Организационная структура предприятия: функции отделов, служб, ведущих специалистов

Структура в широком смысле слова, есть совокупность составляющих систему элементов и устойчивых связей между ними. Альтернативные варианты формирования организационной структуры предприятия должна базироваться на стратегических планах, поскольку именно стратегия определяет структуру, а не наоборот. В этой связи под организационной структурой предприятия мы понимаем весь пакет взаимных договоренностей о разделении задач и полномочий внутри предприятия.

Рис. 1 — Организационная структура ООО «СТК-групп»

Описание функций главных специалистов предприятия.

Функции кассира и его должностная инструкция.

Кассир, непосредственно подчиняется директору магазина и главному бухгалтеру. Дополнительные распоряжения может получать от генерального директора.

Кассир должен:

Уметь работать на кассовом аппарате Знать правила заполнения документов бухгалтерской отчетности и кассовых операций Знать правила приёма, выдачи, учёта и хранения денежных средств и ценных бумаг.

В своей деятельности кассир руководствуется:

Нормативными документами, относящимися к выполняемой работе Правилами трудового распорядка Приказами и распоряжениями непосредственного руководителя и директора предприятия Должностной инструкцией.

Цели кассира состоят в:

Осуществление внутрифирменных расчётов Ведение рублёвой кассы.

Кассир несет ответственность за:

Сохранность денежных сумм и своевременное информирование директора Недостачи ежедневной выручки и общей кассы Небрежное и халатное отношение к своим обязанностям Ошибки при ведении кассовых операций Несвоевременное и недоброкачественное выполнение порученных должностных обязанностей Неправомерные действия с документами о деятельности предприятия, сохранять коммерческие тайны предприятия В целях безопасности находится в кассовой комнате в течение всего рабочего дня, исключая перерывы на обед и в случае необходимости.

Функции главного бухгалтера и его должностная инструкция.

Главный бухгалтер, непосредственно подчиняется исполнительному директору. Дополнительные распоряжения может получать от генерального директора.

Главный бухгалтер должен знать:

Законодательные акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность Формы и методы бухгалтерского учета на предприятии План счетов Организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета Порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия Правила и нормы охраны труда В своей деятельности бухгалтер руководствуется:

Законодательными и нормативными актами, касающимися выполняемой работы Правилами внутреннего трудового распорядка Приказами и распоряжениями непосредственного руководителя Должностной инструкцией Цели главного бухгалтера состоят в:

Ведение всей бухгалтерской отчетности предприятия Оптимизация налогообложения деятельности компании Функции должности:

Ведет бухгалтерский учёт Своевременно подготавливает платежные поручения и передаёт их кассиру для оплаты внешним организациям Оптимизирует налоги Контролирует и несёт ответственность за наличие всех налоговых документов Контролирует наличие всех приходных накладных на весь товар.

Работает с проверками различных государственных контролирующих организаций.

Работает по смене формы собственности, перерегистрации и т. д.

Функции продавца розничного отдела и его должностная инструкция.

Продавец розничного отдела, непосредственно директору магазина. Дополнительные распоряжения может получать от администратора торгового зала.

Продавец розничного отдела:

• — Ассортимент, классификацию, характеристику трикотажных изделий
• — Шкалу размеров, правила размещения товаров на витринах
• — Порядок определения брака в товаре, правила приёма бракованного товара
• — Методы изучения спроса покупателей.

Цели должности:

• — Привлечение и удержание клиентов
• — Поддержание имиджа фирмы
• — Консультирование клиентов по товару
• — Качественное и быстрое обслуживание клиентов.

Функции продавца розничного отдела:

• — Консультирование клиентов по товару фирмы;
• — Набор товаров клиентам;
• — Размещение товара в торговом зале и на витринах по видам, моделям, размерам и фасонам с учетом частоты спроса;
• — Оказывать помощь в разборе товара из прихода. Под руководством наставника участвовать в сортировке и маркировке товара;
• — Прикреплять ярлыки цен с указанием наименования, артикула, цены, размеров;
• — Встречать клиентов розничного отдела и консультировать их по ассортименту. Демонстрировать все виды моделей наименования;
• — Рекомендовать новые товары. При отсутствии в продаже отдельных изделий предлагать другие, близкие по свойствам товары;
• — Доводить до сведения директора магазина о спросе покупателей на отдельные товары;
• — Следить за наличием ценников, аккуратностью оформления витрин в розничном отделе, чистотой и порядком на рабочем месте. Раз в неделю переоформлять витрину (товара «на виду» и товара в плохо доступных местах для обозрения);
• — Соблюдать правила трудовой дисциплины, установленной в фирме.
• — Изучает новый ассортимент
• — Осуществляет размещение товаров на складах
• — При выборе товара клиентом производит выписку, где указывается текущая дата, краткое наименование товара, количество единиц товара и цены. Проверяет чек на купленный товар и вместе с выпиской отдаёт товар клиенту
• — Принимает товар по накладным, расписывается во втором экземпляре и передает его директору магазина
• — Заносит накладные в Тетрадь регистрации накладных, где записывается: №№ накладных, сумма и подпись продавца и администратора торгового зала
• — Каждую выписку заносит Тетрадь регистрации выписок и в конце дня подводит итоговую сумму продаж, выделяя отдельно розничный и бракованный товар. Данные передаются оператору ПК. В конце дня производит сверку цен и суммы по компьютеру и контрольному чеку.
• — Доводит до директора оптовой торговли информацию о спросе покупателей на отдельные товары
• — Выявляет в процессе обслуживания клиентов их пожелания к обслуживанию и ассортименту и доводит информацию до сведения директора магазина
• — Наблюдает за сохранностью товара в отделе. В случаях попытки кражи немедленно сообщает директору магазина и охраннику.
• — Своевременно отслеживает переоценку нереализованного бракованного товара, составляет накладную, подписывает ее у заместителя директора магазина
• — Обзванивает клиентов во время прихода товара и проведения рекламных акций
• — Выполняет разовые поручения администрации
• — Под руководством директора магазина участвует в учете товара на складах и в розничном отделе
• — Соблюдает правила трудовой дисциплины, установленные в фирме.

