценке имеет явный приоритет по сравнению с конкурентами, и если несколько претендентов имеют одинаковую сумму баллов, Таким образом, необходимо делать выборку из общего состава резерва на выдвижение конкретных сотрудников по предварительно определенным признакам. Кроме того, в таком инструментарии должны присутствовать удобные средства для формирования базы кандидатов, и определены формы выдачи результатов подбора персонала. Это могут быть: приказ о назначении на должность; собеседование с руководителем кадровой службы; рекомендации по дальнейшему совершенствованию деятельности претендента в профессиональной сфере.

Для решения задач, связанных с автоматизацией кадрового учета и ведения кадровой документации, можно использовать семейство программных продуктов «КАДРЫ», позволяющее автоматизировать процессы ведения:

• · организационно-штатной структуры;
• · картотеки личных карточек;
• · картотеки командировок;
• · приказов по личному составу;
• · табелей учета рабочего времени.

Система «КАДРЫ» предназначена для комплексной автоматизации работы кадровых служб предприятий и учреждений и создана для использования как в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест, так и в крупных компаниях, численность персонала которых достигает десятков тысяч сотрудников.

«КАДРЫ» автоматизируют все основные функции кадрового учета:

• · ведение штатного расписания,
• · ведение личных карточек и информации о командировках и отпусках,
• · формирование приказов по личному составу;
• · составление табелей учета рабочего времени и др.

Использование системы «КАДРЫ» позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы за счет автоматизации рутинных операций и автоматического формирования разнообразных справок и отчетов.

Гибкий механизм разграничения прав доступа обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников, не усложняя при этом работу с системой.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ.

1. Ведение штатного расписания.

Система «КАДРЫ» позволяет вести кадровый учет в структуре взаимоподчиненных организаций. При этом каждая организация считается независимым юридическим лицом с собственным штатным расписанием. Для каждой организации в системе можно создавать любую организационно-штатную структуру (подразделения, департаменты, отделы и проч.).

Характеристики подразделений и должностей описываются в регистрационных карточках. К регистрационным карточкам можно прикреплять произвольные файлы (например, положение о подразделении, должностную инструкцию и т. д.).

Карточка должности штатного расписания позволяет зафиксировать все необходимые сведения, которые впоследствии могут быть использованы как для заполнения личных карточек работников при их перемещении по «карьерной лестнице», так и при формировании разнообразных отчетов (категория должности, количество формируемых штатных единиц, оклад, полагающиеся по должности надбавки и т. д.).

Система позволяет просматривать структуру штатного расписания организации на любую дату.

Предусмотрена возможность вывода штатного расписания на печать в установленном формате.

2. Ведение личных карточек работников.

Система «КАДРЫ» обеспечивает ведение (просмотр и редактирование) личных карточек (ЛК) работников.

ЛК является основным учетным документом и содержит самую подробную информацию о сотруднике — основные данные (ФИО, паспортные данные), образование, воинский учет, стаж, повышение квалификации, должность, перемещения, надбавки, неявки, командировки, аттестации и др. Винтова Т. А. Методология комплексной автоматизации управления персоналом. Сборник РЭА им. Г. В. Плеханова. М.: 2003.

К ЛК можно прикреплять произвольные файлы (например, фотографии работника, копии заявлений, паспорта, отчеты и т. д.).

Система решает следующие задачи кадрового менеджмента:

учет трудовых договоров, что позволяет оформлять любую форму совместительства, предусмотренную отечественным законодательством;

• · ведение истории изменения оклада работника (данные о текущем окладе, сумма надбавок и доплат, общая итоговая сумма оплаты);
• · ведение информации об отпусках (вид отпуска; за какой период; период отпуска по плану, по факту; получение денежной компенсации за отпуск), расчет продолжительности отпуска по указанному периоду с учетом праздничных и перенесенных дней;
• · расчет стажа работника (общий, непрерывный, профессиональный и т. д.) на основании информации о работе в прошлом и о работе на данном предприятии;
• · формирование документов по личному составу (форма Т-2 (Т-2 ГС), справки-объективки и др.);
• · ЛК уволенных сотрудников помещаются в архив и остаются доступными для просмотра;
• · отбор (поиск) ЛК по основным реквизитам, а также печать полученных данных.
• 3. Ведение базы данных по командировкам

Система «КАДРЫ» позволяет регистрировать информацию о командировках работников организации с учетом их вида (местная, по регионам РФ, по странам СНГ, зарубежная) и цели. Соответствующие сведения автоматически отражаются в ЛК работников.

