Техника и формы бухгалтерского учета

Бухгалтерские документы и их классификация

Совершаемые на предприятиях хозяйственные операции оформляются документами определенной формы.

Документ бухгалтерского учета представляет собой надлежащим образом оформленную деловую бумагу, в которой письменно зафиксированы признаки и показатели одной или нескольких хозяйственных операций для отражения их в учете.

Любой документ должен содержать ряд показателей, которые называются реквизитами. Каждый документ содержит обязательные реквизиты:

• — название документа (формы), код формы;
• — номер документа;
• — подпись;
• — дату составления и действия документа;
• — измерители операций;
• — штамп (печать) организации.

Отсутствие какого-либо обязательного реквизита лишает документ юридической силы, и его показатели не могут быть включены в систему бухгалтерского учета.

Составленные первичные документы подвергаются в бухгалтерии проверке по существу и по форме. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются учетной обработке, которая состоит из таксировки, группировки и контировки.

Таксировка — это проставление расценки в документах. Это необходимо, поскольку значительное число документов составляется в натуральных показателях.

Группировка — это сортировка документов по определенным признакам. На основе группировки первичных документов составляются накопительные и сводные ведомости.

Контировка — это форма разметки корреспондирующих счетов, на которых зарегистрированная в данном документе операция должна быть учтена.

После учетной обработки первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.

Движение регламентируется графиком документооборота, разработанным главным бухгалтером.

График документооборота является одним из элементов учетной политики предприятия, разрабатывается на год и утверждается приказом руководителя.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Они группируются по ряду признаков:

• 1) По назначению:
  • — организационно-распорядительные. Такие документы содержат приказ на совершение хозяйственной операции, факта ее осуществления они не подтверждают, а, следовательно, не являются основанием для учетных записей (например, приказы, распоряжения, банковский чек);
  • — оправдательные. Эти документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете (например, приходные ордера склада);
  • — документы бухгалтерского оформления. Эти документы не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах (например, ведомость учета заработной платы);
  • — комбинированные документы. Они содержат признаки распорядительного и оправдательного документов.
• 2. По времени составления:
  • — первичные. Документы, которые составляются в момент совершения хозяйственной операции;
  • — сводные. Документы, которые обобщают данные первичных документов.
• 3. По объему информации:
  • — разовые. Документы, которые оформляют одну хозяйственную операцию;
  • — накопительные. Документы, которые составляются за определенный период времени и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.
• 4. По месту составления:
  • — внутренние. Документы, которые составляются и используются на предприятии;
  • — внешние. Документы, которые поступают от других организаций и лиц и используются на данном предприятии.