Учет товарно-материальных ценностей на складе

Учет материальных запасов на складах возлагается на материально ответственные лица в карточках учета материалов (ф. №М-17). По каждому номенклатурному номеру запаса ведется отдельная карточка, которая открывается в бухгалтерии и передается на склад для заполнения.

В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки). Записи в карточки производят на основании документов.

Если остаток материальных запасов на складе выше или ниже установленной нормы запаса, то кладовщик обязан сообщить об этом отделу снабжения. Для этих целей применяется Сигнальная справка об отклонениях фактического остатка запасов от установленных норм запаса (ф. №М-34). Она применяется для контроля за отклонением фактического остатка запасов от установленных норм запаса и для контроля их остатков, находящихся без движения. Справка составляется в одном экземпляре кладовщиком на основании данных карточек учета материалов (ф. №М-17).

Поступление материальных запасов на склад от поставщиков или из переработки оформляется приходным ордером (ф. №М-4). Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления запасов на склад.

При количественном и качественном расхождений с данными сопроводительных документов, при приемке материалов без сопроводительных документов поставщиков оформляется акт о приемке материалов (ф. №М-1). Акт о приемке материалов в двух экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных, спецификаций и т. д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения материальных запасов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

В случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в процессе хранения, по которым нормы естественной убыли не установлены оформляется акт о недостачах и потерях материальных ценностей в процессе заготовления, хранения в производстве (ф. №М-7а). Оформленный документ является основанием для списания со склада, и возмещения их стоимости за счет виновных лиц. Документ прилагается к Акту о приемке материалов (ф. №М-7). Заполняется в двух экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами: первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй — остается на складе.

Для оформления выявленных потерь запасов в пределах норм естественной убыли при их поступлении на склады от поставщиков или из переработки, на которые установлены нормы естественной убыли заполняется акт о потерях материалов в пределах норм естественной убыли (ф. №М-76). Оформленный акт служит приложением к приходному ордеру (ф. №М-4) при оформлении приемки запасов. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается на складе.

Для учета запасов, подлежащих уценке или списанию вследствие допущенной на складе порчи, боя, лома применяется акт о порче, бое, ломе материалов (товаров) (ф. №М-7в). Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается в подразделении.

Отпуск запасов со склада, систематически потребляемые для производства продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов оформляется лимитно-заборная карта (ф. №М-8). Лимитно-заборные карты выписываются на одно наименование материалов в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается потребителю запасов, второй — складу. Отпуск запасов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель цеха (участка). Для сокращения количества первичных документов, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов, непосредственно в карточках учета материалов (ф. №М-17). В этом случае расходные документы на отпуск запасов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении запасов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. По лимитно-заборной карте ведется также учет запасов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск и замена одних видов запасов другими допускается только по разрешению руководителя предприятия. Сверхлимитный отпуск на производство и замену запасов следует оформлять выпиской специального Акта-требования (ф. №М-10). Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления. Отпуск материальных запасов производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных запасов, после чего выводится остаток лимита по каждому номенклатурному номеру. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита. Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материала (ф. №М-10) является основанием для списания запасов со склада. Выписывается в двух экземплярах: один экземпляр для получателя, второй — для склада. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах акта дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток. В акте получателя расписывается кладовщик; в акте склада — представитель получателя. Сдача актов-требований в бухгалтерию производится после выдачи всего количества требуемых запасов.

Для учета движения запасов внутри предприятия и их отпуска другим структурным подразделениям, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям оформляется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. №М-15а). Выписывается в двух экземплярах материально-ответственном лицом, сдающего ценности. В случае отпуска материалов хозяйствам своего предприятия один экземпляр передается цеху, второй — складу, который затем сдается в бухгалтерию. Один экземпляр служит основанием для списания ценностей, а второй — для оприходования ценностей. В случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своего предприятия, расположенным вне его территории, или сторонним организациям накладная-требование выписывается на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов.

Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и вывода остатков в карточках складского учета. О сверке бухгалтер расписывается в специальной графе карточки.

Приемку документов, оформляющих движение материальных запасов, бухгалтер производит на складе путем составления «Реестра приемки-передачи документов» (ф. №М-18а) в одном экземпляре. О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально-ответственных лиц, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен информировать главного бухгалтера.

На склад в конце месяца из бухгалтерии передают Книгу учета остатков материалов, в которую кладовщик переносит остатки из карточек учета материалов. После этого книгу возвращают в бухгалтерию для таксировки и подсчета итогов по учетным группам материальных запасов и в целом по книге.