Документация интегрированной системы менеджмента

При разработке и внедрении интегрированной системы менеджмента, а также для ее результативного функционирования организация должна идентифицировать многочисленные взаимосвязанные виды деятельности и управлять ими.

При документировании интегрированной системы менеджмента организация может определить любое число и состав документов, необходимых для демонстрации результативного планирования, функционирования, управления и постоянного улучшения интегрированной системы менеджмента и ее процессов.

Документацию следует собирать и поддерживать в рабочем состоянии таким способом, который соответствует культуре и потребностям организации, встраивая его в существующую информационную систему и улучшая ее.

Характер и степень документирования интегрированной системы менеджмента зависят от особенностей организации. Документирование может охватывать всю деятельность организации или отдельные ее аспекты. Например, требования, устанавливаемые в документации, зависят от вида и характера продукции и процессов, условий контракта, установленных законодательных и обязательных требований и т. п.

Следует, однако, отметить, что в настоящее время объем нормативной и технической документации многих организаций достиг таких размеров, что руководство организации, пытающееся регламентировать все и вся, не способно к развитию. Найти меру масштабов и глубины документированности интегрированной системы менеджмента призван международный стандарт ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001−2008).

Версия стандартов ИСО серии 9000 стремится избежать ситуации, при которой документирование становится самоцелью. Предназначение документации системы менеджмента качества — «передать смысл и последовательность действий, добавлять ценность». Характер и степень документированности, форма и носители документации определяются только потребностями самой организации.

В целом документирование интегрированной системы менеджмента является обязательным требованием всех международных и национальных стандартов ГОСТ Р ИСО 9001−2008, ГОСТ Р ИСО N001−2007, OHSAS 18 001:2007, SA 8000:1999, ГОСТ 12.0.230−2007, ГОСТ Р 12.0.007−2009 и других стандартов менеджмента.

Документация интегрированной системы менеджмента может быть построена на основе структуры процессов организации, структуры внедряемого международного стандарта систем менеджмента (качество, экология, охрана труда, социальная ответственность и т. д.) или их комбинации. С целью стандартных подходов к разработке документации интегрированной системы менеджмента за основу был принят национальный стандарт ГОСТ Р ИСО/ТО 10 013−2007 «Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества». Стандарт содержит руководящие указания по разработке, внедрению и поддержанию в рабочем состоянии документации, необходимой для обеспечения результативности системы менеджмента качества и соответствующей потребностям организации. Но он может использоваться при документировании не только систем менеджмента качества в соответствии с требованиями стандартов ИСО серии 9000, но и при документировании других систем менеджмента, например, системы экологического менеджмента, системы менеджмента безопасности и охраны труда, социальной ответственности и т. д.

Наиболее удобна иерархическая структура документов интегрированной системы менеджмента, гак как она способствует внедрению, поддержанию в рабочем состоянии и лучшему пониманию персоналом требований к документации интегрированной системы менеджмента. Разработка уровней иерархической структуры документов зависит от особенностей организации.

Степень документирования интегрированной системы менеджмента организации может различаться в зависимости от следующих факторов:

• • размера и видов деятельности организации;
• • принятой модели интеграции;
• • сложности процессов и форм их взаимодействия;
• • компетентности персонала.

Структура документации отдельных систем менеджмента (качество, экология, безопасность, социальная ответственность и т. д.), входящих в состав интегрированной системы менеджмента, в общем виде может быть представлена схематично в виде треугольника (рис. 12.4), аналогично форме, принятой международными стандартами ИСО серии 9000.

Структура документации системы менеджмента включает.

Уровень А:

• • миссия — основное предназначение организации;
• • видение — определение ключевых показателей, которых стремится достичь организация в рамках своего стратегического управления;
• • заявление высшего руководства организации — заявление, включающее стратегические цели и ответственность руководства, связанные с разработкой интегрированной системы менеджмента;
• • политика в области отдельной системы менеджмента или в целом в рамках интегрированной системы менеджмента в зависимости от модели интеграции.

