Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и представительским расходам

Хозяйственно-операционные расходы — это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К хозяйственно-операционным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения данного срока. К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции (товаров, работ, услуг), относятся: кассовый ордер (квитанция) формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция к отрывному талону формы 20-ФС, кассовый чек с приложенной копией товарного чека, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.

В Мядельском филиале экономистом для приобретения канцелярских товаров выданы средства по расходному кассовому ордеру 300 000 рублей. По товарному чеку были приобретены материальные ценности. Учет операций по расчетам с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы представим в виде таблицы 2.3.

Таблица 2.3 — Журнал операций по учету расчетов с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы.

Примечание — Источник: собственная разработка по данным предприятия Отказ от плановых методов руководства и развитие рыночных отношений способствовали расширению сотрудничества белорусских организаций с зарубежными и отечественными партнерами. Организации Республики Беларусь для продвижения своих продукции, товаров, работ и услуг поддерживают контакты с постоянными партнерами по бизнесу и осуществляют поиск новых (потенциальных). Такие контакты предполагают проведение переговоров и деловых встреч по вопросам сотрудничества, в т. ч. с иностранными делегациями и лицами (далее — иностранные делегации). Проведение подобных мероприятий предполагает осуществление принимающей стороной определенных расходов, которые в деловом мире принято называть представительскими расходами. Представительские расходы с точки зрения бухгалтерского учета являются хозяйственными операциями, отражаемыми на счетах бухгалтерского учета.

Самое сложное для организаций в части представительских расходов — это определить:

• 1) какие расходы по приему можно включать в состав затрат;
• 2) можно ли угощать винно-водочными и табачными изделиями и включать расходы на них в состав затрат;
• 3) какие расходы можно произвести в качестве расходов по бытовому обслуживанию.

Представительские расходы — это затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с другой организацией (фирмой).

Указ Президента Республики Беларусь от 27.09.2010 495 «О некоторых вопросах расходов на представительские цели» действовал до 1 января 2011 г., так как с этой даты вступил в силу Закон Республики Беларусь от 15.10.2010 174-З, внесший изменения в Налоговый кодекс Республики Беларусь (п. 4 Указа 495). Из ст. 131 данного Кодекса исключен подп. 1.5 п. 1, в соответствии с которым до 1 ноября 2010 г. представительские расходы, произведенные сверх норм, установленных Президентом Республики Беларусь, не учитывали в целях налогового учета. Так как Указ 495 не действует, то сегодня на законодательном уровне не определен закрытый состав представительских расходов.

Организации вправе самостоятельно определять перечень расходов на представительские цели, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности. Документом, определяющим такой перечень, по мнению Минфина Республики Беларусь, может быть локальный нормативный акт, принятие которого осуществляют в рамках учетной политики организации.

Исходя из сложившегося практического опыта организациям можно порекомендовать включить в перечень представительских расходов следующие:

• 1) по приглашению представителей иностранной делегации;
• 2) по проживанию представителей иностранной делегации;
• 3) на питание;
• 4) на транспортное обслуживание;
• 5) на культурное обслуживание;
• 6) на бытовое обслуживание;
• 7) по аренде помещений;
• 8) на услуги переводчика (если он не состоит в штате организации);
• 9) на проведение встреч и переговоров с резидентами Республики Беларусь и др.

Этот список можно дополнить, руководствуясь Инструкцией о порядке расходования средств на представительские мероприятия дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь за границей.

При признании представительских расходов расходами на управление в составе расходов по обычным видам деятельности необходимо исходить из допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Это означает, что факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами.

Соответственно, представительские расходы отражаются в учетных записях в сумме фактически произведенных затрат и включаются в бухгалтерскую отчетность тех отчетных периодов, в которых были реально осуществлены.

Представительские расходы учитываются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы», 20 «Основное производство» или субсчета 90−2 «Себестоимость» в зависимости от принятого способа признания управленческих расходов в приказе по бухгалтерской учетной политике.

В случае если деловые переговоры ведутся с представителями контрагента, прибывшими с целью заключения договоров на приобретение внеоборотных активов, фактические суммы представительских расходов, связанные с их приемом, в бухгалтерском учете должны быть отнесены на увеличение стоимости внеоборотных активов в качестве иных расходов, связанных с их приобретением. В то же время в налоговом учете такие представительские расходы будут признаны прочими расходами, связанными с производством и (или), реализацией в соответствии с общим правилом.

Признание представительских расходов в себестоимости реализации для целей исчисления налога на прибыль разрешается только при соблюдении требований в части экономической оправданности и документальной подтвержденности таких расходов.

Это означает, что организация должна обосновать произведенные затраты и подтвердить их первичными учетными документами, в которых необходимо указать дату и место проведения деловой встречи (приема), приглашенных лиц, участников со стороны организации — инициатора переговоров, конкретное назначение расходов и их величину.

Первичные учетные документы согласно п. 2 ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» с последующими изменениями и дополнениями принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• 1) наименование документа;
• 2) дату составления документа;
• 3) наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции;
• 4) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
• 5) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• 6) личные подписи указанных лиц.

Однако если в первичных документах нет реквизитов, установленных ст. 9 указанного Закона, то отраженные в них расходы не являются документально подтвержденными, следовательно, не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.

Кроме того, если из утвержденных Министерством статистики и анализа Республики Беларусь унифицированных форм первичной учетной документации организацией удалены существенные реквизиты унифицированных форм, то расходы, произведенные и указанные организацией в первичных документах, не соответствующих требованиям законодательства Республики Беларусь, не могут быть признаны документально подтвержденными, следовательно, не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.

В качестве приложения к приказу по учетной политике рекомендуется утвердить локальный документ, определяющий конкретный порядок использования средств на представительские расходы, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации. В обязательном порядке должен быть назначен ответственный за проведение официальных деловых мероприятий.

Целесообразно в каждом конкретном случае составлять следующие организационно-распорядительные и первичные учетные документы по формам, утвержденным в приложении к приказу по учетной политике:

• 1) смету представительских расходов на каждый квартал или год, утвержденную компетентным должностным лицом;
• 2) приказ о подготовке к переговорам, в котором должны быть даны указания по направлению приглашения на деловую встречу*контрагентам с обозначением цели прибытия представителей партнеров (действующих или потенциальных);
• 3) программу проведения каждой деловой встречи, включающую не только регламент встречи, но и перечень обсуждаемых вопросов;
• 4) исполнительную смету представительских расходов на каждую деловую встречу;
• 5) отчет о проведении деловой встречи;
• 6) акт на списание представительских расходов по каждому случаю приема делегации.

В анализируемом периоде представительских расходов на предприятии к учету не принималось.

Таким образом, в процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами. В основном, это закупка товарно-материальных ценностей и служебные командировки. Благодаря командировкам налаживаются связи с покупателями и заказчиками, налаживаются деловые связи. Все эти отношения регулируются законодательством. Наличные деньги могут быть выданы из кассы на операционные, хозяйственные и командировочные расходы.

Аванс выдается по расходному кассовому ордеру. Новый аванс выдается при условии полного расчета по предыдущему авансу.

О фактических расходах подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов. Передача аванса другим лицам запрещена. Отчет подотчетного лица сдается бухгалтеру не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы в той валюте, в которой получен аванс. К нему прилагается командировочное удостоверение с отметками «убыл-прибыл» во всех пунктах командировки, проездные билеты и квитанции гостиницы. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм, по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета.

Для учета подотчетных сумм открывают активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого записываются суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки, а по кредиту отражается списание израсходованных подотчетных сумм.

Аналитический учет подотчетных сумм ведется по каждому лицу.