Разработка плана участия ЧУП «Комбинат кооперативной промышленности Шкловского Райпо» в выставках и ярмарках на перспективный период

План маркетинга является основополагающим организационно-методическим документом маркетинговой деятельности организации. В нем с предельной конкретностью должны быть определены задачи, время (сроки и продолжительность), место и методы осуществления мероприятий, обеспечивающих достижение поставленных целей и задач организации. План маркетинга служит также средством объединения в целостную систему различных частных планов — сбыта и распределения, рекламы и стимулирования сбыта и т. д. При этом планы маркетинга часто делят на стратегические и тактические (годовые) планы. Иногда их объединяют в единый план. Выгоды для организации при разработке таких планов следующие:

• — планирование поощряет руководителей постоянно мыслить перспективно;
• — оно ведет к более четкой координации предпринимаемых фирмой действии;
• — в результате планирования устанавливаются показатели деятельности для последующего контроля;
• — оно заставляет организацию четче определять свои задачи и политические установки.

Для того чтобы полноценно использовать выставочные ресурсы, необходимо знать, какие методы и стратегии являются самыми эффективными, и уметь применять их на практике. Поскольку многие из участников выставки не имеют специальной подготовки и навыков в работе ярмарочно-выставочных мероприятий, они проводят их в основном, глядя и копируя других. В результате многие экспоненты из раза в раз повторяют одни и те же типичные ошибки, не осознавая того, что не умеют грамотно использовать выставочные ресурсы. Они думают, что все знают об участии в выставках и не прилагают усилий для изучения методов ведения эффективной выставочной деятельности. Ежегодно во всем мире проводится множество выставок, и очень трудно решить, в какой из них участвовать. Некоторым отраслям промышленности в ряде выставок участвовать просто необходимо, но остается еще немало выставок, участие в которых не столь очевидно. Весьма трудно составить себе представление о выставке, ни разу ее не посетив, и поэтому необходимо использовать каждую возможность для посещения различных выставок. Уникальность участия в зарубежной выставке как элемента маркетинговой политики предприятия состоит в том, что оно позволяет вести свою игру на чужой, в принципе, территории. Представители ЧУП «Шкловский ККП» привозят свою экспозицию, но не разыскивают клиента по местам его «дислокации» — потенциальные потребители сами приходят на выставку и посещают стенд и появляется возможность убедить зарубежного потенциального клиента стать покупателем. Это не просто, но именно в этом и заключается искусство успешного участия в выставке. На экспозиции выставки клиенту предоставляют огромный выбор продукции, которую он разыскивает, это является отличительной чертой универсальной выставки, где каждый обязательно найдет то, что ему необходимо. Наконец, на выставке, как нигде, можно «обкатать» новую идею или новую продукцию. Образец, еще не запущенный в производство, по вызванному им интересу составит ваше представление о его рыночном потенциале. При этом не потребуется нанимать команду специалистов, чтобы спрогнозировать его покупательную способность. Успех выставки для ее участника не имеет ничего общего с количеством посетителей выставки: этот показатель характеризует скорее успех организаторов, мерило достижений которых — величина проданной под экспозиции площади. Успех участника — ваш успех, и зависит он только от вас. Сегодня участие в выставках стало для многих компаний обязательным, однако, все чаще можно услышать, что вложения в выставочную деятельность не оправдывают ожидания.

Для большинства участников выставочной деятельности основной традиционной формой работы на выставке является аренда площади и подготовка выставочного стенда. Основной ошибкой руководства многих компаний является неправильное понимание самого принципа подготовки и участия в выставке. Подготовка к предстоящей выставке начинается за 1−2 месяца до ее начала и основное внимание уделяется выбору, организации и оформлению выставочной площадки и выделению сотрудников для работы на стенде, а также изготовлению выставочных стендов и рекламных материалов.

Получение максимальной отдачи от выставочной деятельности возможно только при правильной разработке общего перспективного плана участия компании в тематических выставках, конференциях и других мероприятиях и плана каждого конкретного мероприятия в отдельности.

План должен включать в себя перечень задач, которые должны быть решены в результате участия в выставке: основные цели участия в тех или иных мероприятиях, перечень мероприятий, предполагаемых к выполнению в процессе подготовки выставки, во время ее проведения и по ее завершении, перечень целевой аудитории, с которой предполагается проводить работу (приглашенные на выставку, конкуренты, потенциальные клиенты, партнеры и т. д.).

