Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в «Астраханской государственной консерватории»

• Введение
• 1. Теоретические основы организации делопроизводства
• 1.1 Терминология делопроизводства
• 1.2 Организация работы с документами
• 1.3 Нормативно-методическая база делопроизводства
• 1.4 Компьютерные технологии в делопроизводстве
• Вывод
• 2. Характеристика делопроизводства «Астраханской государственной консерватории»
• 2.1 Общая характеристика Консерватории
• 2.2 Задачи, функции и структура «Астраханской государственной консерватории»
• 2.3 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы
• 2.4 Анализ объема документооборота объекта исследования
• 2.5 Анализ документопотоков в «Астраханской государственной консерватории»
• Вывод
• 3. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и использованию компьютерных технологий
• 3.1 Совершенствование нормативного регулирования работы с документами
• 3.2 Предложения по совершенствованию подготовки документов
• 3.3 Предложение по автоматизации деканата Консерватории
• 3.4 Практическое использование АИС «Деканат»
• 3.5 Оценка экономической эффективности
• Вывод
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложения

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. В мире ежегодно появляется около 6 миллиардов новых документов, а в архивах хранится уже более 1.3 триллиона различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существует оценка, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). Хотя, вряд ли настанет момент, когда все документы станут только электронными. Одно несомненно — электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы автоматизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (далее по тексту CЭД).

Переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные организации превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современной организации возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса — улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности организации, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест — должностным обязанностям сотрудников.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам организации, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики организации требуется переход на электронную систему документации. Таким образом, выбранная тема является наиболее важной на сегодняшний день, так как хорошая электронная программа документооборота — это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Компьютерная технология это связь информации с системой управления организации и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Организация возникает на столкновении двух процессов: организационной деятельности и тех или иных процессов в организуемой деятельности, превращающихся в объект организационного манипулирования.

В силу этого всякая организация, закрепляя те или иные процессы в деятельности, обеспечивает их поддержание и воспроизводство, она, функционируя как организованность, консервирует деятельность, и по мере трансформации систем деятельности начинает играть тормозящую роль. В какой-то момент наступает такая ситуация, в которой происходит разрыв между актуальными процессами в деятельности и теми процессами, которые призвана поддерживать и обеспечивать данная организация. Организация перестает соответствовать системам деятельности и, тем более, процессам ее ближайшего развития и с этого момента она требует реорганизации.

Помимо большого класса задач, связанного с ситуациями реорганизации ранее сформированных организованности деятельности, необходимо (хотя бы в плане мышления) выделить некий абстрактный класс ситуаций, в которых возникает необходимость в организационной деятельности как таковой.

Первым условием организации является множественность относительно независимых единиц деятельности — будь то отдельные акты деятельности, ориентации, социально-производственные системы или сферы деятельности. Вторым условием является то, что эти единицы представляют собой так или иначе организованные структуры деятельности (в этом плане необходимо еще раз подчеркнуть, что всякая организация является реорганизацией в плане истории деятельности). Третьим условием является установление некоторой новой связи этих единиц друг с другом, выделение целостности данной популяций единиц деятельности относительно каких-то процессов, которые должны поддерживаться и обеспечиваться.

При наличии этих трех условий может быть сформулирована задача организации и, следовательно, возникает необходимость осуществления специальной организационной деятельности и специального мышления, которое называется организационным проектированием или проектированием организации.

Как было отмечено, организация (как организованность, конструкция, форма) обеспечивает протекание определенных процессов, заданных телеологически, задача организации как конечного продукта организационной работы — сделать из многих независимых единиц, часто сталкивающихся друг с другом и находящихся в ситуации конфликта, — одно целое.

При этом организационная работа может направляться на любые моменты в деятельности и жизнедеятельности, превращая их в предмет соорганизации: на деятельность отдельного индивида или места, на взаимодействие множества отдельных актов деятельности внутри той или иной системы, на взаимодействие самих этих систем деятельности друг с другом, на функционирование систем деятельности, на развитие их, на взаимодействие и взаимоотношения между группами и коллективами.

Другими словами, организация осуществляется каждый раз по отношению к наличным структурам и организованности. Применение организации, прямо и однозначно обосновывается следующим положением: структуры и организации непрерывно свертываются в организованности, а эти организованности включаются в новые системы кооперации и становятся объектом (потенциальным или актуальным) организационной деятельности.

Объектом данного исследования является Астраханская Государственная Консерватория.

Предметом исследования служит информационно-документационное обеспечение управления Астраханской Государственной Консерватории (далее по тексту Консерватория).

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью применения современных компьютерных технологий для совершенствования процессов документационного обеспечения управления.

делопроизводство документ компьютерная технология

Целью дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства в исследуемом учреждении, а также внесение предложений по автоматизации делопроизводства.

