Документальное оформление операций по движению основных средств на примере КУСХП «Ореховно»

Одной из основных задач бухгалтерского учета основных средств является правильное оформление документов и своевременное отражение в учете операций по поступлению, внутреннему перемещению выбытию объектов. Основанием для регистрации на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций с основными средствами являются первичные учетные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции.

Для учета движения основных средств в качестве первичных учетных документов организациями применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 8 декабря 2003 г. № 168 «Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов» (1, п.5).

Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь разработаны и утверждены для сельскохозяйственных организаций специализированные формы.

Для учета движения основных средств в качестве первичных учетных документов организациями применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 8 декабря 2003 г. № 168 «Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов» (1, п.5).:

• · ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств» ;
• · ОС-1а «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств» ;
• · ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» ;ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» ;
• · ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)» ;
• · ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств» ;
• · ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)» ;
• · ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств» ;
• · ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств» ;
• · ОС-6б «Инвентарная книга учета объектов основных средств» (применяется субъектами малого предпринимательства);
• · ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования» ;
• · ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж» ;
• · ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования» .

В вышеперечисленных формах предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общегосударственными классификаторами Республики Беларусь:

ОКРБ «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП), утвержденным Госстандартом РБ от 14.09.1999 № 16;Временным республиканским классификатором амортизируемых основных средств и нормативными сроками их службы, утвержденными постановлением Минэкономики РБ от 21.11.2001 № 186.

В КУСХП «Ореховно» для документального оформления операций с основными средствами используются приспособленные бланки, не все графы заполняются.

Если специфика вида хозяйственной деятельности требует применения типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов с дополнительными реквизитами, не содержащимися в данных формах, организация может внести их, оформив соответствующий организационно-распорядительный документ. При изготовлении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов допускается при необходимости вносить изменения в них в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Учет основных средств ведется в разрезе отдельных объектов и классификационных групп, предусмотренных Временным классификатором.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект основных средств. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств независимо от того, находится он в эксплуатации, запасе или на консервации, присваивается в момент принятия его на учет отдельный инвентарный номер. Рекомендуется в качестве первой цифры этого номера принимать цифру, соответствующую номеру классификационной группы основных средств, предусмотренной Временным классификатором, например, инвентарные номера зданий начинать с 1, сооружений — с 2 и т. д.

Наиболее ответственным и значимым при движении основных средств является правильное оформление документов при купле-продаже основных средств, их безвозмездной передаче, приобретении по договору мены (бартерному договору), а также при их прочем движении.

Приобретение основных средств — это хозяйственная операция.

В соответствии со ст. 9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Оприходование основных средств осуществляется на основании товарных и товарно-транспортных накладных.

Согласно постановлению Минфина РБ от 14.05.2001 № 53 «Об утверждении бланков товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 и инструкций по их применению», товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 является документом строгой отчетности и предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с участием автомобильного транспорта, а также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы. Она служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета. Товарно-материальные ценности, поступающие из-за пределов Республики Беларусь, приходуются на основании документов, выписанных грузоотправителем. Грузоотправителям запрещается предъявлять, перевозчикам — принимать к перевозке, а грузополучателям — принимать грузы, не оформленные товарно-транспортными накладными. Товарно-транспортная накладная подлежит применению всеми юридическими лицами независимо от формы собственности и индивидуальными предпринимателями республики. Товарная накладная формы ТН-2 является документом строгой отчетности и используется для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильных транспортных средств (почтой или нарочным). Она служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их у получателя, а также складского и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей. Товарная накладная подлежит применению всеми юридическими лицами независимо от формы собственности и индивидуальными предпринимателями республики, которые, исходя из вида экономической деятельности, заполняют в накладных только необходимые для них реквизиты, предусмотренные законодательством. Таким образом, при приобретении, безвозмездной передаче между субъектами хозяйствования основных средств (независимо от того, являются они движимым или недвижимым имуществом) должны быть оформлены товарно-транспортные (или товарные) накладные. В КУСХП «Ореховно» имеются товарно-транспортные накладные на приобретаемые в последние годы основные средства.

Инструкцией № 168 установлено, что для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями применяются акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1) и акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма ОС-1а). Указанными актами оформляется ввод в эксплуатацию основных средств, приобретенных по договорам купли-продажи, мены, безвозмездного получения, а также финансовой аренды (финансового лизинга), если объект основных средств находится на балансе арендатора (лизингополучателя). Формы ОС-1 и ОС-1а имеют многофункциональное назначение, поэтому в них могут заполняться не все строки и графы. Например, реквизиты «Утверждаю. Руководитель организации-сдатчика» и «Организация-сдатчик» заполняются при безвозмездной передаче основных средств. В разделе 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» формы ОС-1 содержится информация по объектам основных средств, бывшим в эксплуатации. При безвозмездной передаче основных средств форма ОС-1 заполняется в двух экземплярах, а при покупке — в одном экземпляре. При этом раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), а раздел 2 — организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре.

