Особенности составления и оформления электронных документов ОАО

Требования к оформлению и составлению организационно-распорядительной документации ОАО

В этом параграфе рассмотрим требования к оформлению и составлению документации в ОАО «ММК». Все требования оформлению регламентированы в инструкции по делопроизводству в ОАО И АО 3−01−2010. К создаваемым в ОАО управленческим организационно-распорядительным документам (ОРД) относятся:

Организационные (устав, организационная структура и штатное расписание, положения и инструкции);

Распорядительные (приказы и распоряжения; протоколы, содержащие решения);

Информационно-справочные (письма, акты, справки, объяснительные записки, докладные записки, факсы, телеграммы, телетайпограммы, номенклатура дел).

ОРД, как правило, оформляют на бланках. Для изготовления бланков используют два основных формата: А4 (210×297) и А5 (148×210). Основную часть документов составляют на бланках формата А4. Для небольших писем, справок, заявок используют бланки формата А5. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

В ОАО установлены следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма и бланки конкретного вида документов.

Для каждого вида ОРД допускается два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный.

Бланки документов используются по назначению и не передаются другим организациям и лицам.

Электронные шаблоны бланков ОАО размещены на сервере «Archive».

Документы изготавливают машинным способом; с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ; на магнитных носителях данных.

Правила оформления реквизитов при подготовке документов составлены на основе ГОСТ Р 6.30−2003.

Теперь же рассмотрим требования к оформлению распорядительной документации. К распорядительной документации относятся приказы и распоряжения. Начнем с приказа:

Приказ — это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащие обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке — бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

В состав реквизитов приказа, включая реквизиты бланка, входят следующие:

• — 01 — Государственный герб РФ, если это соответствует Положению о Государственном Гербе РФ. На этом месте также может быть помещен герб субъекта РФ (реквизит 02) или изображена символика (эмблема, логотип, товарный знак) организации (реквизит 03);
• — 08 — наименование организации;
• — 10 — наименование вида документа;
• — 11 — дата документа;
• — 12 — регистрационный номер документа;
• — 14 — место составления или издания документа;
• — 18 — заголовок к тексту;
• — 20 — текст документа;
• — 21 — отметка о наличии приложения;
• — 22 — подпись;
• — 23 — гриф согласования документа;
• — 24 — визы согласования документа;
• — 27 — отметка об исполнителе;
• — 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• — 30 — идентификатор электронной копии документа.

Теперь же рассмотрим распоряжение:

Распоряжение — один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия.

Распоряжение готовится и оформляется по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения, как и приказы, оформляются на специальном бланке — бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа РАСПОРЯЖЕНИЕ.

Состав реквизитов аналогичен составу реквизитов приказа:

• — 01 — Государственный герб РФ, если это соответствует Положению о Государственном Гербе РФ. На этом месте также может быть помещен герб субъекта РФ (реквизит 02) или изображена символика (эмблема, логотип, товарный знак) организации (реквизит 03);
• — 08 — наименование организации;
• — 10 — наименование вида документа;
• — 11 — дата документа;
• — 12 — регистрационный номер документа;
• — 14 — место составления или издания документа;
• — 18 — заголовок к тексту;
• — 20 — текст документа;
• — 21 — отметка о наличии приложения;
• — 22 — подпись;
• — 23 — гриф согласования документа;
• — 24 — визы согласования документа;
• — 27 — отметка об исполнителе;
• — 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• — 30 — идентификатор электронной копии документа.

Далее рассмотрим требования к оформлению и составлению организационной документации. Проанализируем должностную инструкцию.

Должностная инструкция — это локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция — эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Должностные инструкции составляются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием. Как правило, должностные инструкции для руководителей организаций не разрабатываются — их деятельность регламентируют положения о соответствующем структурном подразделении.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. В состав реквизитов должностной инструкции входят следующие:

• — 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• — 08 — наименование организации;
• — 10 — наименование вида документа (и наименование должности или структурного подразделения организации);
• — 11 — дата документа;
• — 12 — регистрационный номер документа;
• — 16 — гриф утверждения документа;
• — 20 — текст документа;
• — 22 — подпись;
• — 24 — визы согласования документа (и виза ознакомления);
• — 25 — оттиск печати.

Следующим пунктом параграфа будут требования к оформлению и составлению информационно-справочной документации.

Информационное письмо — это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории служебных писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Обязательными реквизитами делового письма по ГОСТ Р 6.30−2003 являются:

• — реквизит 03 — эмблема (логотип) организации;
• — реквизит 04 — код организации;
• — реквизит 05 — ОГРН юридического лица;
• — реквизит 06 — ИНН/КПП;
• — реквизит 08 — наименование организации;
• — реквизит 09 — справочные данные об организации;
• — реквизит 11 — дата документа;
• — реквизит 12 — регистрационный номер документа;
• — реквизит 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• — реквизит 14 — место составления документа;
• — реквизит 15 — адресат;
• — реквизит 18 — заголовок к тексту;
• — реквизит 20 — текст;
• — реквизит 21 — отметка о наличии приложения;
• — реквизит 22 — подпись;
• — реквизит 23 — гриф согласования документа;
• — реквизит 25 — оттиск печати;
• — реквизит 27 — отметка об исполнителе.

В следующей главе мы подробно проанализируем отдельные виды документов.

Состав реквизитов и соотнесем их оформление с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003.