Автоматизация делопроизводства. 
Автоматизация делопроизводства

Автоматизацией документооборота на российском рынке информационных технологий занимается много фирм. И первое, что хочется уяснить для себя, — это определение документооборота. Конечно, все согласны с тем, что документооборот — это некие операции с документами. Расхождения начинаются в приграничной полосе — где кончается документооборот и начинается делопроизводство, а также можно ли говорить о документообороте без связи с делопроизводством.

Существуют две тенденции. В первом случае документооборот рассматривается как составная часть делопроизводства. Автоматизация делопроизводства, в свою очередь, представляет собой часть процесса создания информационной системы предприятия (учреждения), который выполняется для автоматизации уже существующих бизнес-процессов, либо для их изменения в сторону повышения эффективности. Такой подход характерен для системных интеграторов. Они имеют, как правило, коробочную версию автоматизации делопроизводства с той или иной степенью унификации для мелких и средних клиентов. Автоматизация крупных банковских, государственных и коммерческих структур — процесс индивидуальный.

Вторая тенденция — это использование узкоспециализированных программ, предназначенных только для контроля и управления потоком документов. Такие системы работают, как правило, с большими объемами документов. Они хорошо совместимы с другими офисными системами и как нельзя более кстати для тех клиентов, которые хотят сохранить в тайне свои системы автоматизации и остаться независимыми от поставщика программного обеспечения (ПО).

На мировом рынке существуют различные компьютерные программы, предназначенные для автоматизации процессов различного масштаба. Они бы не прочь внедриться на российский рынок и изначально пытались сделать это непосредственно. Тогда оказалось, что последнюю линию обороны государственных интересов держит великий и могучий русский язык. Западные системы не смогли предложить ничего подходящего в областях, связанных с использованием русского языка. Это первое, что делает неконкурентоспособными стандартные импортные решения. Другой аспект, характерный для развития российских автоматических систем делопроизводства, — это сочетание традиций и новых поисков в области партнерских и деловых отношений в современной экономической среде. Каждая организация творит на любом поприще, включая делопроизводство и документооборот. При этом, наверное, не счесть изобретенных велосипедов и открытых америк. Наиболее просвещенные подсознательно подозревают, что есть отработанные временем шаблоны документов и действий и что стандартизация — это экономия времени со всеми вытекающими последствиями.

Это то, что касается существующего положения дел на российском рынке. Следующий этап, который предстоит нам на пути эволюции, — осознание новых технологий GroupWare и WorkFlow и преимуществ работы в открытых системах. И где-то на периферии сознания определяется понятие реинжиниринг. Это тот путь, по которому движется сейчас западная организация бизнес-процессов.

Разработчики программ документооборота оказываются в ситуации совмещения желаемого и действительного. Им приходится не только ориентироваться на существующий рынок, но и активно создавать его, имея в виду мировой процесс развития компьютерной техники и программного обеспечения.

Рассмотрим сначала общую структуру делопроизводства. Как правило, это три крупных блока — создание документа и его регистрация, собственно документооборот (передача, пересылка, контроль исполнения и т. п.), создание и ведение архива (занесение, поиск, извлечение, систематизация и пр.).

Эта интегрированная схема поможет произвести систематизацию информации, которая получена от фирм, производящих программы документооборота.

Все попавшие в поле зрения программы работают со следующими видами документов: структурированные, неструктурированные, бумажные и электронные. Структурированные документы отличает жесткость формы. Информация, необходимая для дальнейшей обработки, находится на определенных полях, которые считываются и заносятся в виде записей в базу данных. Примеры таких документов — финансовые документы, анкеты. Некоторые производители, использующие технологии Lotus Notes, в частности «Интерпроком», структурируют документы более свободной формы, например, договоры.

При работе со структурированными документами необходимо применять технологии сканирования и распознавания (такова, например, технология Tiger Forms, распознающая рукописные символы). Систем сканирования и распознавания на российском рынке две: Cunei Form и Fine Reader. Обе имеют хорошую репутацию. Системы распознавания необходимы также, если вы имеете дело с бумажными документами, которые поступают в систему делопроизводства путем сканирования и распознавания, это — письма, факсы, рекламные проспекты и пр. Другой вид документов — электронные документы. Ориентируясь на многообразный рынок ПО, системы документооборота распознают практически все форматы — от ДОСовского txt до графического tif или rtr. А также используют различные каналы приема-передачи информации: электронную почту, факс, телекс, телетайп, Интернет и др.

