Электронные технологии в делопроизводстве

В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования электронного документа в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках. Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4−84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения», в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована для законодательного закрепления юридической силы новых документов.

Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.

Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:

• — наименование организации — создателя документа,
• — местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес,
• — дата изготовления документа,
• — код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т. д.

В действительности стандарт обеспечил использование машинных распечаток — машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.

ГОСТ 6.10.4−84 лег в основу подготовки разделов ГСДОУ (ВНИИДАД, 1991 г.) и Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, М., 1992), касающихся требований к машиночитаемым документам.

Во всех последующих выходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов в Типовой инструкции по делопроизводству, в федеральных органах исполнительной власти, в новых Правилах работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др. (2007). «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Росархив, ВНИИДАД. — М., 2000 г) также ориентирован на документы «на нетрадиционных носителях», уравнивая их по срокам хранения с бумажными документами.

Например, статья 64 «Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам (инструкциям, правилам)" — предполагает, что на государственное хранение они не передаются.

Заинтересованность архивного ведомства нашла отражение в Положении об Архивном фонде Российской Федерации (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552), где установлен срок временного хранения документов государственной части Архивного фонда на машинных носителях в ведомственных архивах — 5 лет.

Госдумой был принят Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 13 декабря 2001 г. № 129-ФЗ.

Названные выше отечественные проекты законодательных актов не предлагают законодательного введения технологии электронного удостоверения сохранности передаваемого по каналам электронной связи документа.

Основным направлением законодательного регулирования является признание юридической силы электронной подписи в определенной сфере и ограничение ее использования также в определенной сфере.

Мы считаем, что развитие законодательства в сфере информации должно обеспечить расширение информационного производства и информационных отношений на ближайшие 5−10 лет, ускорить процесс информатизации с ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни. Можно назвать, на наш взгляд, три наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:

• — Подготовка документов с использованием электронных технологий, которая должна осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов.
• — Электронная передача информации, используемая для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу. Актуальнейшей задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства.
• — Электронная регистрация поступления документов в систему — предполагает включение в единую информационную систему всех возникающих или поступающих в организацию документов в любой форме на основе единых правил регистрации. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм. Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует. Таким образом, предлагаемый мною подход заключается в том, что на современном этапе, по крайней мере, в ближайшие пять лет первоочередное внимание следует уделять не проблемам «электронного документа», а использованию электронных технологий в традиционном делопроизводстве. Назовем следующие первоочередные проблемы функционирования электронных технологий, подлежащие решению:
• — сохранение форм документов, соответствующих письменной структуре документирования, установленной современными нормативными актами в области управленческой деятельности,
• — разделение подлинников и копий,
• — ограничение круга ситуаций, при которых могут, должны и не должны использоваться ЭД,
• — на основании действующих нормативных актов установление правовых оснований признания юридической силы ЭД и закрепление их в ведомственных инструкциях, методиках и т. п. документах для практического использования и сбора информации о недостатках разработок.

Таким образом, можно констатировать наличие достаточной нормативной базы для практического использования электронных документов, что и происходит на практике, и, вместе с тем, нерешенность таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и всех возникающих новых способов записи и передачи информации. Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое использование которых позволит найти более правильные решения в законодательных актах.