Планирование поступления товаров

Основной целью планирования поступления товаров является обеспечение ритмичной поставки товаров в аптечные учреждения в необходимых объемах и ассортименте.

Важность поддержания запасов ЛС на оптимальном уровне обусловлена тем, что их удельный вес весьма значителен в общей структуре оборотных активов аптечных учреждений (эта величина составляет примерно 60−80%). Ассортиментная политика является также важным инструментом конкурентной борьбы. По мнению аналитиков, абсолютное большинство (по оценке — 88%) аптек стремятся иметь лучший, чем у конкурентов, ассортимент ЛС. Отмечается, что среди мероприятий, способствующих формированию заданных параметров ассортимента, можно выделить оценку оптимальности ассортимента, определение спроса в конкретных товарах аптечного ассортимента на ближайшую и среднесрочную перспективу, планирование поступления товаров в аптеку.

Сложность поиска и реализации наилучших решений при планировании поступления товаров в аптеку обусловлены рядом факторов, среди которых можно выделить:

• * многономенклатурность товаров аптечного ассортимента;
• * обеспечение законодательных требований по наличию обязательного ассортимента ЛС;
• * наличие нормативных требований к величине торговой наценки;
• * преобладание штучного или мелкооптового характера реализации;
• * невозможность точного расчета реальной потребности в ЛС.

Таким образом, основная сложность оптимального планирования поступления ЛС заключается в том, что априорно неизвестным фактором является объем спроса в будущем периоде времени для подавляющего большинства ЛС. Пренебрежение случайным характером потребления ЛС приводит к тому, что основной причиной списания ЛС (до 60% от списанных объемов) является наличие препаратов, не пользующихся спросом. С учетом нормативных требований ЛС с истекшими сроками годности запрещены к реализации, а их физико-химические свойства далеко не всегда обеспечивают возможность переработки в новые товары с потребительской стоимостью. Поэтому списание ЛС связано со значительными убытками, даже если аптечное учреждение приняло их «под реализацию» .

Принципы планирования поступления товаров. В связи с рассматриваемой проблемой необходимо помнить, что документом Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ) Operational Principles for Good Pharmaceutical Procurement («Организационные принципы надлежащего фармацевтического снабжения») (GPP) выделен ряд стратегических задач, среди которых можно отметить:

• * закупки наиболее экономически эффективных ЛС в нужных количествах;
• *обеспечение их своевременной доставки;
• * обеспечение наиболее низких общих (суммарных) издержек снабжения.

Неоднозначность объема заказа, случайность процесса сбыта во времени приводят к дополнительным нагрузкам на систему управления запасами, а также к возникновению дополнительных издержек. Типичный процесс в системе управления запасов при переменном сбыте приведен на рис. 4, где увеличение объема запаса ЛС происходит за счет его поставки, а снижение — за счет сбыта. Можно отметить большой размах объема, а также случайный характер его изменения.

Рис. 4. Типичное изменение объема запаса товара во времени

Развитие формальных методов управления запасами направлено в сторону более полного отражения реальных проблем и их адекватного описания и последующего решения. В результате в настоящее время наблюдаются следующие тенденции:

• * развитие стохастических моделей и статистических методов управления запасами;
• * распространение адаптивного подхода и методов управления по неполным данным;
• * использование методов теории игр;
• * исследование многономенклатурных систем управления запасами с коррелированным спросом;
• * исследование замкнутых по спросу систем управления запасами;
• * исследование систем управления запасами с частично наблюдаемым спросом;
• * расчет иерархических систем;
• * развитие методов статистического моделирования для анализа и оптимизации систем управления запасами.

Процесс планирования поступления товаров осуществляется по следующим основным этапам:

1. Анализ поступления товаров в предплановом периоде. Такой анализ проводится в тесной увязке с показателями анализа реализации товаров и товарных запасов.

Для увязки этих показателей анализ поступления товаров осуществляется в одинаковых ценах (только оптовых или только розничных). В процессе проведения анализа изучаются следующие основные вопросы:

а) динамика общего объема и структура поступления товаров.

Динамический анализ поступления проводится в сопоставимых ценах.

Устанавливают темпы изменения объема поступления товаров в предплановом периоде в целом по аптеке и в разрезе отдельных товарных групп;

б) обеспеченность товарооборота и товарных запасов необходимым объемом поступления товаров.

Снижение товарооборота при одновременном сокращении размеров товарных запасов свидетельствует, как правило, о недостаточности объемов поступления товаров в аптеку.

в) Состав источников поступления товаров в аптеку.

В процессе проведения этого анализа устанавливается удельный вес различных поставщиков — аптечных складов, непосредственных производителей, торговых посредников и т. п.

Кроме того, определяется удельный вес поставки товаров от местных и иногородних поставщиков.

г) соответствие объемов фактического поступления товаров объемам, предусмотренным заключенными договорами.

Рис. 5. Последовательность отдельных этапов планирования поступления товаров в аптечном учреждении

• д) равномерность поступления товаров по отдельным периодам (месяцам, декадам, неделям). Такой анализ проводится в сопоставимых ценах в целом по аптеке и по отдельным группам товаров. Учитывается сезонность потребления многих медикаментов.
• е) частота поставки товаров в аптечные учреждения. Этот показатель играет существенную роль в обеспечении устойчивости ассортимента товаров, формировании размера товарных запасов, объеме затрат по транспортированию и хранению товаров.

Результаты проведенного анализа используются в процессе всех последующих этапов планирования поступления товаров.

