Принципы контроля. 
Контроль в менеджменте

Принципы определяют правила для осуществления эффективного контроля в организациях любого типа. На их основе строятся различные схемы выполнения контрольных функций. Схемы отражают специфические особенности каждой организации, но в то же время должны соответствовать принципам контроля.

В отличие от общих принципов управления, функция контроля имеет свои частные принципы.

Нижеследующие принципы должны служить руководством, или правилом, для создания эффективной схемы контроля в организации (предприятии, банке, гос. учреждении).

1. Принцип результативности.

Результат — единственное, что представляет ценность в производственно-хозяйственной деятельности организации. Создание схемы контроля, которая позволяя руководителю получать информацию обо всех сферах деятельности предприятия, принесет мало пользы. Такая схема создает эффект «засорения мозгов» руководителя, поскольку он будет получать избыточную информацию, создающую серьезные помехи в принятии решений.

Следовательно, схема организации контроля должна охватывать сферы деятельности организации, которые имеют ключевое и результирующее значение для достижения целей организацией. Необходимо избегать контроля ради контроля. Бесполезно иметь обширную и полную информацию о различных отклонениях от стандартов, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий.

Так же бесполезно пытаться контролировать результаты, которых организация не может достичь или не в состоянии измерить.

Результативность контроля обеспечивается только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей с минимальными корректировками программы их достижения. Принцип адресности контроля.

Информация о результатах контроля важна только тогда, когда она доходит до тех лиц, которые обладают правом осуществлять регулирующее воздействие на объект для соответствующего изменения параметров. Схема выполнения контроля должна обеспечивать получение информации, соответствующей контролируемому виду деятельности. Информация, получаемая в результате контроля, должна объективно отражать то состояние контролируемого объекта, которое действительно важно для успешной работы организации. Принцип восприимчивости контроля.

Контроль не должен создавать у работников организации чувства неопределенности и беспокойства. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для контроля их деятельности, и вся система контроля их работы действительно полно и объективно отражают их труд. Применяемая схема контроля и система стандартов должны быть понятны лицу, результаты работы которого контролируются. Кроме того, люди должны понимать истинную цель контроля. В противном случае они будут сознательно нарушать или игнорировать схему контроля. Так, например, водители маршрутных автобусов сознательно ломали штамп-часы, контролирующие прибытие и убытие автобуса с начального или конечного пункта маршрута. Исправить такое положение можно было только системой мотивации труда водителей.

2. Восприимчивость.

Восприимчивость контроля также обеспечивается четкостью и ясностью стандартов. Стандарт должен играть роль мотивирующего фактора. Нереальный или несправедливый стандарт, с точки зрения контролируемого лица, разрушает мотив к предоставлению достоверной контрольной информации. Люди должны воспринимать стандарты как жесткие (иначе они будут действовать демотивирующе), но справедливые и достижимые.

Одной из важных сторон восприимчивости контроля является его простота. Простая схема контроля понятна людям, взаимодействующим с ней, они поддерживают ее, она требует меньших усилий и более экономична. Принцип своевременности контроля.

Информация, переданная руководителю раньше, чем она будет ему необходима для принятия решений, может потерять свою ценность из-за устаревания. Несвоевременную информацию руководитель, как правило, не рассматривает и откладывает ее «на потом», а затем о ней забывает.

Если информация приходит с опозданием, и ее нельзя использовать для принятия решения, то она теряет всякий смысл.

Важнейшей ролью контроля является обеспечение информацией для устранения отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Организационная схема контроля должна создаваться так, чтобы давать информацию нужным людям до того, как разовьется кризис. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, которые адекватно соответствуют контролируемому явлению.

3. Принцип гибкости контроля.

Схема контроля не должна иметь жесткие организационные рамки. Она находит свое воплощение в организационной структуре управления предприятием. Организационно контроль должен быть достаточно гибким и своевременно приспосабливать к происходящим изменениям. Такое свойство контроля позволяет проводить своя временные изменения в оргструктуре управления, чем частично обеспечивается гибкость. Частичность объясняется тем, что оргструктура изменяет свои параметры и при изменениях, происходящих в других функциях.

Подвижность факторов внешней среды достаточно быстро меняет обстановку в организации. Поэтому контролируемые параметры, которые играли ключевую роль в прошлом, сегодня могут потерять свою актуальность. При этом возникли новые факторы, которые не были встроены в схему контроля предприятия, в связи с чем она не могла отслеживать их изменение. Без достаточной (и весьма значительной) степени гибкости система контроля не будет действенной в тех ситуациях, для которых она предназначена.

4. Принцип экономичности контроля.

Контроль необходимо воспринимать как средство, помогающее руководству организации достигать желаемых результатов. Нужно помнить, что система контроля должна работать на получение прибыли. В то же время контроль связан с множеством расходов, таких как оплата труда контролеров, потери рабочего времени на контроль, стоимость средств контроля, дополнительные отчетные данные и т. п.

Стоимость системы контроля должна быть сравнима с прибылью, приносимой этой системой. Для сравнения нужно провести анализ трех фундаментальных вопроса:

• — что больше: затраты на стратегию контроля или прибыль от реализации этой стратегии;
• — какое соотношение затраты — прибыль у других систем контроля той же деятельности;
• — какой процесс или какую деятельность надо контролировать.

Такой анализ позволяет сделать вывод: если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества и доход, то организации лучше отказаться от этой стратегии контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль, упростить его организационную схему.

Однако, если система контроля имеет стратегическое значение для организации, то такой контроль следует вести, даже если соотношение «затраты-прибыль» незначительно. [9].