Направления совершенствования синтетического и аналитического учета движения товаров и тары в розничной торговле

Одним из направлений совершенствования синтетического и аналитического учета движения товаров и тары в розничной торговле является его автоматизация. Организация и технология автоматизированной обработки синтетического и аналитического учета движения товаров и тары в розничной торговле зависят от вида программного обеспечения.

Автоматизированная обработка учетно-аналитической информации в розничной торговле имеет ряд особенностей, связанных с функциональным назначением и ролью торговли в процессе воспроизводства. Торговая организация функционирует благодаря своей роли посредника в реализации товаров, производимых организациями промышленности, сельского хозяйства и перерабатывающих отраслей. С позиции системного подхода целесообразно создавать взаимосвязанные системы управления технологическими процессами — организационно-экономическую и автоматизированную.

Разновидность торговой организации и территориальное размещение организаций, входящих в ее состав, степень самостоятельности объекта, уровень централизации учета и вычислительных работ применяемые методы контроля операций относятся к организационным факторам. Техническое оснащение торговой организации средствами вычислительной техники и средствами коммуникаций имеет также существенное значение в организации рациональной технологии.

Основной особенностью является значительная рассредоточенность торговых и торгово-производственных единиц. Этим определяется целесообразность использования технологии децентрализованной обработки данных, а развитие ПЭВМ и средств коммуникаций создало технологическую основу для ее реализации.

Автоматизированные системы управления в торговле традиционно создавались как совокупность подсистем, которые соответствовали функциональным службам и подразделениям административно-организационного управления. Так, нормативными документами в отрасли был определен следующий перечень подсистем: изучение прогнозирования спроса, управление товарооборотом; управление товародвижением; бухгалтерский учет; управление финансовой деятельностью; управление трудом и заработной платой; управление кадрами; управление капитальным строительством; управление материально-техническим снабжением. В зависимости от функций объекта управления перечень мог изменяться и не являлся обязательным для всех видов АСУ в торговле и общественном питании. Однако, в составе всех уровней управления АСУ торговли предусматривались первые четыре подсистемы, которые были определены в общеотраслевых руководящих методических материалах по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ организаций (ОРММ-учет).

В розничной торговле разработка и эксплуатация автоматизированных систем обработки экономической информации при реализации централизованной обработки данных с широким и полным набором функциональных подсистем было возможно только в крупных универмагах, домах торговли, универсамах из-за значительных затрат на приобретение техники.

Снижение затрат на организацию автоматизированной обработки информации в небольших розничных торговых организациях возможна на основе простых малых и микро ЭВМ. Автоматизация обработки данных учета товаров и товарооборота в розничной торговле включает решение задач учета товарных операций, которая является основной задачей бухгалтерии и относится к числу наиболее трудоемких. Трудоемкость учета обусловлена как постоянным расширением сети объектов, ростом числа контрагентов торговли, усложнением связей между ними, так и все возрастающим потоком товарной массы, проходящей через каналы общения.

Подсчитано, что документы по учету движения товаров и тары в общем документопотоке составляют 70%. Помимо большого объема, предпосылкой автоматизации рассматриваемого участка работ является рутинность и повторяемость вычислительных процедур.

Контроль за ходом выполнения установленных заданий, своевременное и правильное оприходование и списание товара, сохранность ценностей и поддержание определенной ассортиментной структуры являются целью учета товарных операций.

Исходя из этого, помимо общих задач АИСБУЭА: обеспечение заданных технологических параметров (ресурсные, временные и стоимостные), качественное улучшение контрольно-аналитической информации, — появляется ряд специфических задач. Основными из них являются: компьютерное документирование товарных операций; формирование на ПЭВМ бухгалтерских проводок; автоматизированный контроль цен; расчет нормативов товарных запасов; получение аналитических сведений о поступлении и реализации товаров в необходимых разрезах; формирование выходных сообщений по неходовым и залежалым товарам [38, c.21].

Особенностью ведения учета товарных операций в розничной торговле является учет в стоимостном выражении.

Способы компьютерной обработки учетно-аналитической информации существенно зависит от ряда факторов. В их числе выделяются следующие: порядок аналитического учета товаров на складах; объем совершаемых товарных операций и методы их учета в бухгалтерии; уровень централизации учетно-вычислительных работ, используемый комплекс вычислительной техники.

Считается, что около 90% сведений для управления концентрируется в бухгалтерских источниках, поэтому важная роль должна отводиться организации дистанционного обмена данными между объектами и бухгалтерией.

Развитие компьютерных информационных технологий на современном этапе автоматизации учета в торговых организациях предполагает использование современных ПЭВМ, локальных сетей, специальных компьютерных систем (POST-терминалов), электронных весов и пакетов прикладных программ.

В организациях потребительской кооперации для автоматизации учетных работ в основном используют программу «АРМ-бухгалтер», разработанную вычислительным центром Белкоопсоюза. Результатом автоматизированной обработки данных является получение обработанного отчета и машинограмм, заменяющих регистры аналитического учета (к-2, к-3, к-4), формирование оборотных ведомостей по аналитическому и синтетическому счету 41−2 «Товары в розничной торговле», формирование итоговой оборотной ведомости.

В сегодняшних условиях проконтролировать состояние товарных запасов можно с помощью ЭВМ. Во многих зарубежных странах с развитой рыночной экономикой в торговой организации по каждому товару или товарной группе установлены максимальные и минимальные нормативы их запасов. На компьютере с применением других современных технических средств ежедневно контролируется состояние товарных запасов и если по какому-либо товару фактический запас достиг минимального норматива, то ЭВМ автоматически выписывает поставщику заявку на разность между максимальными и минимальными нормативами. Работники магазина пересылают заявку поставщику и контролируют ее выполнение. Такой метод учета в условиях компьютеризации экономической работы должен быть внедрен в практику работы торговых организаций в сегодняшних условиях, так как он является эффективным и отражает необходимые процессы по управлению торговлей, а не традиционно сложившиеся, изжившие себя.

В настоящее время в Светлогорском райпо Гомельского ОПС планируется продолжать деятельность по автоматизации учетных работ. Одновременно с этим необходимо организовать курсы или семинары по повышению квалификации работников в области автоматизации. Это связано с тем, что многие работники обладают хорошей практической базой ведения учета вручную и избегают работы за компьютером. В целях улучшения работы следует рассматривать и такой вариант, как соединение компьютеров и локальную сеть с определенной степенью доступа для товароведа, для бухгалтера и т. д. Данная мера позволит получить оперативные данные для принятия эффективных управленческих решений.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сделать вывод, что при автоматизированном учете движение товаров и тары в розничной торговле можно решить целый ряд существующих вопросов. Автоматизированный учет позволил бы упростить формы документов, значительно сократить затраты труда, времени на обработку документов, увеличить скорость вывода данных, а некоторые данные уже формировать самостоятельно из базовых. Например, не надо будет подсчитывать товарооборот, машина сделает это сама и выдаст готовый точный ответ.