Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Информация — это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

Довольно распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении.

Информационные технологии (ИТ) прошли несколько этапов:

ручная ИТ;

механическая ИТ;

электрическая ИТ;

электронная:

появление больших ЭВМ в конце 70-х;

появление больших ЭВМ в конце 80-х.

Особенность современных ИТ:

Распределённая компьютерная техника;

Дружественное программное обеспечение;

Развитые коммуникации;

Развитие сети Internet.

Основные этапы проектирования ИТ: предпроектное обследование, проектирование (технический проект, рабочий проект), ввод системы в действие, промышленная эксплуатация. Основные способы организации автоматизированных информационных систем: структурный и функциональный.

Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Современное делопроизводство включает:

• · обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• · организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

В результате документирования деятельности организации создается документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

• · организационная;
• · распорядительная;
• · организационная;
• · информационно-справочная;
• · по личному составу;
• · плановая.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

• 1) в области обработки документов:
  • · обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
  • · создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
  • · создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
  • · обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
  • · исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
• 2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:
  • · обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
  • · обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
  • · сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
• 3) в области организации доступа к информации:
  • · обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
  • · Автоматизация документооборота заключается в комплексе автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов в организации.

В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:

Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Основные функции документов:

сканирование документов;

запись на сервер;

классификация документов;

передача изображений на рабочую станцию;

поиск изображений по отдельным элементам;

рассылка и печать.

Система оптического распознавания символов — для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

Основные функции:

сканирование;

распознавание текста;

форматирование в текстовый файл.

2 вида систем распознавания символов:

обучаемые (FineReader);

интеллектуальные (Cunei Form).

Система управления документами (DMS) — для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции:

индексирование документов полнотекстовый поиск по ключевым словам;

ассемблирование документов;

организация доступа к документу независимо от места его хранения;

защита данных;

организация выдачи и возврата документа;

контроль версии документа;

рассылка документа.

Пример: Documentum.

Система автоматизации коллективной работы над документами — для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

Основные функции:

электронная почта;

поддержка видеоконференций;

управление изображениями;

совместное использование документов;

маршрутизация;

календарное планирование.

Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

Основные функции:

описание бизнес — процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);

организация хранения документов и возможность их просмотра;

организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;

ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;

установка прав на работу с документами;

контроль исполнения документа;

поддержка коллективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.