На основе введенных данных возможно автоматическое формирование и печать командировочных удостоверений (форма Т-10) и служебных заданий (форма Т-10а).

4. Ведение приказов по личному составу.

Система «КАДРЫ» обеспечивает ведение приказов по личному составу:

Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

Т-1а. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

Т-5а. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

Т-6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

Т-6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;

Т-8а. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками;

Т-9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

Т-9а. Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

Т-11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника;

Т-11а. Приказ (распоряжение) о поощрении работников;

приказ о взыскании Кондраков Н. П. Бухгалтерский учёт. М.: ИНФРА-М, 2006 — C.271.

Система позволяет не только регистрировать приказы по личному составу, но и автоматически (при «исполнении» приказа) переносить информацию в ЛК работника.

Подготовленный приказ может быть передан в программный продукт «ДЕЛО-Предприятие» (система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) и с ее помощью доведен до всех заинтересованных лиц.

5. Формирование отчетов, справок, выходных форм.

Система «КАДРЫ» позволяет автоматически формировать и выводить на печать различные отчеты — по штатному расписанию, по командировкам, общие справки. В частности, можно подготовить такие трудоемкие отчеты, как 1-ГС и 2-ГС.

Система формирует отчеты по штатному расписанию — штатное расписание, замещение должностей, вакантные должности, справка о штатной численности и о количестве должностей.

Система формирует отчеты по командировкам — общая справка по командировкам, справка в разрезе регионов, журнал учета командировок, журнал учета работников, выбывающих в командировки.

Графики, справки, отчеты — график отпусков, протокол по больничным листам, отчет о военнообязанных, справка о качественном составе кадров, напоминание о коррекции процента надбавок, о прекращении срока полномочий, сведения о прохождении инструктажа и др.

6. Поиск.

Поиск ЛК работников и карточек командировок осуществляется более чем по 100 реквизитам. Сложность поискового запроса не ограничена.

При необходимости, поисковый запрос может быть сохранен и использован в дальнейшей работе. В системе может храниться любое число запросов.

Информация о найденных карточках предоставляется в виде таблицы, которая может быть распечатана. Имеется возможность группировки строк результирующей таблицы по выбранным полям. В этом случае при выводе результатов поиска на печать формируется сгруппированный по заданным полям отчет.

Найденные карточки могут быть просмотрены и отредактированы.

Развитая система прав доступа позволяет выделить каждому сотруднику свой участок работы, ограниченный:

• · перечнем доступных организаций;
• · перечнем доступных подразделений в этих организациях;
• · разделами ЛК (сотруднику может быть закрыт доступ к любому разделу — например, к финансовой информации или сведениям о прохождении аттестации);
• · функциями системы (такими, как редактирование сведений о сотрудниках и штатного расписания, формирование отчетов, ведение командировок, приказов по личному составу и проч.).

Дополнительно предусмотрены опции «Табель» и «Управление проектами и календарно-кадровое планирование».

Опция «Табель» предназначена для ведения табелей учета рабочего времени и позволяет существенно упростить эту процедуру для организаций, имеющих значительное число сотрудников. В опции реализована в озможность полуавтоматического заполнения табеля в случае, если работник направлен в командировку, находится в отпуске или отсутствует по болезни.

Опция «Управление проектами и календарно-кадровое планирование» предназначена для автоматизации процесса управления проектами, направлениями и договорами в рамках предприятия. Позволяет руководителю отслеживать и распределять загрузку сотрудников, участвующих в проектах, контролировать бюджет проектов. Обеспечивается работа по двум направлениям:

• · управление проектами и договорами (ведение картотеки проектов с возможностью поиска необходимых проектов по заданным критериям отбора; ведение информации об участниках проекта);
• · ведение ежемесячных отчетных документов работников предприятия (сведения о работе, проделанной участниками проекта, и времени, затраченном на работы по выполнению проекта; автоматический расчет часов, затраченных на выполнение работ по проектам, и остаточной трудоемкости) Романов В. П., Емельянова Н. З., Партыка Т. Л., Проектирование экономических информационных систем: методология и современные технологии" учебное пособие — М., Экзамен, 2005 — C.213.