Уровень Б:

• руководство — стандарт организации, содержащий область отдельной системы менеджмента или общей интегрированной системы менеджмента; документированные процедуры, разработанные для интеграции отдельных систем или интегрированной системы менеджмента в целом, или ссылки на них; описание взаимодействия процессов в рамках интегрированной системы менеджмента или отдельных систем менеджмента, бизнес-процессов.

Рис. 12.4. Структура документации отдельной i-системы менеджмента.

Уровень В:

• документированные процедуры — процедуры, требуемые международными и национальными стандартами отдельных систем менеджмента, документально оформленные как стандарты организации.

Уровень Г:

• документы, необходимые для сертификации отдельных систем менеджмента или интегрированной системы менеджмента; документы, требуемые организации для эффективного планирования и эксплуатации интегрированной системы менеджмента (программа организационно-технических мероприятий, документально оформленные цели и задачи подразделений в области отдельных систем менеджмента, руководящие документы, инструкции и т. д.).

Уровень Д:

• записи, требуемые отдельными системами менеджмента — акты, протоколы, записи в журналах и т. д.

Уровень Е:

• внешние документы, включающие законодательные, нормативные и рекомендательные документы, необходимые для эффективной деятельности организации.

Данная структура и иерархия документации системы менеджмента качества применима для любой интегрированной системы менеджмента организации в зависимости от вида применяемой модели интеграции.

В рамках ИСМ организации управление системой менеджмента качества, как правило, осуществляет представитель руководства по качеству, который в этом случае является одним из заместителей руководителя организации, службу качества возглавляет инженер по качеству.

Управление системой экологического менеджмента, системой управления охраной труда, профессионального здоровья и безопасности осуществляет, как правило, представитель руководства по системе экологического менеджмента или по системе управления охраной труда, являющийся одним из заместителей руководителя организации по технической политике — технический директор (главный инженер); службу управления охраной окружающей среды возглавляет инженер-эколог; службу по охране труда — инженер по охране труда.

Наиболее распространенной в пашей отечественной практике является ИСМ, представленная сочетанием двух систем: СМК + СЭМ, СМК + OHSAS или OIISAS + СЭМ.

Документация для всех отдельных систем менеджмента строится на общесистемных принципах и процессном подходе в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001−2008, а также с рекомендацией руководства, но документированию системы менеджмента качества ГОСТ Р ИСО/ТО 10 013−2007 и включают следующие документы:

• • политику и цели в области качества, системы экологического менеджмента, охраны труда, профессионального здоровья и безопасности;
• • руководство по качеству, руководство по СЭМ или руководство по охране труда;
• • документированные процедуры по системам менеджмента;
• • рабочие инструкции по направлениям деятельности;
• • формы;
• • планы качества по охране окружающей среды, охране труда;
• • технические условия, руководящие документы, рабочие инструкции;
• • внешние документы по направлениям деятельности;
• • записи.

Документы системы менеджмента качества и системы экологического менеджмента могут быть представлены в любой форме и на любом носителе.

Политика в области качества определяет ответственность высшего руководства за качество выпускаемой продукции и процессов ее производства и является равноправной и согласованной частью общей политики и стратегии развития организации.

Политика в области качества имеет следующие направления.

• 1. Потребитель и выполнение его требований:
  • • обеспечение соответствия продукции обоснованным требованиям и ожиданиям потребителя;
  • • обеспечение соответствия продукции показателям назначения, государственным стандартам, нормам и правилам;
  • • совершенствование методов работы с потребителями.
• 2. Реализация процессного и системного подхода в СМК:
  • • определение и установление процессов СМК организации в соответствии с требованиями международных стандартов ИСО 9001:2008;
  • • непрерывное улучшение методов и средств оценивания продукции и процессов ее производства.
• 3. Установление и поддержание взаимовыгодных отношений с поставщиками и подрядчиками:
  • • налаживание долгосрочных партнерских отношений с поставщиками;
  • • установление таких отношений с подрядчиками, которые создают конкурентные преимущества организации.

Организация достигнет успеха в решении поставленных задач в случае соблюдения следующих условий.

