Методы формирования ключевых показателей эффективности для обеспечения процессов бюджетирования, ориентированного на результат

Создание системы анализа результативности невозможно без отбора и согласованного использования представительного и достоверного набора показателей деятельности организации. Возникает сложная научно-техническая задача информационного обеспечения управления по результатам и бюджетирования, основанного на результатах, то есть отбора показателей и их группирования для обеспечения одновременного достижения ряда целей:

формирования оценок состояния организации, позволяющих оценивать, сопоставлять и прогнозировать текущее и перспективное развитие объектов оценки всех уровней;

формирования сопоставительных данных для ранжирования объектов оценки всех уровней с целью их группирования и выявления проблем и направлений развития на среднесрочном стратегическом интервале;

прогнозирования и мониторинга экономического состояния предприятия;

оценки эффективности деятельности органов управления на текущем интервале времени.

Использование систем ключевых показателей позволит, с одной стороны, всесторонне анализировать состояние развития организации осуществлять бюджетирование, основанное на результатах, базируясь на объективных данных. С другой стороны, при формировании систем показателей должны быть выделены ключевые показатели деятельности органов управления, позволяющие оценивать эффективность их работы на среднесрочном интервале.

Ключевые результаты могут быть трех типов:

ключевые результаты коммерческой деятельности;

ключевые результаты функциональной деятельности;

результаты поддержки.

Важнейшее место занимает определение наиболее значимых ключевых результатов и целей коммерческой деятельности, ранжирование их в порядке важности и достижение согласованности по ним на всех уровнях организации. Итоги коммерческой деятельности наиболее отчетливо проявляются при подсчете результатов и подведении баланса или же оценке рассчитанных на их основе контрольных показателей. В качестве примеров таких результатов можно назвать оборот, покрытие расходов, переменные и фиксированные издержки, использование капитала (инвестиции, оборотные средства и др.), рентабельность и другие.

Если же данное подразделение не занимается собственно коммерческой деятельностью — правда, за издержки производства любые подразделения все же отвечают, — то для него можно определить функциональные ключевые результаты и цели. В качестве примера можно назвать количество и качество производимой продукции, степень использования производственных мощностей, эффективность использования сырьевых материалов и энергии и так далее. Относительно них устанавливаются совершенно конкретные и поддающиеся измерению цели, достижение которых можно определить различными показателями эффективности, производительности и экономичности. Эти ключевые результаты обычно коррелируют — положительно или отрицательно — с различными составляющими баланса.

Результаты поддержки в соответствии со своим названием оказывают содействие достижению коммерческих и функциональных результатов. В качестве примеров внешних результатов поддержки можно назвать характеристику предприятия, группы выпускаемой продукции и каждого отдельного вида продукции, отношения с внешними связанными группами. Результаты поддержки внутри организации можно установить, в частности, в отношении мотивированности персонала, атмосферы организации, использования рабочего времени и прохождения информации.

бюджетирование, ориентированное на результат (БОР) — система организации бюджетного процесса и государственного (муниципального) управления, при которой планирование расходов осуществляется в непосредственной связи с достигаемыми результатами.

В Российской Федерации тема БОР начала набирать свою актуальность с принятием Концепции реформирования бюджетного процесса (Постановление Правительства Российской Федерации от 22 мая 2004 года № 249 «О мерах по повышению результативности бюджетных расходов»).

Тема БОР неоднократно озвучивалась как приоритетная в посланиях Президента Российской Федерации. Тема результативного бюджетирования активно поддерживается Министерством финансов РФ и стимулируется к внедрению на региональном и местном уровнях посредством выделения субсидий из Фонда реформирования региональных и муниципальных финансов (ФРРМФ).

На практике, необходимость и целесообразность внедрения БОР, как правило, объясняется наличием ряда вполне определенных ситуаций:

ситуация, когда традиционные методы повышения эффективности расходов бюджета (в первую очередь открытые конкурсы, усиление финансовой дисциплины и казначейские технологии) практически исчерпали себя и не могут решить проблем несбалансированности бюджета или недостаточно высокого качества бюджетных (государственных, муниципальных) услуг;

ситуация бюджетного кризиса, в которой необходимы радикальные меры по сокращению расходов при одновременном удержании прежних позиций в части достигнутого уровня оказания бюджетных услуг;

положение, при котором бюджет перестает быть полноценным инструментом управления, когда его расходные статьи начинают «жить собственной жизнью», но имеется политическая воля и желание изменить ситуацию, навести порядок в бюджетной сфере, внести ясность в цели и причины осуществления расходов бюджета;

наличие политических амбиций быть в «мэйнстриме» происходящих в Российской Федерации реформ, либо стремление получить средства из федерального фонда реформирования региональных и муниципальных финансов или средства международных спонсорских организаций, выделяемые на цели реформирования бюджетного процесса;

как следующий шаг внедрения результативного управления в органах исполнительной власти региона (муниципального образования).