Для достижения результата в поставленных задачах, необходимо составить план выставочных мероприятий. План организации выставок рассчитывается на один год. В настоящее время, в Белоруссии существует огромное количество ювелирных выставок, проводящихся в разных городах и регионах. Каждая из них имеет свою масштабность и значимость, свою публику. Поскольку организация ЧУП «Шкловский ККП» нацелена на максимальный результат и готова к участию в выставках, то следует останавливать свой выбор на выставках в больших городах.

Перед выставкой. Определить свои задачи. Это является, самой важной вещью при планировании участия в выставках.

Планирование стенда. Расположение, дизайн и программа мероприятий вашего стенда должны отражать то, чего вы хотите достичь.

Персонал. Штат, занятый на выставке должен соответствовать целям выставки. Будут ли присутствовать технические специалисты, которые могут рассказать о продуктах и услугах более подробно? Или топ-менеджеры, чья задача — общение с высокопоставленными посетителями? Хватит ли улыбающихся стендистов, которые просто привлекают посетителей на стенд. Все это должно быть оговорено заранее.

Реклама и PR до выставки. Необходимо разослать уведомления о программе стенда предварительно зарегистрировавшимся посетителям выставки: сообщить людям, почему они должны посетить этот стенд.

Во время выставки всегда наблюдается дефицит времени, все-таки необходимо выделить несколько минут на осуществление следующих мероприятий.

Провести совещание с персоналом каждый день. Так как именно персонал несет основную ответственность за эффективность выступления на выставке. Поэтому ежедневные совещания по итогам дня необходимы.

Определить технологию работы на стенде. Для стендистов существует стандартная процедура, хорошо зарекомендовавшая себя на практике.

Останавливайте людей, используя цвет, движения, звук, броскую графику и конкурсы.

Вежливо прекращать контакт с людьми, которые не представляют интереса.

Необходимо приглашать журналистов на стенд. Всегда поддерживать достаточное количество информационных материалов о своей компании в пресс-комнате. Сотрудничать с организаторами выставки, чтобы направить журналистов прямо на свой стенд Самой крупной выставкой в Белоруссии, безусловно, является выставка РУП «НВЦ «БелЭкспо». Участие в данной выставке очень престижно для любой организации по выпуску хлебобулочной продукции, да и в целом продуктов питания.

Годовой план участия в выставках, рассмотрен в таблице 3.4.

Таблица 3.4 — План участия в выставках ЧУП «Шкловский ККП» на 2013 год.

Примечание. Источник: собственная разработка.

С учетом данных таблицы 3.4 можно с уверенностью сказать, что все вышеперечисленные выставки потенциально интересны для исследуемой организации, но наибольший интерес представляет выставка «ПРДЭКСПО-2013», по масштабу, профилю посетителей (как профессионалы, так и любители).

На этапе подготовки к выставке:

Первый этап: выбор тематики выставки.

Важно правильно выбрать конкретную выставку (или несколько выставок) из общего спектра тематических выставок.

Ни одна компания не может позволить себе участвовать во всех выставках по определенной тематике. К тому же часто происходит пересечение тематик выставок.

Эта проблема осложняется увеличением количества выставок по одной тематике и возрастанием конкуренции между выставочными площадками, на которых происходит организация выставок. (В выставочном бизнесе так же как и в любом другом идет «борьба за клиента»). Поэтому выбор конкретной выставки (или нескольких выставок), в которых целесообразно участвовать — это отдельная проблема, требующая пристального изучения. Необходимо исследовать целый ряд вопросов: состав участников, круг представляемых вопросов и проблем, учредители, спонсоры, качественный состав посетителей, рейтинг выставки и динамика ее развития и т. д. Отдельно стоит остановиться на проверке достоверности информации.

Очень важно получение информации о посетителях прошлых выставок (их состав, много ли участников из регионов, из-за рубежа и т. д.), о мероприятиях, проводимых во время выставки (семинаров, конференций, выступление важных чиновников, посещение выставки представителями министерств и ведомств — поддержка со стороны государства), круг представляемых вопросов и проблем, учредители, спонсоры, рейтинг выставки и динамика ее развития и т. д. Отдельно стоит остановиться на проверке достоверности информации.

Провести взвешенный анализ выставок и выставочных площадок по данной тематике (а также близким по тематике или функционально связанным или пересекающимся с данным направлением) и сделать выбор конкретной выставки (составить тематический план участия в выставках), оптимальных для данной компании или достижения определенной цели — это одна из главных задач маркетингового исследования, проводимого в начальной стадии.

