Выявленные суммы недостач или излишков должны быть зафиксированы в соответствующем первичном документе.
Если организация выявила недостачу материалов, то для ее документального оформления используют Акт о приемке материалов (форма N М-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).
В частности, указанный акт применяется в следующих случаях:
- -для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по количеству и качеству;
- -для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту, указанному в сопроводительных документах поставщика;
- — для оформления приемки материалов, поступивших без документов.
Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой — в отдел снабжения или в бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику (п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н; далее — Методические указания).
Если выявляются недостачи и излишки товара, то данные о выявленных при приемке товаров расхождениях по количеству и качеству фиксируются в Акте об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2), а также в Акте об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма N ТОРГ-3). Формы N ТОРГ-2 и ТОРГ-3 утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Если же предприятием выявляются порча или бой товаров, то составляется «Акт о порче, бое, ломе» (форма ТОРГ -16).
Акты, составленные по этим формам, являются юридическим основанием для предъявления претензий поставщику или грузоотправителю.
Составляют и подписывают эти бланки члены комиссии, представители поставщика или грузоотправителя, эксперт. Вместо эксперта можно пригласить просто компетентного представителя незаинтересованной организации.
Акты оформляют по каждому поставщику, на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу Те товары, по которым комиссия расхождений не выявила, в актах не перечисляют. Достаточно сделать в конце документа отметку «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет После того как руководитель утвердит акт, его вместе с сопроводительными документами передают в бухгалтерию под расписку. Бухгалтер рассчитает суммы претензий. А юрист торговой организации составит и направит претензионное письмо поставщику, грузоотправителю или транспортной организации, перевозившей товары.
