Эффективное управление временем

Тайм-менеджмент — это процесс, направленный на осознанное и ответственное использование своего времени (делового, личного и др.), позволяющий ставить осмысленные цели и достигать их за минимальные промежутки времени [6, с. 10].

Тайм-менеджмент, как система управления временем, включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности, дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов:

• 1. Постановка цели.
• 2. Планирование.
• 3. Принятие решений.
• 4. Реализация и организация.
• 5. Контроль.
• 6. Информация и коммуникации [2, с. 20].

Несмотря на данную систему тайм-менеджмента, не следует воспринимать ее как единственно возможную. Наиболее эффективным является личный таймменеджмент, который подразумевает индивидуальные способы распоряжения временным ресурсом.

Вызывать непродуктивные потери времени в различных ситуациях жизнедеятельности могут так называемые «воры» времени или временные помехи.

Помехи — это любые внутренние или внешние препятствия, которые затрудняют или делают невозможным выполнение работы и достижение цели [3, с. 68].

К самым существенным «ворам» времени относятся:

• 1) неумение определять приоритеты
• 2) привычка откладывать «на потом» (промедление или прокрастинация);
• 3) нечеткая постановка целей или недопонимание значения задачи [4, с. 5 — 8];
• 4) случайные телефонные звонки;
• 5) неиспользование делегирования
• 6) плохое планирование трудового дня;
• 7) личная неорганизованность;
• 8) недостаток мотивации [2, с. 19];
• 9) незапланированные посетители;
• 10) неспособность сказать «нет»;
• 11) отвлечение (шум и т. п.);
• 12) различные форс-мажоры (поломка компьютеров, факсов, автомобиля и т. д.);
• 13) потеря времени в транспорте;
• 14) отсутствие самодисциплины [7, с. 57 — 70];
• 15) затяжные совещания [1, с. 140 — 160].

Менее глобальные помехи, так называемые «насекомые», способны вызвать массу проблем и вывести из строя и начальника, и подчиненного, что приводит к неэффективному, нерациональному использованию времени.

Раздражение могут вызывать: температура, теснота офисного помещения, отсутствие места, в которое можно поместить бумаги, которые не нужны в работе в настоящий момент, некачественная уборка офиса, плохие условия для парковки, коллега, громко жующий жвачку; медленные лифты [1, с. 19 — 21].

Когда приходится мириться с неудобствами окружающей обстановки, постепенно теряется способность эффективно работать и появляется раздражительность. Таким образом, проблема нерационального использования времени зависит от неграмотных действий менеджеров, в результате чего могут возникнуть стрессовые ситуации, психологические срывы, неврозы.

Эффективность управления временем означает выбор наилучшего варианта из имеющихся возможностей и выполнение его наилучшим образом [5, с. 1 — 3].

Существует множество методов повышения эффективности управления временем. Некоторые из них представлены ниже:

• 1. Построение матрицы Эйзенхауэра;
• 2. Хронометраж;
• 3. Принцип Парето (закон 80/20);
• 4. Метод помидора;
• 5. Самоменеджмент.

Рассмотрим на примере менеджера отдела развития сайтов (далее — ОРС) интернет-компании «N» такие методы повышения эффективности управления временем, как построение матрицы Эйзенхауэра и хронометраж. Построим матрицу Эйзенхауэра (см. рис. 1).

Рис. 1. Матрица Эйзенхауэра

Построив матрицу Эйзенхауэра, были определены наиболее приоритетные дела менеджера отдела ОРС. К срочным/важным (квадрант А) были отнесены взаимодействие с клиентами (встречи с клиентами, обсуждение условий сотрудничества и т. д.), «тушение пожаров» (быстрое устранение проблем), контроль исполнения, техподдержка; к срочным/менее важным (квадрант В) — технический надзор за хостинговыми площадками, создание и управление e-mail; к несрочным/важным (квадрант D) — продвижение («раскрутка» сайта), продажи, выставление счетов, подписание актов, учет доменов. Несрочные и неважные дела выявлены не были.

Проведем анализ видов деятельности, входящих в полномочия менеджера отдела развития сайтов, и расхода времени на них, используя метод хронометража, а также выявим основных «воров» времени.

Таблица 1.1 Анализ видов деятельности и расхода времени менеджера ОРС

Хронометраж выявил, что утренние часы рабочего дня представлены активными видами деятельности — личными встречами с клиентами, развозом и подписанием актов и счетов.

В анализируемый день одним из «воров» времени стала дорожная «пробка», которая стала причиной опоздания менеджера ОРС на встречу с клиентом на 10 минут. По методу хронометража было выявлено, что обычно дорога в тот район занимает 7−10 минут вместо 20 минут, затраченных на анализируемую дату.

Выставление счета клиенту и подписание акта занимает не больше 15 минут, но в данном случае неформальное общение «поглотило» еще 10 минут времени менеджера ОРС. Дорога обратно в офис заняла полчаса, так как менеджер ОРС был вынужден искать альтернативный путь в объезд «пробки». Таким образом, можно сделать вывод, что большое количество времени было потрачено на дорогу — 13,5% всего рабочего дня.