Второй этап: выбор продукта для позиционирования на выбранной выставке из перечня продукции предприятия, продуктов и услуг, предлагаемых компанией и т. д.

Характеристики продукта, которым занимается предприятие (дистрибьюция, производство и т. п.) сильно влияют на формирование выставочной политики предприятия и должны учитываться при проведении МИ.

Например, если предприятие выпускает запасные части к станкам, то тематика выбираемой выставки должна быть так или иначе связана с этими станками (их производством, сбытом, сферой использования и т. д.). …

Если продукт рассчитан на внутренний рынок, скорее всего исключается участие в зарубежных выставках (если выход на международный рынок не является отдельной задачей). И т.д.

Третий этап: выбор типа выставки и формы представления продукта (виртуальная, на реальной площадке со стендом, участие в конференции в составе выставки без участия в работе на стенде и т. д.).

Каждая из форм представления продукта или услуги имеет свои плюсы и минусы и может подчеркнуть достоинства и завуалировать недостатки при удачно выбранной форме подачи материала, и наоборот.

Бурное развитие Интернет… Особенно актуально для регионов где появился Интернет достаточно…

Если не надо имиджевого стенда, то приемлемо участие в виртуальных выставках, имеющих свое преимущество — работают постоянно и круглосуточно.

Четвёртый этап: выбор места проведения выставки:

За рубежом, столичные выставки, региональные выставки.

Много информации можно получить из открытой печати — мониторинг СМИ (новые проекты в регионах, включая международные; состояние регионов, политическая ситуация и т. п.) — все это поможет выбору места выставки, адекватного Вашим задачам.

Пятый этап: выбор оптимального места на самой выставке Эта проблема достаточно часто не учитывается при выборе площадки и подготовке к выставке. Используется сложившийся стереотипный подход — желательно, чтобы стенд находился в «проходном» месте и бросался в глаза непосредственно от входа. В то время как у каждого продукта могут быть особенности, которые требуют совсем другого подхода к выбору места экспозиции. Есть также ряд подходов, которые при творческом отношении к организации выставки в сочетании с выбором правильного места помогут существенно сэкономить средства на ее проведение.

Шестой этап: выбор дороговизны стенда — определение бюджета выставки.

Седьмой этап: решение вопроса «продавать или не продавать на выставке товар». Насколько это целесообразно и не повредит ли имиджевой политике компании это наиболее важно при участии в выставочно-ярмарочных мероприятиях.

Восьмой этап: определение с преобладанием информационной или имиджевой составляющей участия в конкретной выставке.

После завершения выставки оценка реальной эффективности участия в выставке, подведение итогов, обработка информации и т. д.

Информация, полученная в ходе проведения выставочного мероприятия, позволяет произвести оценку эффективности мероприятия и участия в нем фирмы. Сейчас уже существует методы оценки эффективности участия в выставке. Причем специалистами уже предлагаются и качественные, и количественные критерии оценки. И несмотря на то, что в отличие от западной выставочной индустрии, в нашем выставочном бизнесе это направление только начинает развиваться, в связи с чем методы и критерии пока еще проходят этап разработки, «обкатки» и подвергаются критике, составить достаточно полную картину эффективности участия компании в конкретной выставке можно и нужно.

Давно пора уйти от оценки участия в выставке размером стенда и его качества (хотя это тоже важно). Надо оценивать эффективность проведения выставки количеством бизнес-контактов, качества и количеством получения информации во время мероприятия. Полезно получить «отклик» гостей, заказчиков, участников выставки. На этом этапе проводится сравнение реальной эффективности с предполагаемой, которая рассчитывалась на этапе подготовки к выставке.

Поскольку для нашего исследования наибольший интерес представляет расчет эффективности от участия организации в выставке, мы опустим комментарии к разделам, относящимся к сбору информации о выставке, и перейдем к бюджетированию мероприятия.

Для этого необходимо рассчитать следующие показатели, составляющие бюджет нашего мероприятия:

В таблице 3.5 представим расходы на строительство и монтаж стенда.

Таблица 3.5 — Расходы на строительство и монтаж стенда.

Примечание. Источник: собственная разработка.

Итого цена стенда «ПРДЭКСПО-2013» составляет 12 500 000 р.

Расходы на аренду площади под размещение выставочного стенда представлены в таблице 3.6.

