Организация документооборота на предприятии

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Подлежащие регистрации документы регистрируются в автоматизированной системе делопроизводства (далее АСД) «Белэнерго» .

АСД «Белэнерго» должна быть установлена и постоянно работать в фоновом режиме на компьютерах всех работников аппарата ГПО «Белэнерго». делопроизводство документооборот унификация Рассылка электронных копий документов в структурные подразделения на исполнение, рассмотрение, ознакомление и согласование осуществляется отделом контроля и делопроизводства (далее ОКиД) одновременно (параллельно) руководителям структурных подразделений, их заместителям, а также работнику, ответственному за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении.

Список работников, которым будет осуществляться рассылка электронных копий документов внутри структурных подразделений, определяется в каждом конкретном случае по согласованию с руководителем данного структурного подразделения.

В случае если руководитель структурного подразделения не имеет возможности работы с АСД «Белэнерго», то им должен быть назначен ответственный работник из числа подчиненных работников, на которого должны быть возложены обязанности по работе с АСД «Белэнерго» (формирование резолюций, отметка об исполнении документов и поручений непосредственно руководителем и другие функции).

Руководители структурных подразделений (назначенные ими ответственные работники) обязаны:

• — своевременно изучать содержание направленных им электронных копий документов;
• — при необходимости формировать поручения и направлять документы на исполнение или ознакомление подчиненным работникам структурного подразделения;
• — в случае если электронный документ был ошибочно направлен структурному подразделению, не курирующему данный круг вопросов, оперативно информировать об этом ОКиД;
• — после решения в полном объеме вопросов, содержащихся в полученных электронных копиях документов или поручений, своевременно делать об этом отметку в АСД «Белэнерго» с обязательным указанием результатов решений (краткого отчета);
• — не допускать срывов срока исполнения, делать, при необходимости, запросы на перенос сроков исполнения в установленном порядке;
• — по документам и поручениям, поставленным на контроль ОКиД, в отчете исполнения указывать конкретную процедуру решения поставленных вопросов (дату и номер подготовленного официального письменного ответа, дату и номер заключенного договора, утвержденного протокола, подготовленного приказа и т. п.);
• — вести учет электронных документов, поставленных на контроль, путем использования соответствующего вида документов и поручений (по кнопке видов документов «Контроль» в их общем списке), либо закладке «Контроль» электронной карточки документов в АСД «Белэнерго» ;
• — после изучения содержания документа, присланного на рассмотрение, ознакомление или согласование, своевременно делать об этом отметку в АСД «Белэнерго» ;
• — внутренние документы, созданные работниками данного структурного подразделения, регистрировать в соответствующих структурных подразделениях;
• — организовать работу по формированию дел в установленном порядке (сортировку дел в соответствии с утвержденной номенклатурой), а также ежегодному осуществлению передачи в электронный архив АСД «Белэнерго» исполненных документов;
• — при приеме или переводе в структурное подразделение нового работника, ранее не работавшего в системе АСД «Белэнерго», организовать оперативное обучение данного работника основам и правилам работы с АСД «Белэнерго» .

АСД «Белэнерго» обеспечивает выполнение следующих основных функций:

• — перенос входящих, исходящих и внутренних документов на машинный носитель путем их сканирования;
• — регистрацию документов и направление их на рассмотрение;
• — рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль;
• — исполнение и составление отчетов о выполнении;
• — контроль состояния документов при их движении в структурных подразделениях;
• — контроль сроков и результатов исполнения документов;
• — формирование отчетов о состоянии исполнительской дисциплины;
• — подготовку исходящих и внутренних документов,
• — назначение согласующих и направление на согласование;
• — согласование документов и направление их на подпись, или отклонение подписания;
• — регистрацию исходящих и внутренних документов;
• — печать документов для отправки традиционным способом по почте;
• — формирование дел и направление документов в дела;
• — формирование электронного архива;
• — сортировку и полнотекстовый поиск документов;
• — автоматическое оповещение исполнителей и согласующих о приближении и истечении сроков исполнения или согласования;
• — предоставление информации о состоянии документов, находящихся на исполнении и обеспечение формирования отчетов о состоянии исполнительской дисциплины.

Объектами хранения и обработки первичных документов являются электронные документы.

Электронный документ содержит регистрационно-контрольную карточку (далее — РКК) документа и дополнительные реквизиты, предназначенные для ведения электронного документооборота.

Электронные документы сохраняются в базе данных и отображаются посредством экранных форм.