Современный бизнес в нашей стране очень динамичен и достаточно суров. Усиление конкуренции приводит к снижению предпринимательской маржи. С другой стороны, сам бизнес становится все более стабильным. Уже нельзя принимать решения, основываясь только на интуиции и личном представлении о положении дел. Чтобы удержать достигнутые позиции, менеджеры вынуждены использовать новые технологии управления. Особенно это касается повышения эффективности управления материальными и финансовыми ресурсами. Для оптимизации процесса принятия управленческих решений, для оценки возможных последствий этих решений в компаниях и стали внедрять системы бюджетирования.

Бюджетирование позволяет получить конкурентные преимущества через создание эффективной системы управления ресурсами и благодаря использованию возможности «подстелить соломку», предугадывая возможные проблемы и соответствующим образом планируя будущие действия.

Очень важным является и то, что создание системы бюджетирования требует интеграции управленческих и информационных технологий, что приводит к повышению эффективности управления.

Итак, бюджетирование (планирование, budgeting) — это процесс планирования движения ресурсов по предприятию на заданный будущий период и (или) проект. Таким образом, внедрение бюджетирования помогает создать целостную и достаточно эффективную систему управления. Причем грамотно поставленная система бюджетирования должна помогать не только решать задачи оперативного управления, но и достигать стратегических целей, которые ставит руководство компании.

Какие же преимущества получит компания от системы бюджетирования? Ее внедрение позволит руководству планировать финансово-хозяйственную деятельность с расчетом на достижение определенного финансового результата, то есть четко определить цели и установить поддающиеся измерению контрольные показатели деятельности. Кроме того, появится возможность направить деятельность всех подразделений на достижение целевого финансового результата, выделив сферы ответственности и распределив функции финансового управления между руководителями подразделений. Улучшатся информационный обмен и взаимодействие структурных подразделений между собой.

Бюджетирование поможет оптимизировать финансовые потоки, заранее определив критические периоды в деятельности компании и необходимость внешнего финансирования. С помощью бюджетирования можно обнаруживать «узкие» места в управлении и вовремя принимать необходимые управленческие решения.

Эта технология направлена на использование анализа отклонений «план — факт» для корректировки деятельности. Чтобы рассмотреть все возможные варианты развития событий, возможно проведение сценарного анализа «что будет, если?» .

В общем виде, бюджетирование, ориентированное на результаты деятельности, можно определить как систему бюджетного планирования, связывающую произведенные расходы с ожидаемой отдачей от этих расходов.

Основное назначение бюджетов — это поддержка решения трех управленческих задач:

прогноз финансового состояния;

сравнительный анализ запланированных и фактически полученных результатов;

оценка и анализ выявленных отклонений.

Общие цели и задачи, которые решаются при внедрении методов бюджетного планирования и управления на отечественных предприятиях:

постановка эффективного операционного финансового менеджмента;

эффективное оперативное планирование финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

оптимизация использования ресурсов, снижение себестоимости производства продукции и улучшение планирования затрат путем установления бюджетных норм (стандартов) затрат, их оперативного контроля и анализа отклонений;

улучшение взаимодействия и координации различных подразделений предприятия для достижения намеченных целей;

контроль и оценка эффективности руководителей подразделений путем сравнения фактических значений контролируемых ими экономических параметров (прежде всего затрат) с плановыми;

мотивация сотрудников для достижения целей организации;

повышение эффективности деятельности предприятия путем проведения оперативного экономического анализа «портфеля продукции» и его оптимизации по результатам анализа;

выявление потребностей в денежных ресурсах и оптимизация финансовых потоков;

закрепление с помощью современных управленческих технологий изменений в организационной структуре управления.

В условиях конкретного предприятия важно определиться с тем, какие задачи призвано обеспечить бюджетирование. Эти задачи должны соответствовать главным финансовым и нефинансовым целям предприятия.

Система бюджетного управления позволяет решить следующие задачи:

установление взаимосвязи планирования и контроля выполнения стратегических и тактических планов Компании;

обеспечение согласованности планов всех подразделений в Компании и их направленности на достижение единых целей;

оценка и взаимосвязанное управление всеми аспектами финансового состояния, результатами деятельности и движения денежных средств Компании;

укрепление финансовой дисциплины и подчинение интересов отдельных структурных подразделений интересам компании в целом посредством управления по отклонениям, основанном на сопоставлении спроектированных и фактических показателей деятельности компании за отчетный период;

возможность расчета многовариантных планов без привлечения дополнительных ресурсов;

создание базы для обоснованной системы мотивации персонала путем ее привязки к системе финансовых показателей.