• 1. Лидерство руководства, его обязательства и активное участие при разработке результативной и эффективной СМК, включая:
  • • разработку прогноза и стратегических целей, соответствующих деятельности организации; поиск новых методов производства; управление процессами и новыми видами продукции;
  • • доведение до сведения персонала ценностей, связанных с качеством процессов и продукции; создание среды, способствующей эффективному обмену информацией;
  • • определение процессов жизненного цикла продукции, основных и вспомогательных бизнес-процессов; обеспечение их необходимыми ресурсами;
  • • определение методов измерения и анализа деятельности организации для установления эффективности принимаемых решений.
• 2. Непрерывное вовлечение персонала в деятельность организации путем:
  • • обучения, мотивации и стимулирования персонала, направленных на производство высококачественной продукции;
  • • развития и поддержания корпоративной культуры.
• 3. Принятие решений высшим руководством только на основе достоверных фактов путем:
  • • формирования и использования сбалансированной системы показателей для принятия управленческих решений, включающих показатели:
    • — финансово-экономической деятельности;
    • — удовлетворенности потребителей;
    • — характеристик бизнес-процессов;
    • — роста квалификации персонала;
  • • использования бенчмаркинга для сравнения организации с конкурентами, признанными лучшими на рынке;
  • • применения постоянно совершенствуемых методов сбора данных о продукции и процессах ее производства, технологий обработки этих данных.
• 4. Применение научно-технических достижений в сфере деятельности организации в целях:
  • • обеспечения высокой надежности, устойчивости и безопасности проектируемых объектов;
  • • применения научных и патентных разработок в области управления технологическими процессами;
  • • использования высоконадежных компонентов и элементной базы отечественных и зарубежных компаний, имеющих заслуженную и проверенную репутацию;
  • • обеспечения развития систем автоматизированного проектирования.
• 5. Поддержание положительного образа организации в области качества производимой продукции путем:
  • • участия в выставках, научно-практических конференциях, семинарах;
  • • написания сотрудниками организации книг, статей в специализированные журналы, отраслевых методик.

Политика в области качества периодически анализируется и используется высшим руководством как средство улучшения менеджмента качества.

Экологическая политика определяет ответственность высшего руководства в области охраны окружающей среды, сокращения расхода природных ресурсов и является равноправной и согласованной частью общей политики и стратегии развития организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 14 001−2007.

В рамках установленной в организации области применения системы экологического менеджмента экологическая политика должна:

• • соответствовать характеру, масштабу и влиянию деятельности, продукции и услуг организации на окружающую среду;
• • включать обязательство следовать принципам постоянного улучшения и предотвращения загрязнений;
• • включать обязательство соответствовать требованиям экологического (природоохранного) законодательства и другим требованиям, связанным с экологическими аспектами, которые организация обязалась выполнять;
• • обеспечивать основы для установления и анализа экологических целей и задач;
• • документально оформляться, внедряться и поддерживаться в рабочем состоянии;
• • доводиться до сведения всего персонала организации и лиц, работающих для организации или по ее поручению;
• • быть доступной для общественности и всех заинтересованных сторон.

Экологическая политика периодически анализируется и используется высшим руководством организации, как средство улучшения системы экологического менеджмента.

Политика в области охраны труда, профессионального здоровья и безопасности определяет ответственность высшего руководства организации в области обеспечения безопасных условий труда и является равноправной и согласованной частью общей политики и стратегии развития организации в соответствии с требованиями стандартов ГОСТ 12.0.230−2007, ГОСТ Р 12.0.007−2009 или OHSAS 18 001:2007.

В рамках установленной области применения системы управления профессиональным здоровьем и безопасностью политика должна:

• • соответствовать характеру и масштабу рисков организации в области охраны труда;
• • включать обязательства по предупреждению травм и ухудшения здоровья и постоянному улучшению менеджмента и результативности системы управления безопасными условиями труда;
• • включать обязательства по выполнению требований применимого законодательства, а также других требований, которые организация обязуется выполнять и которые относятся к ее рискам в области обеспечения безопасности условий труда;
• • создавать основу для установления и анализа целей в области обеспечения безопасности условий труда;
• • быть задокументирована, внедрена и выполняться;
• • быть доведена до сведения всех лиц, работающих под управлением организации с тем, чтобы каждый работник знал о своих персональных обязанностях в области профессионального здоровья и безопасности;
• • быть доступна для заинтересованных сторон;
• • периодически анализироваться с целью гарантировать, что она остается уместной и подходящей для организации.