2. Определение планового объема структуры поступления товаров. Основу проведения таких плановых расчетов составляют ранее обоснованные планы реализации товаров и формирование товарных запасов.

Плановые расчеты проводят по формуле материального баланса:

З_н + П = Р + В + З_к

П = Р + В + З_к — З_н,.

где: П — плановый объем поступления товаров;

Р — плановый объем реализации товаров;

З_н — фактическая сумма товарных запасов на начало планового периода;

З_к — расчетная сумма товарных запасов на конец планируемого периода;

В — ожидаемое выбытие товаров в связи с естественной убылью и по прочим причинам.

3. Определение планового объема и источников закупки необходимых товаров.

Плановый объем закупки определяется на основе планового объема поступления товаров. При этом следует учесть, что объем поступления товаров рассчитывается чаще в розничных ценах, в то время как объем закупки товаров — в ценах их закупки (оптовых) — разница между этими показателями составляет сумму торгового наложения или валовый доход от реализации товаров.

С учетом этого плановый объем закупки товаров определяется по следующей формуле:

ОЗ = П — ВД, где: ОЗ — объем закупки товаров (в оптовых ценах);

П — плановый объем поступления товаров (в розничных ценах);

ВД — планируемая сумма валового дохода от реализации товаров (сумма торговых наценок).

Методы определения плановой суммы валового дохода от реализации рассматриваются в соответствующем разделе.

Размер торговой наценки регулируется как государством, так и аптекой.

Расчет планового объема закупки товаров осуществляется в разрезе, как отдельных товарных групп, так и в целом по аптеке.

В силу изменчивости конъюнктуры фармацевтического рынка, многочисленных фирм-поставщиков и других причин обеспечить заранее весь объем закупки товаров на плановый период в большинстве случаев невозможно.

Поэтому на данной стадии планирования закупок определяются лишь основные источники поступления.

В составе источников закупки выделяют обычно непосредственных производителей товаров и торговых посредников (оптовые, торгово-посреднические и др. предприятия), а также местных и иногородних поставщиков.

4. Обеспечение ритмичности и оптимизация партий поступления товаров в аптечные учреждения.

Эта задача решается путем определения оптимального размера партий поступления товаров в аптеку.

Чем выше размер партии поставки, тем ниже относительный размер издержек обращения аптеки по размещению заказа, доставке товаров и их приемке (обозначим этот вид издержек обращения по организации товароснабжения аптеки как ИО ₁). Однако, высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер товарных запасов — так, если получать товар один раз в два месяца, то средний размер его запаса составит 30 дней, а если один раз в месяц, то средний размер запаса составит 15 дней.

Заключительной стадией планирования т/о, товарных запасов и поступления товаров является балансовая увязка всех запланированных показателей — объема реализации, запасов на начало и конец планового периода, объема поступления товаров. Балансовая увязка этих плановых показателей позволяет проверить их взаимосвязь по каждой группе товаров и по аптечному учреждению в целом.

По данным таблицы 9 проанализируем влияние факторов товарного обеспечения (остатки, поступление, выбытие товаров) на выполнение прогноза фактического товарооборота аптеки в текущем году.

Таблица 5.

Анализ товарного баланса аптеки № 1 за год, тыс. руб.

Влияние отдельных факторов определяем по разности между фактическими и прогнозными данными изучаемых показателей.

Анализ товарного баланса позволяет сделать следующий вывод: в целом аптека добилась увеличения товарооборота по сравнению с прогнозом (на 10 тыс. руб.), но детальный анализ отдельных факторов, составляющих товарный баланс аптеки, показывает, что в товарном обеспечении имеются проблемы:

• — на начало года фактические товарные запасы были занижены (на 10 тыс. руб.);
• — на конец года фактические товарные запасы ниже прогнозируемых (на 70 тыс. руб.);
• — перевыполнение плана поступления товаров (на 20,0 тыс. руб.) не повлекло за собой увеличение нормативных товарных запасов;
• — фактическое снижение прочего выбытия по сравнению с прогнозом (на 20 тыс. руб.) положительно должно было сказаться на реализации (увеличив её на 20 тыс. руб.).

Таким образом, по результатам анализа товарного баланса аптеки можно сделать следующие выводы:

• — не допускать превышение прогнозируемых объёмов поступления товара в течение года, так как они могут повлиять на затоваривание аптеки на конец года;
• — стремиться к фактическому снижению прочего выбытия товаров, так как это может увеличить объём реализации;
• — следить за нормативом товарных запасов на начало года, так как его снижение по сравнению с прогнозом может затруднить выполнение товарооборота в данном периоде, в то время как на I квартал (начало года) традиционно приходится значительная часть годового товарооборота.

При появлении необходимости анализа ритмичности поставок можно воспользоваться расчётом коэффициента ритмичности:

К_ритм.=100 — V;

V=? / x* 100.

?=V?(x-x)²/n,.

где К_{ритм. -} коэффициент ритмичности (равномерности поставок);

V-коэффициент вариации (неравномерности);

?-среднее квадратическое отклонение;

x-среднее значение анализируемого признака;

n-число значений анализируемого признака.

В настоящее время в области практической реализации планирования поступления ЛС выделяются следующие основные направления:

• · использование информационных технологий, включающих базы данных и программные средства их обработки;
• · специализированное программное обеспечение;
• · консалтинговые услуги в области логистики.

Постоянное совершенствование технических средств управления позволяет реализовывать все более сложные модели и методы управления запасами, а опыт внедрения свидетельствует об их высокой экономической эффективности.