Документальное оформление учета расчетов с работниками по оплате труда и налогообложению доходов работников

Учетом личного состава в ГУК «Русский драмтеатр» занимается отдел кадров. Для учета личного состава используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1:

• 1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) подписывается руководителем учреждения. В Приказе указываются Ф.И.О. принимаемого на работу, дата приема, структурное подразделение, должность, условия приема на работу и характер работы, а также размер оклада и испытательный срок. С работником, принятым на работу, заключается трудовой договор подписываемый обеими сторонами. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
• 2. Личная карточка (форма № Т-2) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.
• 3. Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) директора театра.
• 4. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) используется для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации. Все приказы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации, объявляются работникам под расписку. На основании приказов делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником.
• 5. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, трудовым договором.
• 6. График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам учреждения на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается директором учреждения. При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
• 7. Приказ (распоряжение) об увольнении (форма № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работников.
• 8. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) применяется для оформления и учета направлений работников в командировки. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
• 9. Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
• 10. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) применяет для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду.

Табельный учет охватывает всех работников театра. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы и передаются в бухгалтерию.

Доплаты к заработной плате производятся на основании Приказа директора. В исследуемом учреждении существуют следующие виды доплат работникам:

• — надбавка за выслугу лет (устанавливается в процентах от должностного оклада)
• — материальная помощь из внебюджетных средств (к юбилею, участникам Великой Отечественной войны в связи с годовщиной Великой Победы и др.) [Приложение 14];
• — за третий вызов (для артистов)
• — за совмещение должности и др.

При выдаче заработной платы составляется платежная ведомость [Приложение 16], где работники подтверждают своей подписью получение денежных средств. Платежную ведомость применяют для расчетов с работниками за целый месяц. В ней отражается начисление и выплата заработной платы, пособий, отпускных и премий работникам организации. Заполняется ведомость по данным лицевых счетов работника. Она составляется в бухгалтерии и оформляется подписями руководителя и главного бухгалтера. Для каждого сотрудника предприятия в ведомости отводится одна строка. В платежной ведомости указываются фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче.

Для учета удержаний по налогу на доходы физических лиц в исследуемом учреждении заполняются 2 формы деклараций: 1-НДФЛ, 2-НДФЛ.

Декларации заполняется и представляется в ИФНС один раз в год, не позднее 30 апреля, в отношении доходов, полученных за весь предыдущий год. Суммы НДФЛ при указании в декларации округляются до полных рублей. Все остальные суммы указываются в рублях и копейках.

Форма 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц» действует в неизменной форме с 2003 года в соответствии с Приказом МНС РФ от 31 октября 2003 г. № БГ-3−04/583. Налоговая карточка является первичным документом для учета налоговыми агентами по каждому физическому лицу. В Карточке отражаются доходы в любых формах, с которых удерживается НДФЛ, налоговая база отдельно по всем ставкам НДФЛ; налоговые вычеты; суммы НДФЛ, удержанные за год; доходы от реализации имущества.

Доходы, не облагаемые НДФЛ, независимо от суммы в Карточку не включаются. Также не указываются суммы удержаний из дохода лица по его распоряжению, по решению суда или иных органов.

Действующая 1-НДФЛ установлена МНС на 2003 год, а с 2004 года право утверждения этого бланка перешло к Минфину. С тех пор форма Карточки не меняется.

Форма 1-НДФЛ состоит из 9 разделов:

• 1) сведения о налоговом агенте (реквизиты);
• 2) сведения о налогоплательщике (паспортные данные);
• 3) расчет налоговой базы и НДФЛ (в том числе вычеты, за исключением стандартных);
• 4) расчет базы и НДФЛ от долевого участия в деятельности организации (дивиденды);
• 5) расчет НДФЛ по ставке 35% (выигрыши, призы, выгода от экономии на банковских процентах);
• 6) общая сумма НДФЛ по итогам налогового периода;
• 7) сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами (выплаты от реализации имущества налогоплательщика);
• 8) результаты перерасчета за предшествующие налоговые периоды (по каждому году);
• 9) сведения о представлении справок о доходах (заполняются по мере представления справок).

Форма 2-НДФЛ «Справка о доходах» отредактирована в связи с Приказом ФНС № САЭ-3−04/706@ от 13 октября 2006 г. (с изм. от 20.12.2007 г.). Форма заполняется учреждением по каждому сотруднику, получившему доход. Если ставки НДФЛ по одному и тому же физическому лицу различаются, то на каждую ставку налога заполняется отдельная справка.

Форма 2-НДФЛ содержит 5 разделов:

• 1) данные о налоговом агенте: реквизиты организации, паспортные данные физического лица;
• 2) сведения о получателе дохода: паспортные данные;
• 3) ставка НДФЛ и перечень доходов по этой ставке (месяц, код и сумма дохода, код и сумма вычета);
• 4) стандартные и имущественные налоговые вычеты;
• 5) общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода.