Организация учета денежных средств в кассе ООО «БЦТО»

Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств. Платежеспособность — одна из важнейших характеристик финансового положения.

В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты. Все кассовые операции в ООО «БЦТО» оформляются унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом РФ.

Выполнение всех операций с наличными деньгами возложено на кассира.

Наличные деньги в кассу ООО «БЦТО» поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно — материальные ценности, услуги и пр. Для получения денег со своего расчетного счета банк выдает чековую книжку. Бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его с руководителем и передает кассиру.

При получении денежных средств в кассу бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер. Регистрирует его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф.№ КО-3), где приходному ордеру присваивается номер. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге (ф. № КО-4). При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.). Документы на выдачу подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Выдача денег производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится в день их составления. Против фамилий лиц, не получивших деньги по ведомости в течение трех рабочих дней, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер.

Учет движения денежных средств ведется кассиром в кассовой книге. ООО «БЦТО», как и все организации, ведет одну кассовую книгу. Эта книга прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге производятся кассиром в двух экземплярах сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера организации.

Все кассовые и расчетные операции в ООО «БЦТО» ведутся автоматизированным способом. Для этого на предприятии установлена программа «Инфо-предприятие».

Для наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса». По дебету счета отражается поступление денежных средств, а по кредиту счета выбытие.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге.

В сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты инвентаризации оформляются актом. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации, и отражают записью: Д-т 50 К-т 91.

Недостача денег подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что отражается следующей записью: Д-т 94 К-т 50 и одновременно Д-т 73 К-т 94.

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются строго по целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка. Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

В кассе могут хранится не только денежные средства, но и ценные бумаги и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, акции акционерных обществ, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т. д. Денежные документы учитывают по номинальной стоимости. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам с последующим составлением кассиром отчета по их движению.

Подотчетными лицами являются работники организации, которым выдаются денежные средства из кассы для покрытия предстоящих расходов на определенные организацией цели.

Порядок выдачи денежных средств под отчет и представление отчетности по использованию подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации. Список подотчетных лиц также утверждается руководителем организации.

Подотчетные суммы в ООО «БЦТО» выдаются на хозяйственные, командировочные и представительские расходы. Наличные денежные средства под отчет выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру, который выписывается по завизированному руководством заявлению работника или на основании приказа руководителя. Документы на выдачу денежных средств подписываются руководителем, главным бухгалтером.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Подотчетному лицу запрещается передавать другому лицу выданные подотчет наличные деньги.

В бухгалтерском учете операции выдачи подотчетным лицам денежных средств и документов отражаются следующим образом:

Д-т 71 К-т 50 — выданы из кассы работникам организации денежные средства под отчет на хозяйственные нужды.

Д-т 08 К-т 71 — списаны произведенные подотчетными лицами организации расходы на хозяйственные нужды.

Д-т 50 К-т 71 — в соответствии с авансовым отчетом подотчетным лицом осуществлен возврат неизрасходованного аванса в кассу организации.

Д-т 71 К-т 50 — работникам организации выданы из кассы денежные средства в возмещение перерасхода по авансовому отчету.

Подотчетные лица не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им были выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки представляют в бухгалтерию организации авансовый отчет с подтверждающими израсходованные суммы документами.

На основании утвержденного руководителем организации авансового отчета бухгалтер списывает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы.

В случае, если работник, являясь подотчетным лицом, полученную авансом на определенные цели сумму использовал не по назначению, денежные средства по приходному кассовому ордеру возвращаются в кассу организации, а не возвращенные суммы удерживаются из заработной платы работника.

После заполнения и сдачи подотчетным лицом авансового отчета бухгалтер проверяет целевое расходование средств, правильность расчетов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, а также на оборотной стороне формы № АО-1 указывает суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Возврат перерасхода осуществляется по расходному кассовому ордеру, который подписывается руководителем организации, главным бухгалтером.

Прием остатка денежных сумм подотчетных лиц кассой организации производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером. При этом подотчетному лицу выдается квитанция о приеме денег к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью.

Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг). В зависимости от источника поступления денег оформление операций производится по-разному. Общим для них является одно — на все поступившие в кассу деньги выписываются приходные кассовые ордера.

В кассу организации также могут быть внесены денежные средства в следующих ситуациях.

В случае неполного использования сумм, полученных под отчет, подотчетные лица сдают неизрасходованный остаток в кассу. При этом также заполняется приходный кассовый ордер с выдачей квитанции подотчетному лицу. В бухгалтерском учете такая операция отражается записью:

Д-т 50, К-т 71 — получены денежные средства от подотчетного лица.

При возврате сотрудником в кассу организации полученного ранее займа или возмещение нанесенного организации ущерба производится запись:

Д-т 50, К-т 73 — возврат займа сотрудником.

Организация может получить заем от другой организации:

Д-т 50, К-т 66 (67) — получены денежные средства по договору займа.

Сторонняя организация, взявшая денежные средства по договору займа, может вернуть их в кассу организации:

Д-т 50, К-т 58 — возвращены средства по договору займа.

Общим для всех перечисленных случаев является то, что при осуществлении кассовых операций не требуется использования кассового аппарата. Выписывается только приходный кассовый ордер.