Исходя из поставленной цели, необходимо выполнить ряд задач:

— проанализировать теоретические источники по организации делопроизводства;

— изучить роль компьютерных технологий в делопроизводстве;

— проанализировать деятельность Консерватории, провести функциональный анализ ее организационной структуры;

— анализировать нормативно-правовую и нормативно-методическую базу Консерватории;

— проанализировать основные информационные и документационные потоки, их количественные и качественные характеристики;

— провести анализ системы делопроизводства, технического и программного обеспечения Консерватории;

— разработка предложений по совершенствованию работы с документами в Консерватории.

Дипломная работа состоит из введения, трех основных разделов, заключения, списка использованных источников, приложений и перечня условных обозначений терминов и сокращений.

Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, цель и содержание поставленной задачи, формулируются объект и предмет исследования, указываются избранные методы исследования, определяется значимость полученных результатов.

В первом разделе дипломной работы рассматриваются теоретические основы организации системы делопроизводства, основные понятия делопроизводства, информационные потоки как ресурс развития организации и технология управления как информационный процесс; проводится анализ существующих систем автоматизации делопроизводства и документооборота; законодательной базы регламентирующей делопроизводство.

Второй раздел посвящен анализу делопроизводства в Консерватории, включая описание основных направлений деятельности и роли Консерватории в культурной жизни Астраханской области и России. Проводится анализ: организационной структуры управления Консерватории; законодательной, нормативно-правовой и нормативно-методической базы, регламентирующей деятельность Консерватории (в том числе деятельность по документационному обеспечению управления), анализ ведения делопроизводства, информационных и документационных потоков, анализ технического и программного обеспечения Астраханской государственной Консерватории.

Третий раздел дипломной работы посвящен разработке предложений по совершенствованию существующей системы делопроизводства в Консерватории, обоснованию тех или иных предложений. Здесь же производится оценка экономической эффективности от вносимых мероприятий.

В заключении подводятся итоги выполненных работ, итоги анализа информационно-документационного обеспечения объекта исследования и перечисляются предложения по его совершенствованию.

В приложении к дипломной работе приведены существующие документы Консерватории и проекты документов, предлагаемых и разработанных в ходе выполнения данной дипломной работы.

Для получения первичных данных об объекте исследования использовались следующие методы: метод изучения документов, метод наблюдения, метод опроса. Для анализа полученных данных использовались графические и статистические методы.

1. Теоретические основы организации делопроизводства

1.1 Терминология делопроизводства

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу).

Согласно Федеральному закону № 149 от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности.

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать и т. д.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей: бумажные и электронные документы.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дает определение, какой документ признается электронным: «электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью или аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». Главным атрибутом электронного документа, подтверждающим его подлинность, является электронная цифровая подпись.

В принятом в 2002 г Законе «Об электронной цифровой подписи» под электронной цифровой подписью понимается «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе» .

В соответствии с ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (далее по тексту ДОУ) в соответствии с ГОСТ Р 51 141−98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй — «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

— документирование деятельности;

— организация работы с официальными документами.

В соответствии с ГОСТ Р 51 141−98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т. е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.

Процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным стандартами, что обеспечивает юридическую силу документа.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Целью документооборота является документационное обеспечение деятельности аппарата управления, то есть своевременная доставка руководителям и специалистам учреждения полной и достоверной информации, необходимой для выполнения возложенных на них обязанностей, принятия решений и претворения их в жизнь.

Главным правилом документооборота является оперативное прохождение документа по наиболее короткому и наиболее простому маршруту, который обеспечивает наименьшие затраты времени.

Четкая организация и быстрое доведение документов до исполнителей (конечных пользователей) приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки.

Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Выделяют документопотоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.

Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело» .

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку.

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. Также под системой документации можно понимать совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Закон Российской Федерации «О стандартизации», принятый 10 июня 1993 года, определяет следующее:

— стандарт - типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам;

— стандартизация - деятельность по установлению норм, правил и характеристик.

Таким образом, стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов — деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Унификация документов — установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Унифицированная система документации — совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

— унифицированная система организационно-распорядительной документации;

— унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

— унифицированная система отчетно-статистической документации;

— унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

— унифицированная система внешнеторговой документации.

Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде связного текста, трафарета, анкет, таблицы и соединения форм.

Связный текст — это текст, суть которого неизменно повторяется в ряде документов, он содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях.

Трафарет — содержит постоянную информацию с пробелами для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации.

Анкета — форма предоставления унифицированного текста, в которой дается изложение словесной или цифровой информации при описании объекта по определенному набору признаков.

Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

Современное делопроизводство отличает высокая степень автоматизации и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого созданы классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Классификаторы — нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.

Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их работке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Современное информационно-документационное обеспечение предприятия не возможно представить без использования различных информационных технологий.

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) — широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники.

В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации.