Стоимость выставочной площади (за кв. м) составляет:

• — стоимость оборудованной выставочной площади (за кв. м), включает в себя стандартное наполнение стенда: напольное покрытие, стол, 2 (4) стула, электророзетка до 1 кВт, светильник на каждые 3 м, надпись на фризовой панели до 18 знаков.) составляет 120 евро.
• — необорудованная выставочная площадь (за кв. м): в выставочном павильоне составляет 60 евро.

— открытая выставочная площадь (за кв. м): на прилегающей к павильону территории составляет 30 евро.

Таблица 3.6 — Расходы на аренду площади под размещение стенда.

Таким образом, расходы на аренду площади под стенд составляют 40 320 000 р. за период проведения выставки. Регистрационный взнос составляет 200 евро.

Итого транспортные расходы составляют 705 000 р. Транспортные расходы составляют незначительную величину, благодаря использованию собственного автопарка организации (таблица 3.7).

Таблица 3.7 — Транспортные расходы на доставку экспонатов на выставку.

Таким образом, расходы на доставку экспонатов на выставку составляют 705 000 р.

Таблица 3.8 — Расходы на создание рекламных буклетов.

Примечание. Источник: собственная разработка.

Изготовление буклетов обойдётся организации в 1 260 000 р.

Таблица 3.9 — Расходы на персонал, обеспечивающий проведение выставки.

Расходы на персонал составляют — 450 000 р.

Участие в ярмарке-выставке позволит заключить контракты на 5% производимой предприятием продукции.

Таким образом, общая сумма расходов на проведение мероприятия составляет 6 817 000 р.

Рассмотрим расходы на осуществление мероприятия в таблице 3.10.

Таблица 3.10 — Расходы на осуществление мероприятия.

Определим экономическую эффективность проведённого мероприятия.

Объем производства в 2012 г. составил 13 385 млн. р., если цель будет выполнена, то выручка увеличится на 20%, так как получится заключить контракты на 2% производимой предприятием продукции, что составляет 13 385 млн. р. * 0,02 = 267,7 млн р.

Экономический эффект = 267,7−55,235 = 212,465 млн р.

Безусловно, указанная выше информация важна и она во многом характеризует, насколько успешным или неудачным было участие фирмы в работе ярмарки или выставки. Однако, чтобы иметь более полное представление об эффективности участия в их работе, следует провести сравнительный анализ целей участия в международной ярмарке или выставке и фактически достигнутых результатов.

Также в качестве посетителей («деловой визит»), с целью приобретения новых способов упаковки хлебобулочной продукции можно посетить одну из предложенных выставок:

Таблица 3.11 — Выставки для «делового визита» организацией ЧУП «Шкловский ККП».

Примечание. Источник: собственная разработка.

Данные выставки будут проходить с 10.09 — 13.09 в г. Минск, по ул. Я. Купалы, 27 УП «Экспофорум», РУП «НВЦ «БелЭкспо» .

Участие организации ЧУП «Шкловский ККП» в выставках проводимых Республиканским унитарным предприятием «Национальный выставочный центр «БелЭкспо» считается очень престижным и даёт организации шанс показать себя и свою продукцию предполагающим партнёрам, тем самым заключить контракты и расширить свой рынок.

С целью подготовки к участию ЧУП «Шкловский ККП» в ярмарке (выставке), обеспечивается решение следующих задач: определяется способ участия в ярмарке или выставке:

• — необходимость участия посредников и их роль в подготовке к ярмарке выставке, в частности, посредник — обеспечение транспортировки экспонатов с организации на выставку, необходимо воспользоваться услугами организации осуществляющей сборку стенда под конкретные нужды организации;
• — определяем перечень экспонатов и определяется необходимая для их представления площадь, частности — товары продовольственного и непродовольственного назначения;
• — выбор изготовителя стенда и его конструкция, позволяющая демонстрировать соответствующие экспонаты, в частности — ОДО «Минскэкспо» занимается изготовлением стендов на месте, причём для организаций Белкоопсоюза предоставляется скидка 20%;
• — план проведения маркетинговых мероприятий, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем, в частности — раздача рекламных буклетов;
• — подготавливаются необходимые материалы для ярмарки выставки;
• — составляется план и в соответствии с ним организуются транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов, а также различных материалов, требующихся для оформления стенда, так и для других целей, обусловленных участием организации в работе данной ярмарки или выставки;
• — организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или выставки к факту участия организации в ее работе раздача буклетов;
• — создаются и изготавливаются соответствующие информационные материалы;
• — печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтересовано предприятие.