АСД «Белэнерго» предусмотрена автоматизация работы на следующих рабочих местах:

ОКиД может выполнять следующие операции:

• — регистрацию и ввод входящих, исходящих документов в электронную базу данных;
• — предварительное рассмотрение входящих документов,
• — внесение резолюций и направление их на рассмотрение и ознакомление;
• — постановку документов на контроль;
• — направление документов на исполнение;
• — оперативный контроль исполнения документов;
• — снятие документов с контроля;
• — отправку исходящих документов адресату;
• — подготовку отчетов по исполнительской дисциплине и документообороту;
• — оперативный поиск документов;
• — руководители всех уровней могут выполнять следующие операции:
• — рассмотрение документов (внесение резолюций) и направление их на исполнение;
• — согласование, подписание и утверждение документов;
• — ознакомление с документами;
• — исполнение документов (отметка об исполнении);

Секретари руководителей (в т.ч. работники структурных подразделений, если руководители работают с бумажными документами) могут выполнять следующие операции:

• — внесение резолюций в документы и направление их на исполнение;
• — внесение отметок о согласовании, подписании или утверждении документов;
• — исполнение документов (отметка об исполнении);
• — регистрацию и ввод внутренних документов в электронную базу данных;
• — исполнители (все работники, участвующие в процессе работы с электронными документами) могут выполнять следующие операции:
• — исполнение поручений документов;
• — согласование проектов документов;
• — подготовку проектов документов и направление их на согласование;
• — ознакомление с документами;
• — работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях могут выполнять следующие операции:
• — внесение резолюций руководителей структурных подразделений в документы и направление их на исполнение;
• — внесение отметок о согласовании, подписании или утверждении документов;
• — внесение отметок об исполнении документов;
• — оперативный контроль исполнения документов по структурному подразделению;
• — регистрацию и ввод внутренних документов в электронную базу данных.

Инструкция по делопроизводству в аппарате ГПО «Белэнерго» (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38−2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38−2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь.

Инструкция устанавливает правила ведения делопроизводства в Государственном производственном объединении электроэнергетики «Белэнерго», направленные на обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, рациональной организации их приема, учета, подготовки, контроля за исполнением, хранения и использования, а также тиражирования.

Входящие в состав ГПО «Белэнерго» организации ведут делопроизводство на основе локальных нормативных правовых актов, не противоречащих Инструкции.

Общее делопроизводство (далее — делопроизводство) в ГПО «Белэнерго» организуется с использованием автоматизированной системы делопроизводства — электронного документооборота, предназначенной для регистрации, учета, контроля за прохождением и исполнением документов.

Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются только на документы несекретного характера.

Делопроизводство по обращениям граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц ведется отдельно от общего делопроизводства и регламентируется Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц», Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. № 21 «Об обращениях граждан», постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 60 «О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях» .

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления их в дело образует документооборот ГПО «Белэнерго» .

Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства, методическое руководство работы с документами, обучение работников основам делопроизводства возлагается на отдел контроля и делопроизводства ГПО «Белэнерго» .

Порядок работы с документами, установленный Инструкцией, обязателен для всех работников ГПО «Белэнерго». Работниками структурных подразделений ГПО «Белэнерго» выполняются различные виды работ с документами с использованием АСД «Белэнерго» .

Все виды работ по делопроизводству осуществляются в соответствии с Инструкцией и Инструкцией по электронному документообороту в ГПО «Белэнерго» .

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях ГПО «Белэнерго» возлагается на руководителей этих структурных подразделений, которые обеспечивают надлежащую организацию работы по выполнению следующих основных функций:

• — прием и учет поступающих в структурное подразделение документов, проверка соответствия количества фактически полученных документов структурным подразделением числу документов, зарегистрированных в АСД «Белэнерго», а также правильности их регистрации;
• — передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний (резолюций) — исполнителю;
• — учет и регистрация исходящих из структурного подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
• — контроль за прохождением и исполнением документов в структурном подразделении;
• — организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
• — подготовка информации об исполнении и о находящихся на исполнении документах;
• — ввод в АСД «Белэнерго» данных о ходе и результатах исполнения документов;
• — проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников структурного подразделения;
• — хранение документов на рабочих местах в систематизированном порядке и оперативное их представление в случае необходимости руководству ГПО «Белэнерго» ;
• — печатание докладных записок, справок, информации и других документов за подписью руководителя структурного подразделения;
• — контроль за своевременным направлением в дела исполненных документов;
• — разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
• — формирование, оформление, учет, хранение, обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством;
• — подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив ГПО «Белэнерго» ;
• — ознакомление работников структурного подразделения с документами и информационными материалами, поступившими в структурное подразделение;
• — организация использования в структурном подразделении системы АСД «Белэнерго» ;
• — проведение инструктажа с вновь принятыми в структурное подразделение работниками по вопросам работы с документами.

Руководитель структурного подразделения определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки.

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, об их утрате докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают в ОКиД.

Передача документов или их копий работникам иных организаций допускается только с разрешения руководства ГПО «Белэнерго» .

Запрещается разглашать информацию, содержащуюся в служебных документах, а также содержащуюся в документах для служебного пользования, а также копировать и размножать документы в бюро множительной техники без разрешения руководителей структурных подразделений, начальника ОКиД.