Правдивость (верность) баланса

Правдивым является баланс, составленный на основании записей, сделанных по всем документам, отразившим факты хозяйственной жизни организации за отчетный период. Условие правдивости баланса — обоснование его показателей документами, записями на бухгалтерских счетах, бухгалтерскими расчетами и инвентаризацией.

Документальная обоснованность показателей баланса. Как указывал ось выше, баланс составляется по данным бухгалтерских счетов. Записи по счетам, в свою очередь, делают на основании документов. Следовательно, информационной базой баланса (как и всей бухгалтерской отчетности) служат документы (от лат. documeпtum — свидетельство, доказательство), в которых отражаются факты хозяйственной жизни, имеющие место в организации (рис.2).

Рис. 2 Информационное обеспечение бухгалтерской отчетности

В своей работе бухгалтер руководствуется следующим правилом: нет документа — нет бухгалтерской записи. Правдивость баланса определяется полнотой и качеством документов. Если не все факты хозяйственной жизни отчетного периода своевременно оформлены документами, то баланс не отражает действительных итогов работы организации. Запоздалое или неполное оформление документами отпуска материалов на производство либо списания расходов неизбежно приводит к искажению данных о себестоимости продукции и суммы прибыли.

Поэтому руководство организации должно предъявлять к работникам требования своевременно оформлять документами все факты хозяйственной жизни и немедленно сдавать эти документы в бухгалтерию. Последняя должна все полученные документы своевременно проверить и обработать, т. е. отразить факты хозяйственной жизни на соответствующих счетах. Иногда с целью экономии времени бухгалтеры составляют баланс без проверки и обработки некоторых документов, оставляя эту работу до следующего месяца. Ясно, что в таком случае баланс нельзя считать правдивым.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты (от лат. requisitum — необходимое, нужное, требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Проверка поступаемого в бухгалтерию документа осуществляется:

по формальным признакам (наличие обязательных реквизитов);

по существу (законность совершения операции, арифметические расчеты).

Обоснованность баланса бухгалтерскими записями на счетах.

Заключительный баланс (на конец года) представляет собой синтез начального баланса (на начало года) и записей по счетам бухгалтерского учета за год. Начальный баланс, утвержденный собственником средств, лежит в основании текущего бухгалтерского учета, поскольку на его основе определяется сальдо счетов на начало года. Вносить изменения в утвержденный начальный баланс организация не имеет права. При проверке заключительного баланса всегда выясняют, согласуются ли его данные на начало года с данными утвержденного баланса на эту же дату.

Все факты хозяйственной жизни организации отражаются на бухгалтерских счетах. По окончании отчетного периода по каждому счету подсчитываются обороты (итоги уменьшения и увеличения средств или источников) за данный период и сальдо на конец отчетного периода. На основании этих сальдо и составляется заключительный баланс. Баланс в бухгалтерском смысле — это свод сальдо счетов (активных счетов — в активе, а пассивных — в пассиве баланса). Конечное сальдо по счету выводится по формуле: конечное сальдо = начальное сальдо + увеличение — уменьшение. Следовательно, достоверность конечного сальдо, а значит и балансовых показателей, зависит от точности трех слагаемых вышеуказанной формулы.

Непременное условие правдивости баланса — сверка записей по счетам аналитического и синтетического учета перед его составлением. Для этого необходимо по всем аналитическим счетам подсчитать обороты и сальдо на конец отчетного периода, составить оборотные ведомости и сверить итоги последних с записями по соответствующему синтетическому счету. Только выявленные при этом тождества служат гарантией правильности записей на синтетических и аналитических счетах. Например, в организации имеется 300 разновидностей материалов. На каждую из них открывается отдельный аналитический счет, на котором фиксируют начальный остаток, приход и расход, как в натуральных показателях, так и в стоимостных. По окончании месяца по каждому аналитическому счету определяют остаток того или иного материала на конец месяца. После этого составляют оборотную ведомость по аналитическим счетам к счету 10 «Материалы», где по каждому аналитическому счету указывают наименование материала, цену, остаток на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. Последние четыре показателя записывают и по количеству, и по стоимости. Затем в оборотной ведомости подсчитывают стоимостные итоги (сальдо на начало и конец периода, приход и расход) и сверяют их с сальдо и оборотами по синтетическому счету 10 «Материалы». Тождество этих показателей свидетельствует о том, что хозяйственные операции по приходу и расходу материалов адекватно отражены и в синтетическом, и в аналитическом учете материалов.

Обоснованность баланса бухгалтерскими расчетами. Баланс оказывается тем правдивее, чем точнее сделаны бухгалтерские расчеты. К ним в первую очередь относятся расчеты по распределению отклонений фактической себестоимости товарно-материальных ценностей от стоимости их по учетным ценам, списанию общепроизводственных и общехозяйственных расходов, калькуляция себестоимости продукции и т. п. Результаты этих расчетов оказывают влияние на величину остатков товарно-материальных ценностей, незавершенного производства, финансового результата и других показателей бухгалтерского баланса.