Продавец розничного отдела несет ответственность за несвоевременное и недоброкачественное выполнение порученных должностных обязанностей.

Заведующий складом выполняет следующие должностные обязанности:

. Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товаров, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых товаров.

. Обеспечивает сохранность складируемых товаров.

. Обеспечивает соблюдение режимов хранения.

. Готовит места для принятия поступивших грузов.

. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам многооборотной тары.

. Обеспечивает комплектацию партий товаров по заявкам покупателей / менеджеров компании.

. Обеспечивает выполнение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.

. Составляет установленную отчетность.

Должностная инструкция главного экономиста Общие положения.

• 1. Заместитель директора по общим экономическим вопросам осуществляет руководство организацией и совершенствованием экономической деятельности предприятия, направленной на достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
• 2. На должность заместителя директора по экономическим вопросам назначают лицо с высшим экономическим или инженерно-экономическим образованием и стажем экономической работы на руководящих должностях не менее лет.

Обязанности:

• 1. Методическое руководство и координация деятельности предприятия по разработке перспективных и текущих планов, а также мероприятий по совершенствованию хозяйственного механизма, экономической работы, выявлению и использованию внутрихозяйственных резервов.
• 2. Проведение работы по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности предприятия, по созданию и улучшению нормативов трудовых затрат.
• 3. Обеспечение контроля за ходом выполнения договорных заданий, соблюдение финансовой дисциплины, хозяйственного расчета, организация проведения комплексного экономического анализа.
• 4. Руководство проведения анализа конкурентоспособности предприятия, внедрение передового опыта в области экономической работы.
• 5. Организация разработки статистической и бухгалтерской отчетности и контроль за отчетностью.

Права:

• 1. Представлять предприятие во всех государственных и общественных организациях по вопросам экономики и организации производства
• 2. Осуществлять проверку деятельности всех подразделений предприятия в области экономики и организации производства, давать им соответствующие указания, направленные на повышение его эффективности.
• 3. Требовать от подразделений предприятия представления материалов, необходимых для выполнения обязанностей, предусмотренных настоящим Положением.

Ответственность.

Заместитель директора по экономическим вопросам несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящим Положением обязанностей.

Должностная инструкция руководителя отдела по маркетингу и сбыту продукции.

Общие положения.

• 1. Руководитель подразделения по маркетингу и сбыту продукции относится к категории руководителей специализированных подразделений предприятий оптовой и розничной торговли.
• 2. Основными задачами руководителей подразделений по маркетингу и сбыту продукции является осуществление руководства деятельностью по изучению рынков сбыта с целью получения наибольшей прибыли при реализации товаров, организации процесса сбыта продукции,
• 3. На должность руководителя по маркетингу и сбыту назначаются лица, имеющие высшее образование и стаж работы на руководящих должностях не менее 3-х лет.

Должностные обязанности.

• 1. Определение постановка задач и целей, связанных с маркетингом и сбытом продукции
• 2. Организация проведения маркетинговых исследований
• 3. Разработка и организация планов по сбыту продукции
• 4. Определение цен на товары и услуги
• 5. Подготовка предложений по приобретению того или иного вида продукции
• 6. Разработка прогнозов продаж
• 7. Осуществление контроля за распределением и рациональным использованием ресурсов в процессе сбыта продукции.

Права.

• 1. Руководитель отдела по маркетингу и сбыту продукции имеет право подготавливать документы по направлению деятельности отдела и направлять их на рассмотрение и утверждение руководству.
• 2. Издавать приказы и распоряжения об установлении работникам отдела должностных окладов, надбавок к заработанной плате и вопросы премирования, рассматриваются и согласовываются с руководителем отдела по маркетингу и сбыту продукции.

Ответственность за:

• 1. Небрежное, халатное отношение к своим обязанностям
• 2. Нетактичное отношение к подчиненным
• 3. Организацию работы отдела по маркетингу и сбыту продукции
• 4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей предусмотренных настоящей инструкцией
• 5. Неправильные действия с документами и информацией о деятельности предприятия.
• 6. Дисциплинарная и материальная ответственность руководителя отдела маркетинга и сбыта определяется в соответствии с действующим законодательством.