На этапе создания документа ему присваиваются опознавательные реквизиты. Все системы гибки в определении состава реквизитов и их формы. Некоторые продукты, например «Евфрат», при вводе документа проводят его лексический анализ. Реквизиты документов хранятся в специальной базе данных.

Создание документа — это не только обработка входящего документа, но и генерирование исходящего. Самый простой путь, используемый всеми системами, — это использование текстовых редакторов для создания неструктурированного документа и занесения его в базу данных посредством присвоения реквизитов. Структурированные документы генерируются по шаблонам путем заполнения необходимых полей.

Организация документооборота

Существует мнение, высказанное, например, специалистами фирмы «АйТи», что сам термин «документооборот» неправильный. Документы не должны оборачиваться. Они должны лежать на месте. Вполне логично, тем более, что автоматизация этого процесса приводит к тому, что документы на самом деле лежат и только обрастают, скажем, какими-либо резолюциями. Автоматизация призвана исправить недостатки, свойственные бумажному документообороту, это — затрудненность параллельной работы, сложность получения информации о прохождении документа. Существует вероятность потери документа и возможность ошибок, в структурированных документах можно пропустить незаполненное поле, в конце концов, его можно потерять или просто похитить. Электронный документооборот позволяет минимизировать потери от этих недостатков. Но справедливости ради скажем, что полностью автоматизировать этот процесс не удается. Основная причина в том, что решения иногда принимаются авторитарными методами, которые отражаются в документации в лучшем случае задним числом, а то и не отражаются вовсе.

Все известные системы документооборота могут работать как в режиме автономного пользователя, так и по технологии клиент—сервер. Документы хранятся в базах данных. По традиции они объединены в папки, имеют иерархическую структуру и контроль доступа. Системы документооборота, созданные на основе Lotus Notes, отличает многоуровневый контроль доступа к документу. Закрытыми могут быть весь сервер, база данных, шаблон, документ, часть документа или отдельное поле. Кроме этого, хранятся версии документов, история работы с ними и пр. В основном, системы делопроизводства ориентированы на обработку документов текстового и графического профиля. Но встречаются и такие, которые работают с популярными векторными форматами САПР, широкомасштабными и многостраничными сжатыми растровыми изображениями. (Такие программы поставляет, в частности фирма TerraLink.) Это уже не делопроизводство, а обслуживание инженерных проектов.

Системы документооборота могут включать в себя или быть встроенными в технологию управления бизнес-процессами, если он может быть в достаточной степени формализован для этого. Как минимум, системы обеспечивают информационную поддержку принятия решений, так как сохраняют все документы и могут в любой момент мобилизовать их, выбрав по любому признаку, содержащемуся в реквизитах или просто в тексте документов.

Отметим еще, что все системы могут быть интегрированы с другими информационными подсистемами предприятия, если они есть.

Завершая эту часть экскурса по возможностям систем делопроизводства, скажем, что одним из путей их создания был такой. Организация сделала систему для себя, а потом стала ее адаптировать и продавать другим. Это классический пример развития товарного производства из натурального хозяйства. Конечно, все можно сделать своими руками, особенно если есть штат прекрасных программистом и хороший инструмент, например Lotus Notes. Но тогда в чем смысл прогресса?

Архивы

Это наиболее простой и понятный элемент делопроизводства. Его полезность не вызывает сомнения, и в любой организации он, конечно же, есть. В данном случае архив — это документы, работа с которыми уже закончена.

Если в организации уже есть архив в том или ином виде, при автоматизации документооборота необходимо обратить внимание на инструменты совмещения существующего архива и системы автоматизации делопроизводства. Использование накопленной информации может происходить двумя путями — путем импорта существующих документов в архив, либо импорта существующей базы данных как единицы хранения архива. В зависимости от объема делопроизводства фирмы, производящие программы автоматизации делопроизводства, масштабируют свои решения. Особенно это касается количества клиентских мест в архитектуре клиент — сервер и используемых СУБД. Если для мелких и крупных объемов вполне подойдут инструменты Lotus Notes, то для более крупных необходимы, например, СУБД Oracle, SQL, Informix, Btrieve и др. и соответствующие платформы к ним.

Вот, собственно, и все для тех, кто еще не поставил систему документооборота в своем офисе. А о том, что таких немало, можно судить по количеству установленных программ документооборота. В среднем, это 10—15 на фирму, занимающуюся такой деятельностью.