На правдивость баланса большое влияние оказывает правильность образования резервов. Существует два основных вида резервов: резервы предстоящих расходов и оценочные резервы.

Резервы предстоящих расходов организации создают в целях равномерного включения расходов в затраты на производство и расходы на продажу до того, как они фактически будут произведены. Фактическое расходование соответствующих средств, в дальнейшем осуществляется за счет образованных резервов. К резервам предстоящих расходов относятся: резерв на оплату отпусков, резерв на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет, резерв на ремонт основных средств, резерв на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание и др. Вопрос о создании резервов предстоящих расходов является элементом учетной политики организации, т. е. создание резервов предстоящих расходов является правом, но не обязанностью организации. Размер каждой из резервируемых сумм должен быть обоснован соответствующим расчетом.

Размер резервов непосредственно влияет на величину финансового результата. Поэтому при проверке реальности баланса необходимо исследовать правильность отчислений в резервы. При анализе следует проверять не только правильность образования резервов, но и правильность их использования. Порядок образования и использования резервов определяется, соответствующими нормативными документами, знать которые необходимо не только бухгалтеру, но и аналитику.

Обоснованность баланса инвентаризацией. Как указывалось выше, баланс составляется на основании записей по счетам бухгалтерского учета. Однако такой баланс не гарантирует достоверность наличия ценностей, отраженных в активе, — это книжный баланс. Между данными учета и фактическими остатками средств часто возникают расхождения. Они могут быть вызваны разными причинами: естественной убылью, при хранении и реализации ценностей, порчей и браком, плохим состоянием весового хозяйства (отсюда ошибки при перевешивании в момент приемки или отпуска ценностей), пересортицей, хищениями и др. Чтобы убедиться в том, что числящиеся на бухгалтерских счетах остатки товарно-материальных ценностей и других средств существуют в действительности, требуется проверка ценностей в натуре путем пересчета, перевешивания, обмера и т. п.

Статьи баланса инвентаризуются по-разному. По основным средствам, товарно-материальным ценностям, денежным средствам в кассе, денежным документам и подобным им объектам проверяется наличие их в натуре. Инвентаризация расчетов (с банком, бюджетом, другими дебиторами и кредиторами) заключается в сверке записей, сделанных в бухгалтерии данной организации, с бухгалтерскими записями соответствующего дебитора и кредитора. Для этого по каждому бухгалтерскому счету, на котором учитываются расчеты, составляется опись, где указываются наименование дебитора и кредитора, характер и сроки возникновения задолженности, наименование, дата и номер документа и сумма задолженности. В случае расхождения сторон по вопросу определения суммы задолженности дело передается в суд. Обоснованность сумм по расчетным статьям баланса в большой степени зависит от согласованности работы бухгалтерии и юридической службы организации: от быстроты передачи дел к взысканию, от постановки контроля за движением исковых дел, за реализацией решений суда, за получением присужденных сумм и т. д.

Корректировка остатков по счетам бухгалтерского учета на результаты инвентаризации повышает правдивость баланса.

Противоположностью правдивости баланса является его вуалирование, т. е. недостоверное отображение состояния средств, искажение результатов работы организации путем приукрашивания отдельных сторон деятельности. Вуалирование не всегда умышленно, иногда это следствие незнания или неряшливости составителей баланса. Однако в большинстве случаев оно делается преднамеренно, «вуаль» набрасывается на те статьи баланса, правильность показателей которых по тем или иным причинам стараются скрыть.

К примерам вуалирования баланса могут быть отнесены:

• 1. Отражение ценностей в балансе не на тех статьях, где их следует показывать. Например, для «уменьшения» дебиторской задолженности часть ее записывают не в группу расчетов с дебиторами, а на какие-нибудь другие статьи «Прочие оборотные активы» и т. п.).
• 2. Сальдирование кредиторской и дебиторской задолженности, Т. е. те суммы, которые должны показываться раздельно по активу (дебиторы) и по l1ассиву (кредиторы), вычитаются, одна из другой, и в баланс попадает только разность между ними (сальдо). Чаше всего это делается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» .
• 3. Списание недостач ценностей за счет выявленных излишков.
• 4. Неправильное создание резервов. Они могут быть начислены в большей или меньшей сумме, чем следовало. В результате величина прибыли искажается, т. е. искусственно увеличивается или уменьшается.
• 5. Не списание на издержки расходов, относящихся к отчетному периоду.
• 6. Включение в баланс чужого имущества (товаров, принятых на комиссию; ценностей, находящихся на ответственном, хранении, и т. п.).
• 7. Составление баланса, не вытекающего из счетных записей или основанного на записях в учете, в основу которых положены неправильные или даже фиктивные документы.