Актом ОС-1 также может оформляться выбытие объектов из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации. В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 формы ОС-1 согласно Инструкции № 168 заполнять не следует. Однако организации важно иметь данные о дате выпуска объекта основных средств и первоначальной дате ввода его в эксплуатацию. Это необходимо для установления срока полезного использования при начислении амортизации основных средств. Поэтому графы, в которых указываются данные о дате выпуска и дате ввода в эксплуатацию объекта, следует заполнять в любом случае. В показателях граф «Сумма начисленной амортизации» указывается сумма начисленной амортизации с начала эксплуатации.

В ряде установленных законодательством случаев недвижимое имущество подлежит государственной регистрации. При этом в форме ОС-1 должен быть заполнен реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость». Следовательно, кроме товарно-транспортной (товарной) накладной при приобретении основных средств должен быть оформлен акт о приеме-передаче основных средств формы ОС-1 (на группу объектов — формы ОС-1а). Оприходование объектов основных средств, построенных подрядным или хозяйственным способом, производят на основании актов. Акты составляет приемочная комиссия, основываясь на Положениях о порядке приемки объектов в эксплуатацию, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 ноября 1991 г. № 452 (с изменениями и дополнениями). Объект основных средств принимается в эксплуатацию на дату подписания акта приемочной комиссией.

Акт о приемке в эксплуатацию объекта составляется в пяти экземплярах, из них два экземпляра передаются в орган управления и юридическому лицу, назначившим приемочную комиссию, два — заказчику и один — подрядчику. Подписанный членами приемочной комиссии акт утверждает юридическое лицо, назначившее комиссию.

При этом на первой странице в раздел «Справочно» заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в том случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), — сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату совершения операции.

Данные приема и исключения объектов из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (ф. № ОС-6, ф. № ОС-6а, ф. № ОС-6б).

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка) в другое.

Накладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (ф. № ОС-6, ф. № ОС-ба, ф. № ОС-бб).

В КУСХП «Ореховно» ведется инвентарная книга учета основных средств. С 01.01.2009 планируется переход на ведение инвентарных карточек учета объектов основных средств (ф. № ОС-6).

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. № ОС-3) применяется для оформления и учета приемки-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на прием объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, после чего сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, то акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (ф. № ОС-6).

Акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14) применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств, составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах, утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В случае невозможности проведения качественного приема оборудования при его поступлении на склад «Акт о приеме (поступлении) оборудования» (ф. № ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя, лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Приобретенные и прибывшие от поставщиков основные средства (по железной дороге) принимает представитель хозяйства по доверенности. В случае расхождения фактических данных с данными сопроводительных документов или обнаружения повреждений составляют коммерческий акт с участием представителей железной дороги.

При получении от поставщиков сложных машин (тракторов, комбайнов, автомобилей) одновременно должны быть получены и паспорта к ним. В паспортах отражается основная характеристика объекта, в дальнейшем указываются все производимые ремонты за время его эксплуатации.

Вместе с приобретаемыми машинами поступают запасные части и инструменты. Их наличие и перечень отражается в акте и сопроводительных документах.

Изготовленные в своих ремонтных мастерских объекты основных средств приходуются на основании требований-накладных, в которых дается характеристика изготовленных объектов.

Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (ф. № ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по акту о приеме-передаче объектов основных средств (ф. № ОС-1).

В соответствии с п. 5 Инструкции № 127 для учета движения многолетних насаждений в качестве первичного учетного документа используется акт приема-передачи многолетних насаждений и ввода их в эксплуатацию (форма 101-АПК), а для аналитического учета инвентарная карточка учета многолетних насаждений (форма 105-АПК), бланки которых содержатся в альбоме унифицированных форм первичных документов бухгалтерского учета для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции, утвержденном постановлением Минсельхозпрода РБ ОТ 22.11.2005 № 69. В инвентарной карточке, заполняемой на вид многолетних насаждений, указывается вид насаждения, количество высаженных единиц и площадь произрастания многолетних насаждений. Стоимость многолетних насаждений отражается в основных средствах после окончания посадок на основании акта приемки-передачи, оформленного в установленном порядке. Если работы по посадке многолетних насаждений производятся в рамках работ по благоустройству территории, то в этом случае стоимость многолетних насаждений отражается в основных средствах после окончания всего комплекса работ в соответствии со сметной документацией на благоустройство территории.

Взятие на учет многолетних насаждений производится в два этапа:

• 1. Вновь посаженные плодовые многолетние насаждения по окончании посадочных работ принимают на учет в состав молодых насаждений по акту приема-передачи многолетних насаждений и ввода их в эксплуатацию.
• 2. По мере выращивания стоимость молодых насаждений увеличивается на сумму затрат по уходу за ними. При достижении насаждениями эксплуатационного возраста их принимает комиссия, составляется акт, и насаждения переводят в состав действующих основных средств.

Перевод в основное стадо молодняка продуктивного и рабочего скота оформляют актом на перевод животных. Купленный взрослый скот приходуют от поставщиков так же, как и другие основные средства. При этом на поступающих животных должны быть оформлены поставщиком племенные свидетельства.