Также анализ выявил, что большую часть времени после полудня занимает техподдержка — почти 22% всего рабочего времени. Причем большая часть «воров» времени приходится именно на виды деятельности, которыми она представлена. При составлении договоров на хостинговые услуги, менеджеру ОРС позвонила жена. После разговора он проверил почту, просмотрел новости и только затем продолжил работу, которую в дальнейшем прерывали разговоры с коллегами на отвлеченные темы и помощь, которая потребовалась одному из сотрудников отдела.

Далее был выявлен самый эффективный для работы промежуток дня — с 15:00 до 18:00 часов, так как менеджер ОРС не отвлекался на посторонние дела и успел выполнить все поставленные задачи в запланированные сроки. Однако контроль исполнения прошел в напряженной обстановке на фоне общей усталости сотрудников компании.

На основании проведенного анализа были разработаны следующие рекомендации по эффективному распределению времени:

• 1) Выходом из проблемы потери времени является то, что менеджеру необходим набор теоретических и практических знаний по тайм-менеджменту, которые он сможет применять для повышения эффективности работы своего предприятия. Рекомендуется слушать аудио-курсы тайм-менеджмента, находясь в автомобиле по пути в офис или домой, что позволит избежать пустой траты времени в дороге.
• 2) Не нужно тратить время в ожидании.

Невозможно совсем исключить ожидания из своей жизни — встречи с клиентами, дорожные «пробки». Всегда необходимо брать с собой что-нибудь, что нужно сделать — отчет, который необходимо прочесть или просто чистый лист бумаги, на котором можно будет написать план задач. Используя гарнитуру для телефона, даже в дороге можно отвечать на важные звонки.

3) Так как развоз и подписание актов и счетов занимает большое количество времени (только на дорогу тратится около 13,5% всего рабочего дня) и является обязательной рутинной работой, не требующей специальных знаний, то данный вид деятельности можно делегировать.

Таким образом, менеджер отдела развития сайтов мог бы в утренние часы осуществлять продажи и контролировать исполнение, что привело бы к повышению эффективности работы компании. Доходы от данных видов деятельности превысили бы расходы на заработную плату дополнительного сотрудника.

Исходя из этого, следует сделать вывод, что чем большую ценность для организации представляет работник, который эффективно использует свои полномочия и время, тем больше организация подстраивается под его рабочее расписание. То есть заинтересованность в том или ином специалисте у руководителя повышает внимание к выполнению его поручений и усиливает концентрацию на технике личного планирования времени данного сотрудника.

4) Использование методов повышения эффективности управления временем научит расставлять приоритеты и выявлять основные причины потери времени.

Самоменеджмент научит максимально использовать собственные возможности. Для этого необходимо:

• 1. Заранее планировать рабочий день, расставляя приоритеты (используя матрицу Эйзенхауэра).
• 2. Сократить непродуктивное общение, которое отвлекает от выполнения задач.
• 3. Завести органайзер (бумажный или электронный) для наиболее эффективного планирования.

«Метод помидора» применительно к особенно важным делам позволит повысить фокусировку над ними. Не отвлекаясь от задач ни на звонки, ни на e-mail, ни на коллег в течение 25 минут, можно выполнить все дела быстро и эффективно. Чем больше «помидоров» будет «съедено» менеджером в течение рабочего дня, тем выше будет результат его деятельности. Данный метод можно представить в виде таблицы, в которую записываются все задачи на день, определяется время работы и заносится результат.

На примере менеджера отдела развития сайтов интернет-компании «N» предложим вариант распределения рабочего времени с учетом предыдущей рекомендации, а именно делегирования дополнительному сотруднику развоза и подписания актов и выставления счетов клиентам.

Таблица 1.2 Распределение времени выполнения задач используя «Метод помидора»

В последний столбец менеджеру будет необходимо записать, выполнена или не выполнена та или иная задача.

5) Так как менеджер ОРС относится к типу людей, которые наиболее работоспособны в вечерние часы (к так называемым «совам»), то ему, следовательно, необходимо ставить в утренние часы менее важные задачи, а в часы после полудня более значимые для компании.

Особое внимание следует уделить распределению дел в интервале от 15:00 до 18:00 часов, когда эффективность работы наиболее высокая.

6) Чтобы избавиться от некоторых «поглотителей» времени, необходимо отвечать не на все звонки. Согласно принципу Парето, 20% входящих электронных писем и звонков приносит 80% дохода компании. Поэтому имеет смысл отвечать на звонки лишь важных клиентов. В остальных же случаях можно записать на голосовую почту сообщение, которое устроило бы большинство желающих «срочно» чтолибо обсудить.

Почти все данные рекомендации могут применить и другие сотрудники интернет-компании «N». То, насколько успешно менеджер будет применять в своей работе методы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально. Для того чтобы с помощью постановки конкретных целей, правильной постановки приоритетов и планирования своего времени добиться большей эффективности работы, необходимо приложить определенные усилия и затратить немного времени.