Цели и программы в области качества должны быть измеримыми и согласованными с политикой в области качества. Они должны обеспечивать организации основу для стратегии развития и включают:

• • финансовые цели;
• • цели при сравнении с лучшими достижениями (бенчмаркинг) и при оценке третьей стороной (внешние аудиты);
• • удовлетворенность потребителей, работников организации и других заинтересованных сторон;
• • восприятие потребителями и другими заинтересованными сторонами характеристик поставленной продукции;
• • улучшение показателей выполнения процессов во всей организации;
• • улучшение показателей продукции согласно требованиям потребителей.

Цели организации в области качества могут быть отражены в программах качества, которые могут подразделяться на:

• • программу улучшения СМК;
• • программу повышения качества продукции;
• • программу улучшения менеджмента ресурсов.

Следует определить ответственность за развертывание целей на соответствующих уровнях организации. Цели в области качества необходимо регулярно измерять, анализировать и пересматривать.

Цели и программы в области охраны окружающей среды должны быть измеримыми и согласованными с экологической политикой. Руководство организации должно установить, внедрить и поддерживать документально оформленные экологические цели и задачи для соответствующих функций и уровней управления в рамках организации.

Цели и задачи должны соответствовать экологической политике, включая обязательства по предотвращению загрязнений, обеспечению соответствия требованиям законодательства и другим требованиям, выполнять которые организация обязалась, и постоянно улучшаться.

При установлении и анализе своих целей и задач руководство организации должно учитывать законодательные и другие требования, которые оно обязалось выполнять, а также значимые экологические аспекты. Организация также должна рассмотреть свои технологические возможности, финансовые, эксплуатационные и деловые требования, а также точки зрения заинтересованных сторон.

Руководство организации должно разработать, внедрить и поддерживать программу достижения своих целей и задач в области охраны окружающей среды. Программа должна включать в себя:

• • распределение ответственности за достижение целей и выполнение задач для соответствующих функций и уровней управления организацией;
• • перечень необходимых средств и сроки достижения реализации целей и задач в области охраны окружающей среды.

Цели и программы в области обеспечения безопасных условий труда также должны быть измеримыми и согласованными с принятой в организации политикой в области обеспечения безопасности условий труда.

Руководство организации должно установить, внедрить и поддерживать документированные цели в области охраны труда для соответствующих функций и уровней в организации.

Цели должны включать обязательства по предотвращению травм и ухудшения здоровья, по соответствию применимым законодательным и другим требованиям, которые организация обязуется выполнять, а также по постоянному улучшению.

Устанавливая и анализируя свои цели, руководство организации должно учитывать законодательные и другие требования, которые оно обязуется выполнять, а также свои риски в области обеспечения безопасных условий труда. Организация также должна учитывать свои технологические возможности, финансовые, производственные и коммерческие требования, а также мнения заинтересованных сторон.

Руководство организации должно установить, внедрить и поддерживать программу достижения своих целей. Как минимум, программа должна включать следующее:

• • распределенную ответственность и полномочия для достижения этих целей для соответствующих функций и уровней в организации;
• • средства для достижения целей и временной график.

Руководству организации необходимо проводить на постоянной основе анализ программы с запланированной периодичностью и пересматривать ее при необходимости для обеспечения достижения поставленных целей в области создания безопасных условий труда.

Одним из важных элементов документации является руководство по системам менеджмента.

Руководство организации в рамках интеграции систем менеджмента может принять решение обобщить информацию в виде руководства по качеству, руководства по системе экологического менеджмента, руководства по охране труда в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001−2008 для системы менеджмента качества, который содержит общий обзор или обобщенное описание системы экологического менеджмента или системы управления охраной труда и может предоставить указания на имеющую отношение к интеграции системы менеджмента документацию.

Исходя из практики создания интегрированных систем менеджмента, на наш взгляд, наиболее применим единый системный и процессный подход к разработке руководства по системам менеджмента, представленный на рис. 12.5.

Рис. 12.5. Последовательность работ по формированию руководства по ИСМ.