Разработка рабочего плана ФСА организационных структур управления

ФСА давно перерос свое название, так как является не только методом анализа, позволяющим выявлять резервы и недостатки, но и методом обоснования и разработки мероприятий по совершенствованию системы управления, методом внедрения организационных мероприятий. Этапы проведения ФСА можно распределить по стадиям организационного проектирования. На стадии пред проектной подготовки осуществляются подготовительный, информационный, аналитический этапы ФСА; на стадии проектирования — творческий, исследовательский, рекомендательный; на стадии внедрения оргпроектов — внедрение результатов ФСА, На подготовительном этапе ФСА проводится комплексная обследование состояния производства и управления, выбор объекта анализа, определяются конкретные задачи проведения ФСА, составляется рабочий план и приказ руководителя предприятия о проведении ФСА.

Объект анализа выбирается в ходе подготовки перспективного плана развития предприятия, в частности его раздела «Планирование технического развития и организация производства». Рекомендуется выделять специальный раздел «Планирование совершенствования управления производством», который включает все мероприятия по совершенствованию организации управления. Объектом анализа могут быть аппарат управления предприятия в целом или отдельно его функциональные подразделения (подсистемы), аппарат управления цехом, участком и т. п.

На подготовительном этапе ФСА необходимо провести работу по выбору первоочередного объекта анализа эй целью производится комплексное обследование состояния производства и управления предприятием. В результате выявляются узкие места в сфере производства (высокая текучесть и недостаток квалифицированных кадров, простои оборудования, отсутствие отдельных комплектующих изделий и материалов, высокая трудоемкость продукции и увеличение ее себестоимости, низкое качество изделий, большой удельный вес брака и т. п.), наличие которых, как правило, является следствием недостаточно четкой работой (или просчетов) систем управления. Так, низкий уровень качества продукции может явиться следствием плохой работы целевой системы управления качеством продукции. Нельзя игнорировать и внешние факторы Затем выявляются недостатки в деятельности управления тем или иным производственным подразделением, в функционировании той или иной подсистемы управления, а в каждой подсистеме — недостатки по состоянию того или иного элемента (кадры управления, технические средства управления, информации и т. д.).

При проведении комплексного обследования широко используется экспертный (устный или анкетный) опрос руководителей, специалистов управления, рабочих. В результате такого комплексного обследования осуществляется выбор первоочередного объекта ФСА.

От выбранного объекта анализа зависит перечень конкретных задач проведения ФСА, среди которых важнейшими являются: снижение расходов на управление, совершенствование управления предприятием в целом, цехом, участком, бригадой; улучшение функционирования отдельных подсистем управления предприятием; совершенствование организационной структуры аппарата управления, уточнение функций отдельных подразделений и должностных лиц повышение качества процессов выработки, обоснования и принятия управленческих решений; совершенствование кадрового, технического, информационного обеспечения системы управления. Решение этих задач позволяет повысить эффективность производства за счет снижения себестоимости и улучшения качества выпускаемой продукции, повышения производительности труда, сокращения брака, устранения узких мест и диспропорции.

Рабочий план ФСА управления устанавливает единый порядок его проведения. В нем приводят подробное описание содержания работ по этапам, перечень информационных материалов, необходимых для ФСА. В плане распределяются все работы по исполнителям с указанием сроков их проведения.

В приказе о проведении ФСА утверждается рабочий план, состав исследовательской рабочей группы, даются инструкции функциональным и производственным подразделениям предприятия по оказанию содействия исследовательской рабочей группе в сборе и обработке необходимых материалов.

На информационном этапе ФСА осуществляется сбор, систематизация изучения данных, характеризующих систему управления или отдельные ее подсистемы, а также данных по аналогичным системам.

Источниками информации может быть следующая документация: планы и годовые отчеты работы предприятия, стандарты предприятия, положения о подразделениях аппарата управления, должностные инструкции, штатные расписания, схемы управления предприятием и его подразделениями, данные бухгалтерской отчетности и т. п.

Изучение данных включает: описание состава и содержания выполняемых функций объекта; уяснение сущности объекта анализа и характера технологических процессов выработки, обоснования и принятия управленческих решений; характеристику кадров управления, применяемой организационной и вычислительной техники, информации, используемой объектов в своей работе, применяемых методов, организационной структуры управления объекта анализа; изучение внедряемых или планируемых мероприятий по совершенствованию управления производством; изучение передового опыта на аналогичных предприятиях; подготовку информации для определения затрат на выполнение функций объекта при помощи специально разработанной формы на основе нормативной документации и экспертным путем, а также в результате изучения форм статической отчетности и штатного расписания, На аналитическом этапе ФСА осуществляется формулировка и классификация функций, их декомпозиция, анализ функциональных взаимосвязей функциональных подразделений в аппарате управления, дается стоимостная оценка и уровень качества осуществления функций. Здесь определяется степень значимости функций, степень и причины несоответствия между значимостью функций, уровнем затрат и качества их осуществления. Выявляются излишние, вредные, несвойственные и дублируемые функции.

