Первичный учёт кассовых операций

Все операции оформляются соответствующими первичными документами:

Приём наличных денежных средств осуществляется с использованием приходного кассового ордера ф. № КО-1, талона ф. № 20-ФС, квитанции ф. №КВ-1, накладной — приходного кассового ордера ф. № РП-4.

Приходный кассовый ордер ф. № КО-1 применяется для приёма денежных средств организации. Бланки приходных кассовых ордеров являются бланками строгой отчётности. Информация об их изготовлении и реализации подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учётных документов. Для их приобретения организация подаёт заявку установленной формы в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, где её рассматривают в течение 2 рабочих дней. Сведения по утверждённой заявке передаются инспекцией в электронный банк данных, после чего бланки документов могут быть приобретены у организаций, имеющих право на их реализацию.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и считается действительным в течение одного дня (дня выписки). Выписанный приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером организации (или уполномоченным им лицом). До передачи в кассу его регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (в белорусских рублях). В нём не допускаются исправления, в том числе оговоренные.

После получения денежных средств кассовый ордер подписывается кассиром. Лицу, внесшему денежные средства, выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером и кассиром и заверенная печатью (штампом).

Квитанция ф. № КВ-1 и талон ф. № 20- ФС являются бланками строгой отчётности и могут использоваться организациями в случае приёма денежных средств при реализации продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчёт. Бланки данных документов изготавливаются и приобретаются в порядке, аналогичном установленному для приходных кассовых ордеров.

Квитанция ф. № КВ-1 выписывается продавцом не менее чем в 2 экземплярах: первый — для продавца, второй — для покупателя. При использовании талонов ф. № 20- ФС заполненные корешки талонов остаются у продавца (кассира), а квитанции выдаются покупателю (заказчику).

Сельскохозяйственные организации могут использовать для приёма денежных средств от реализации ценностей за наличный расчёт накладную — приходный ордер ф. № РП-4 на отпуск ценностей за наличный расчёт. Данный документ строгой отчётности имеет учётную серию и номер. Он выписывается в 3 экземплярах: первый вручается покупателю (заказчику) и служит сопроводительным документом груза; второй остаётся на складе в качестве основания для списания товарно-материальных ценностей; третий передаётся в кассу организации и заменяет приходный кассовый ордер.

При приёме в кассу иностранной валюты выписывается приходный кассовый ордер ф. № КО-1 В, который составляется в том же порядке, что и приходный кассовый ордер ф. № КО-1. Отличительной особенностью является указание в нём номинала принятой валюты, курса Национального банка, действующего на дату внесения валюты, рублевого эквивалента принятой валюты.

Для приёма денежных средств в случае реализации продукции, работ, услуг, товаров за наличный расчёт через стационарные торговые (обслуживающие) пункты организации в обязательном порядке должны использовать кассовые суммирующие аппараты или компьютерные системы, зарегистрированные в налоговом органе по месту постановке организации на учёт в качестве плательщика налогов.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации осуществляется по расходным кассовым ордерам, расчетно — платёжным и платёжным ведомостям с наложением на них реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера, выписанного на общую сумму выданных средств.

Расходный кассовый ордер ф. № КО-2 выписывается бухгалтером в одном экземпляре и подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. До передачи в кассу он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир проверяет у получателя документ, удостоверяющий его личность. Получение денежных средств подтверждается росписью получателя в расходном кассовом ордере. После выдачи денежных средств расходный кассовый ордер подписывается кассиром. Расходный кассовый ордер действителен в течение одного дня — дня выписки.

Если денежные средства выдаются по доверенности, то бухгалтер вписывает в расходный кассовый ордер после фамилии, имени и отчества получателя денег данные лица, которому доверено получить денежные средства, и указывает, что получение денег осуществляется по доверенности. Выдача заработной платы, пособий, сумм под отчёт на командировочные расходы работникам может осуществляться по ведомости. Расходные кассовые ордера, выписанные на основании расчётно-платёжных (платёжных) ведомостей, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях только после закрытия ведомостей. На титульном листе ведомости должна быть разрешительная надпись руководителя организации на выдачу наличных денежных средств, поэтому при оформлении расходного кассового ордера к этой ведомости подпись руководителя организации не обязательна.

При выдаче из кассы организации иностранной валюты оформляется расходный кассовый ордер ф. № КО-2 В, в котором указываются номинал выдаваемой валюты, курс Национального банка по данной валюте, действующий на день её выдачи, сумма рублевого эквивалента выданной иностранной валюты. В остальном порядке составления тот же, что и для расходного кассового ордера ф. № КО-2.

Приходные и расходные документы, оформляющие кассовые операции, должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Он может открываться отдельно для регистрации приходных документов и расходных либо для регистрации тех и других одновременно. Журнал допускается вести и с помощью технических средств. В аналогичных журналах регистрируются приходные и расходные кассовые ордера в иностранной валюте.

Все поступления денежных средств в кассу организации и выдача денежных средств должны быть зафиксированы в кассовой книге ф. № КО-4. До передачи в кассу её оформляют соответствующим образом: листы нумеруют, книгу шнуруют, скрепляют печатью. Количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Сразу после получения или выдачи денежных средств по приходным и расходным кассовым ордерам кассир делает записи в кассовой книге. Её листы имеют отрывную и неотрывную части (первая остаётся в кассовой книге, а вторая служит отчётом кассира), поэтому записи ведутся в 2 экземплярах под копирку. Ежедневно в конце рабочего дня кассир выводит обороты за день по поступившим и выданным денежным средствам и определяет сальдо на конец рабочего дня. В порядке записи выданных сумм по расчётно-платёжной и платёжной ведомостям в кассовую книгу имеются особенности. Сумма наличных денежных средств, выданных за день по ведомости, не отражается в колонке «Расход» кассовой книги. Но по строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма невыплаченных денежных средств по ведомости. Расчётно-платёжная и платёжная ведомости должны храниться в кассе до окончания срока выдачи денежных средств по ним, подтверждая отсутствие недостачи денежных средств в кассе организации. После закрытия ведомости общая сумма выданных денежных средств отражается в колонке «Расход» кассовой книги.

При необходимости отдельные кассовые книги могут вестись подразделениями организации.

Кассовая книга ф. № КО-4 В используется при работе с иностранной валютой. Поступление и выдача иностранной валюты отражается в ней в разрезе видов валют по номиналу. В конце рабочего дня кассир определяет суммы полученной и выданной за день иностранной валюты, а также остаток на конец дня по каждому виду валюты; рассчитывает эквивалент в белорусских рублях оборота валют за день.

После внесения записей в кассовую книгу кассир предоставляет в бухгалтерию организации (в качестве отчёта) отрывной экземпляр листа кассовой книги и приложенные к нему документы, подтверждающие поступление и выдачу денежных средств. Бухгалтер, принимающий отчёт кассира, должен проверить правильность записей, наличие всех подтверждающих документов, записать прописью количество принятых приходных и расходных документов и поставить свою подпись в кассовой книге.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления должны быть заверены подписями кассира и главного бухгалтера.

Кассовую книгу можно вести и с помощью технических средств.

При использовании организацией кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем на каждый аппарат и систему ведётся книга кассира-операциониста. Книга подлежит регистрации в налоговом органе. Она должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя организации и главного бухгалтера, печатью организации, а также подписью должностного лица налогового органа и печатью инспекции Министерства по налогам и сборам. Записи в книгах осуществляются ежедневно в хронологическом порядке, без помарок. Внесённые исправления заверяются подписями кассира и руководителя организации.