Решение перечисленных выше задач обеспечивает подготовку организации к участию в работе ярмарки выставки и уже за день до начала работы ярмарки выставки сотрудники организации готовы принять у фирменной экспозиции представителей заказчиков, потенциальных клиентов и средства массовой информации. Не дожидаясь такого посещения, предприятие распространяет соответствующие пресс-релизы через пресс-центр, который, работает на ярмарке или выставке.

Цель участия в ярмарке-выставке торговли:

• -заключение контрактов на 20% будущего товарооборота организации;
• -заявить о себе как о перспективном реализаторе продукции.

Помимо выставок и ярмарок, проводимых на территории Республики Беларусь ЧУП «Шкловский ККП» следует принимать участие в международных выставках, что даст возможность не только показать себя, но также набраться опыта и его заимствованию у зарубежных организациях.

Рассмотрим некоторые из выставок перечисленных выше которым по мнению автора дипломной работы следует уделить непосредственное внимание:

К примеру, выставка MODERN BAKERY MOSCOW — современное хлебопечение — 24.04 — 27.04.2013.

Данная выставка сочетает традиции и инновации. Более 18 лет в выставке с успехом принимают участие ведущие российские и иностранные производители и поставщики хлебопекарного, кондитерского оборудования и пищевых ингредиентов. На сегодняшний день выставка Modern Bakery Moscow — одно из самых значимых деловых событий хлебопекарной и кондитерской отрасли во всем мире и, безусловно, ведущая специализированная выставка в этой отрасли в России и странах ближнего зарубежья.

Инновации — профессионалы отрасли более чем из 30 стран мира ежегодно встречаются на выставке Modern Bakery Moscow, чтобы получить необходимую информацию о последних тенденциях развития рынка и инновациях от ведущих компаний отрасли. Ежегодная экспозиция выставки — это новинки и последние разработки отрасли с целью усовершенствования и повышения эффективности процесса производства.

Контакты — самое важное для успешного развития бизнеса — установление личных контактов и связей. Самый быстрый и удобный способ найти клиентов и партнеров, поддержать отношения, разместить заказы — это работа на выставке. За четыре дня можно успеть многое: и ознакомиться с продукцией, и получить целостное впечатление о состоянии рынка, и, конечно, пообщаться со старыми партнерами и найти новых.

Ещё одна выставка проводимая в 2013 году заслуживает внимания, это 18-я международная специализированная выставка «Хлеб-2013» г. Киев 10 — 12 апреля ООО «Выставочная фирма «Троян» Украина, 3 040, г. Киев, проспект Голосеевский, 68, секция «А», оф. 7 .

В основу 18-й международней специализированной выставки «Хлеб-2013» входит: хлебопекарное оборудование, сырье и ингредиенты, хлебобулочные изделия, мучные кондитерские изделия, сырье, пищевые добавки, оборудование, упаковка и др.

Организатор международных выставок ООО «Выставочная фирма «Троян» существует с 1995 г. За это время проведено более 90 выставочных мероприятий международного уровня. Сегодня, ВФ «Троян» проводит 10 ежегодных международных специализированных выставок, которые уже стали традиционными и в частности «Вендинг Экспо Украина». Компания Троян член EVA (европейская ассоциация вендинга).

Также ЧУП «Шкловскому ККП» следует поучаствовать и в европейских выставках, пускай пока может и не в качестве участников, а в качестве посетителей, но опыт, который мы приобретем, побывав на таких выставках, к примеру, как SIAB и Prosweets-2013 пригодится нам для усовершенствования выставочно-ярморочной деятельности организации.

Выставка SIAB является крупнейший и наиболее важный итальянская выставка и один из самых важных европейских выставках, посвященных секторам например, технологий, сырья и полуфабрикатов для производства хлеба, кондитерские изделия, пицца и паста. СИАБСКИЙ — техно выпекать выставка может похвастаться обновленный формат и рассмотрела содержание предложить посетителям уникальный, динамичным и информативным программы мероприятий. Сегодня более чем когда-либо раньше — для промышленных и малого бизнеса торговых операторов так — Сиаб является ссылкой событием для профессионального обновления и развития бизнеса. СИАБСКИЙ 2013: больше международных, более полной, более специализированных.

маркетинг ярмарка финансовый рыночный.