Современные информационные технологии — это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых, результатов.

Сердцевиной современных информационных технологий являются автоматизированные информационные системы (далее по тексту АИС).

Под информационной системой понимается организованная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально-определенных групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определенной предметной области, поиск, и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей — абонентов системы.

Информационные системы, в которых представление, храпение и обработка информации осуществляются с помощью вычислительной техники, называются автоматизированными информационными системами.

Развитие современных информационных технологий приводит к постоянному повышению сложности информационных систем, создаваемых для различных областей жизнедеятельности человека. Одной из разновидностей информационных систем являются системы автоматизации делопроизводства (далее по тексту САД).

САД — это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе.

Архив документов — это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

Внедрение САД позволяет:

— обеспечить слаженную работу всех структурных подразделений;

— упростить работу с документами, повысить ее эффективность;

— повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

— повысить оперативность доступа к информации;

— максимально сократить оборот бумажных документов;

— уменьшить затраты на копирование и доставку документов в бумажном виде;

— снизить расходы на персонал и оборудование и др. [17]

Основные понятия документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства.

В конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

— экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

— предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения;

— рациональное движение документов внутри организации;

— обработка исполненных и отправляемых документов.

Если в организации вводится определенный формализм в управлении и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, «бизнес-процессов»), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинают теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются.

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.

Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути — вопрос только в том, какую систему выбрать.

Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Обычно путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно услышать фразу: «Это не система документооборота, а система делопроизводства» или наоборот. Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально предназначены для поддержки именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

— обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

— поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

— поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности включает:

— протоколирование деятельности организации в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

— оптимизацию бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

— исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов в организации. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

— исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

— документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов);

— организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов);

— систематизация архива документов.

Документопоток — это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. [16]

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

— поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

— потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

— поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

— содержанием или функциональной принадлежностью;

— структурой;

— режимом или цикличностью;

— направлением;

— объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации.

В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т. д.

На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т. д. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

1.2 Организация работы с документами

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации — их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

— централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе документационного обеспечения управления) ;

— максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

— маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

— однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие — при поступлении, внутренние и исходящие — при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

— организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ;

— вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

— исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

— снижение уровня подписания документов.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т. д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

— поступающие (входящие) документы;

— отправляемые (исходящие) документы;

— внутренние документы.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Рассмотрим, как форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота. Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть — подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, — на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования — аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

В основе организации документооборота лежит несколько правил.

Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении — службе делопроизводства.

Сосредоточение операций по приему и отправке документов в «одних руках» одновременно решает несколько задач:

— освобождает другие подразделения организаций от выполнения технических операций (проверка правильности поставки документов, вскрытий конвертов, вкладывание документов в конверт (при отправке), маркировка, передача в почтовое отделение, отправка по факсу и др.).

— повышает эффективность использования средств оргтехники (маркировальных машин, фальцевальных и других используемых при обработке документов). Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью. Например, на этапе подписания документа руководителем, он дважды проходит через его секретаря как представлено в соответствии с рисунком 1:

Рисунок 1 — Подписание документа руководителем

В данном случае это возвратное движение необходимо, поскольку именно секретарь выполняет функции посредника между руководителем и исполнителем.

Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителя). Соблюдение данного правила позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение его заместителям и в подразделения, если их руководители наделены соответствующими компетенциями.

Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, только в нем и регистрируется. Другими словами, каждый документ в организации имеет один регистрационный номер, присвоенный ему в службе ДОУ или в подразделении.

Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций — функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарь должен знать, что резолюция должна быть конкретна, сформулирована так, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая поставлена перед ним цель.

Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа. Процедура согласования — чрезвычайно важный этап в принятии управленческих решений. Практически все документы, подписываемые или утверждаемые руководителем, предварительно согласовываются (визируются) заинтересованными лицами. Для рациональной организации документооборота важно, чтобы проект документа визировался только теми должностными лицами, мнение которых необходимо учесть при его подготовке.

Процедура согласования наиболее значимых документов (распорядительных документов, писем, договоров) должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству.

Не менее важным при организации согласования является сокращение времени на визирование.

Не редко на согласование документов уходит до месяца. За это время решение может утратить свою актуальность, что редко снизит его эффективность. Избежать этого можно установив сроки визирования документов в инструкции по делопроизводству

Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения. Кроме того, это повышает ответственность должностных лиц за порученный им участок работы.

Делегирование права подписи закрепляется распорядительным документом (приказом, распоряжением), издаваемым руководителем.

Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом. Соответственно, творческих операций — специалистами и руководителями. Этот принцип организации документооборота, к сожалению, часто нарушается. Технические операции (изготовление документов, передача их из одного подразделения в другое и т. д.) часто выполняются самими специалистами, что приводит к неоправданным затратам рабочего времени.