Документальное оформление операций по учету движения основных средств

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, составленными по формам, утвержденным. Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» [10]. В случае необходимости, когда бывает недостаточно показателей, которые содержат бланки унифицированных форм, организации могут дополнять (расширять) эти формы по своему усмотрению, соблюдая Порядок, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20.

В табл. 1. показаны обозначения и наименования унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств.

Таблица 1. Формы первичной учетной документации по учету основных средств.

Формы №ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», ОС-la «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)», используются для оформления и бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств: поступивших посредством приобретения за плату; строительства подрядным или хозяйственным способом; получения от других организаций в безвозмездное пользование; внесения в качестве вкладов в уставный (складочный) капитал; получения в хозяйственное ведение (оперативное управление); получения в аренду (по договору финансовой аренды); поступления по акту дарения, а также для оформления операций, связанных с объектами основных средств, внесенными участниками договора простого товарищества (договора о совместной деятельности).

Эти же формы применяются и в том случае, когда организация продает основное средство, передает его по договору мены или в доверительное управление.

Учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием инвентарных карточек учета основных средств (формы №ОС-6, ОС-6а, ОС-6б). Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект.

Если в организации имеется небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет можно осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средствах по их видам и местам нахождения.

Заполнение инвентарной карточки производится на основе акта о приеме-передаче объекта основных средств (формы №ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», ОС-la «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»), технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и выбытие инвентарного объекта основных средств. В инвентарной карточке должны быть приведены: основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования; о способе начисления амортизации либо, если имеет место неначисление амортизации, отметка об этом, а также указываются индивидуальные особенности объекта.

Перемещение объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другое оформляется формой №ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств», данные о таких перемещениях вносятся в инвентарную карточку учета объектов основных средств.

Для приемки объектов основных средств после восстановительных работ используется форма №ОС-3 «Акт о приеме сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств», в которой отражаются характеристики объекта основных средств в момент его передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию и затраты на произведенный ремонт (модернизацию, реконструкцию) объекта. Информация о ремонте, реконструкции, модернизации также вносится в форму №ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств».

Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Для оформления выбытия объектов основных средств вследствие их негодности и невозможности к дальнейшему использованию, морального и физического износа, ликвидации объектов при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях используются формы №ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)» (Приложение В), ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств», ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)».

Для определения целесообразности или непригодности объектов основных средств к дальнейшему использованию, невозможности или неэффективности их восстановления, а также для оформления необходимой документации на списание указанных объектов (если наличие основных средств является существенным) в организации приказом ее руководителя может быть создана постоянно действующая комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица (в т.ч. главный бухгалтер и материально ответственные лица). Такая комиссия занимается непосредственным осмотром объектов, подлежащих списанию, устанавливает причины, обусловившие необходимость их списания (физический и моральный износ, преждевременное выбытие вследствие нарушения нормальных условий эксплуатации или аварии и др.), выявляет лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие основных средств из эксплуатации, вносит предложения о привлечении этих лиц к установленной законодательством ответственности, а также определяет возможности использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта и проводит их оценку, кроме того, осуществляет контроль за изъятием из списываемых основных средств драгоценных металлов, определяет их количество и вес.