Формулировка функций управления должна быть лаконичной и отражать сущность объекта анализа или его составной части. Функцию необходимо формулировать достаточно абстрактно и при помощи минимального количества слов (глагол плюс существительное). В формулировке не должно быть указания на конкретное структурное построение объекта анализа.

При классификации функции управления и делении их на главные, основные и вспомогательные рекомендуется придерживаться следующих правил:

• 1) если главная функция управления не может быть осуществлена с помощью какого-либо определенного набора основных функций, то это значит, что в этом наборе не предусмотрены одна или несколько основных функций управления;
• 2) если главная функция управления может быть осуществлена без какой-либо функции, входящей в первоначально намеченный набор основных функций, то это говорит о том, что она является не основной, а вспомогательной.

Для наглядности классификации функций строят функциональные диаграммы FAST, на которых все функции расположены в логической последовательности.

Степень значимости функций (процедур) определяется экспертным путем. Формируется экспертная группа, в состав которой входят работники аппарата управления, осуществляющие анализируемые функции (процедуры), а также линейный руководитель, которому подчиняется подразделение, выполняющее эти функции (процедуры).

Степень значимости функций определяют в баллах при помощи матрицы по парных сравнений.

На аналитическом этапе выявляются резервы совершенствования управления производством и сокращения затрат на содержание аппарата управления в результате анализа состояния всех элементов системы управления. Этот этап заканчивается постановкой основных задач по поиску идей и путей совершенствования управления производством.

На творческом этапе ФСА осуществляется выдвижение идей способов выполнения функций управления, формулирование на их основе вариантов осуществления функций; предварительная оценка и отбор наиболее целесообразных и реальных из них.

Творческий этап является наиболее ответственным и требует привлечения высококвалифицированных специалистов.

С целью нахождения возможно большего количества вариантов путей совершенствования управления производством рекомендуется использовать методы творческого мышления. Выбор методов поиска идей осуществляют, исходя из особенностей объекта анализа и конкретных ситуаций, сложившихся в процессе выполнения функций управления.

Выдвинутые варианты решения проблемы должны быть описаны на карточках с указанием авторов, эскизным описанием и описанием преимуществ и недостатков. Каждая идея фиксируется на отдельной карточке. Все идеи подвергаются экспертизе, В качестве экспертов следует привлекать наиболее квалифицированных и опытных управленческих работников предприятия, специалистов отделов организаций управления, научной организации труда и управления, экономических лабораторий, отраслевых научно-исследовательских организаций, вузов. В карточках эксперты отмечают свое заключение о целесообразности дальнейшей проработки варианта.

Данный этап заканчивается предварительным отбором вариантов совершенствования управления производством. При этом рекомендуется учитывать затраты на управление, уровни качества осуществления функций управления и основных показателей работы предприятия.

На исследовательском этапе осуществляется: эскизная проработка отобранных вариантов, которая заключается в подробном описании каждого варианта с применением схем, графиков, моделей, оперограмм, функциональных диаграмм, проектов положений о подразделениях и другой проектной документации; сравнительная технико-экономическая оценка вариантов совершенствования управления, осуществляемая на основе заключения экспертизы в соответствии с действующими в отрасли методическими материалами по расчету экономической эффективности мероприятий, направленных на повышение эффективности производства; отбор рациональных для реализации вариантов, при котором все предложения делятся на следующие группы: реальные и возможные к осуществлению; возможные к осуществлению, но в данных условиях не реализуемые; теоретически возможные, но пока практически не реализуемые; нереальные предложения. Выбирается вариант из первых трех групп при помощи специально разработанной таблицы .

На исследовательском этапе осуществляется разработка проекта совершенствования системы управления производством, который может охватить всю систему управления предприятием, аппарат управления цехом, участком или отдельную подсистему, отдельное подразделение аппарата управления и т. п. Исследовательский этап является наиболее трудоемким, поэтому на этом этапе рекомендуется привлекать специалистов отраслевых или других научно-исследовательских организаций.

Рабочий проект представляется исследовательской рабочей группой на совет (комитет) ФСА предприятия для подготовки заключения. Рабочий проект включает комплекты положений и должностных инструкций, схем функциональных взаимосвязей подразделений, схем управления, схем документооборота и другой проектной документации. В проекте приводится расчет ожидаемой экономической эффективности предлагаемых мероприятий.

Составлением и утверждением плана-графика внедрения рекомендаций ФСА заканчивается рекомендательный этап.

На этапе внедрения результатов ФСА осуществляется социально-психологическая, профессиональная, материально-техническая подготовка работников аппарата управления, имеющих отношение к объекту анализов. В это же время разрабатывается система материального стимулирования внедрения проекта и дается оценка фактической экономической эффективности от внедрения результатов ФСА управления производством.