На передачу основных средств из одного подразделения хозяйства в другое составляется требование-накладная. При этом расходы по их перемещению относят на издержки производства того производственного подразделения, которое получило эти объекты основных средств.

Основные средства, поступившие безвозмездно от других предприятий, обнаруженные при инвентаризации неучтенные объекты, а также основные средства неинвентарного характера (улучшение земель и т. п.) приходуют по актам, составленным соответствующими комиссиями.

С целью контроля за сохранностью, перемещением и правильным использованием основных средств каждому инвентарному объекту присваивается цифровой номер, который называют инвентарным.

Все основные средства, находящиеся в эксплуатации, закрепляются за материально ответственными лицами, бригадами, фермами и другими подразделениями. Закрепление основных средств производится в инвентаризационных описях основных средств.

Основные средства в процессе эксплуатации постепенно изнашиваются, тем самым приходят в такое состояние, когда дальнейшее их использование становится невозможным или экономически нецелесообразным. Полностью износившиеся основные средства подлежат ликвидации и списанию.

Выбытие основных средств может происходить в результате их физического и морального износа, выбраковки скота, потерявшего свою продуктивную или племенную ценность, стихийных бедствий, безвозмездной передачи или реализации другим предприятиям. Стоимость выбывающего объекта основных средств подлежит списанию с баланса организации (6, стр. 295).

Для определения непригодности объектов, остаточной (продажной) стоимости и оформления документов на их выбытие на каждом предприятии создается постоянно действующая комиссия: на государственных предприятиях — приказом директора, в колхозах и других предприятиях — решением общего собрания работников (собрания уполномоченных, акционеров). В состав комиссии включают заместителя директора (председателя колхоза), главного инженера и других специалистов.

На постоянно действующую комиссию возложены обязанности: производить осмотр выбывающих объектов; устанавливать причины их списания или прочего выбытия; определять стоимость объектов при реализации их другому юридическому или физическому лицу, а также при передаче в аренду; определять возможности использования материалов, полученных от ликвидации (разработки, демонтажа) основных средств; составлять соответствующие документы на выбытие основных средств.

При осмотре отдельных объектов, намеченных к списанию, комиссия определяет их состояние, фактический срок эксплуатации, устанавливает невозможность и нецелесообразность ремонта, выявляет причины и виновников досрочного износа объекта.

Выбраковка скота из основного стада может быть вследствие старости, неизлечимых болезней, травматических повреждений, значительного понижения продуктивности, работоспособности.

Списание многолетних насаждений допускается по истечении биологического периода плодоношения или изреженности насаждений свыше 70% нормы посадки на один гектар.

В случае гибели основных средств в результате стихийных бедствий к актам на списание объектов комиссия предлагает документы, подтверждающие причины гибели объектов.

После принятия решения на списание того или иного объекта составляют соответствующий акт на списание имущества. В настоящее время для этих целей применяют следующие первичные документы: акт на списание основных средств (ф. № ОС-5); акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада (ф. № ОС-2); акт на выбраковку рабочих лошадей из основного стада (ф. № ОС-3); акт на списание многолетних насаждений (ф. № ОС-4). Применение различных форм актов обусловлено тем, что каждая группа однородных объектов основных средств имеет различную характеристику. Составленные комиссией акты передаются на утверждение руководителю предприятия (собранию уполномоченных, членов правления колхоза).

Утвержденные акты передаются в бухгалтерию, где на их основании производят соответствующие записи о выбытии основных средств в инвентарные карточки, описи и другие регистры аналитического и синтетического учета.

Сельскохозяйственные организации для отражения поступления и выбытия основных средств применяют следующие специализированные формы документов, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь:

• · Акт приема-передачи многолетних насаждений и ввода их в эксплуатацию;
• · Акт на перевод животных;
• · Акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада;
• · Акт на выбраковку рабочих лошадей из основного стада;
• · Акт на списание многолетних насаждений.

Перевод молодняка продуктивного и рабочего скота в основное стадо оформляют «Актом на перевод животных», который составляет заведующий фермой или бригадир в день перевода животных. При переводе в основное стадо их в обязательном порядке взвешивают. Приобретенный взрослый скот от поставщиков приходуют в таком же порядке, как и другие основные средства. Вместе с документами на оприходование животных поставщик прилагает племенные свидетельства.

Продуктивный, рабочий скот и другие виды животных могут быть выбракованы из основного стада при утрате ими хозяйственно полезных качеств вследствие значительного понижения продуктивности, способности к воспроизводству, работоспособности, а также неизлечимых болезней, травматических повреждений, пороков, старости и др. Для проведения выбраковки приказом руководителя назначается комиссия в составе: ветврача, зоотехника, руководителя внутрихозяйственного подразделения. При выбраковке животных комиссия руководствуется заключениями о состоянии здоровья и назначении животных по данным бонитировки.

После принятия решения о выбраковке животных из основного стада составляются акты в одном экземпляре следующих форм: Акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада, Акт на выбраковку рабочих лошадей из основного стада. В актах указывают возраст, пол, породу, живую массу. Составленные комиссией акты передаются на утверждение руководителю организации.