Организационные документы. 
Виды и требования к составлению и оформлению

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать.

• 1) наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
• 2) местонахождение (почтовый адрес);
• 3) предмет и цель деятельности;
• 4) порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т. д.);
• 5) порядок распределения прибыли;
• 6) порядок образования учреждения (организации, предприятия);
• 7)порядок управления и прекращения деятельности;
• 8) органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

• 1) для банков — перечень проводимых банком операций и его функции;
• 2) для акционерных обществ — сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

• 1) Общие положения.
• 2) Акционерный капитал (уставной фонд).
• 3) Порядок деятельности.
• 4) Управление.
• 5) Учет и отчетность, распределение прибыли.
• 6) Прочие накопления.
• 7) Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

• 1) наименование организации — автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);
• 2) наименование вида документа — УСТАВ;
• 3)дата;
• 4) регистрационный номер, место издания (город);
• 5) гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
• 6) текст;
• 7) подпись.

Положения — правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы:

• 1) Общие положения;
• 2) Цели и задачи;
• 3)Функции;
• 4)Права и обязанности;
• 5) Руководство;
• 6) Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения. Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц. Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.). Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом. Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• 1) Общие положения;
• 2) Должностные обязанности;
• 3)Права;
• 4)Ответственность;
• 5) Взаимоотношения.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью. Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью. Регламент — документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

• 1) статус коллегиального или совещательного органа;
• 2) порядок планирования работы;
• 3) порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
• 4) внесение материалов на рассмотрение;
• 5) порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
• 6) ведение протокола заседания;
• 7) оформление решений коллегиального или совещательного органа;
• 8) порядок доведения решений до исполнителей;
• 9) материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

• 1) наименование учреждения (организации);
• 2) вид документа;
• 3) заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);
• 4) вид документа;
• 5) дата;
• 6) место составления;
• 7) гриф утверждения;
• 8) текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.