Развитие системы коммуникаций в менеджменте

МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

" ПОВОЛЖСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ. СПОРТА И ТУРИЗМА"

ФАКУЛЬТЕТ СЕРВИСА И ТУРИЗМА КАФЕДРА СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИХ И ГУМАНИТАРНЫХ ДИСЦИПЛИН КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине «Теория менеджмента»

Развитие системы коммуникаций в менеджменте Выполнила:

студентка II курса группы 351

Муллахметова Дина Рашидовна Руководитель:

доктор экономических наук, профессор Бурганов Раис Абрарович Казань 2014

• Введение
• 1. Теоретические аспекты коммуникаций в системе менеджмента
• 1.1 Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента
• 1.3 Развитие коммуникаций на современном этапе
• 2. Анализ коммуникаций на примере ОАО «Казаньоргсинтез»
• 2.1 Система коммуникаций в ОАО «Казаньоргсинтез»
• 2.2 Способы устранения негативных явлений во внутреннем коммуникационном процессе организации
• Заключение
• Список использованных источников

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально — экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

Актуальность темы

курсовой работы заключается в том, что одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация.

Коммуникации играют важную роль для повышения управленческой эффективности. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности в работе организации.

Часто необоснованно предполагают, что эффективная система коммуникаций сформируется «сама собой», как только на группу исполнителей будет возложена общая задача. Во многих случаях даже активные, целенаправленные попытки создания благоприятного климата для коммуникаций не дают желаемого результата. Неэффективные коммуникации — одна из главных причин возникновения проблем в управлении. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях.

Коммуникация — это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация — это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Коммуникации являются неотъемлемым компонентом любых процессов взаимодействия, но, чтобы они стали эффективными, требуется определенный управленческий навык. Для этого руководителю, во-первых, важно знать механизм развития коммуникационных процессов, характер влияния внешних условий на достигнутые результаты и, во-вторых, иметь навыки, необходимые для эффективного обмена информацией.

Цель курсовой работы — исследование сущности коммуникаций как эффективного элемента системы управления и развития системы коммуникаций в менеджменте.

Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда задач:

1) Раскрыть сущность и классификацию коммуникаций в системе управления.

2) Исследовать эффективность коммуникаций и развитие его на современном этапе.

3) Анализ коммуникаций на примере ОАО «Казаньоргсинтез»

Объектом исследования является коммуникации на предприятии.

коммуникация менеджмент коммуникационный процесс Предметом исследования — коммуникации как эффективный элемент системы управления.

Теоретической базой исследования послужили труды российских и зарубежных ученых в области менеджмента, в том числе публикации специалистов по вопросам коммуникации на современных предприятиях.

Методологическая база исследования включает в себя обобщение и структурный анализ научных трудов, а также методы логического и системного анализа и современные подходы к изучению вопросу развития системы коммуникаций на предприятии.

Источниками информации для написания работы послужила отечественная и зарубежная литература, в которых авторы Шарков Ф. И., Шекшня С. В., Цыренова А. А., Власова В. М., Мильнер Б. З., Хоркхаймер М. рассматривают и анализируют фундаментальные теоретические труды крупнейших мыслителей в рассматриваемой области.

Структура курсовой работы представлена введением, основной частью, заключением и списком использованных источников.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, предмет, объект, цели и задачи исследования.

В первой главе «Теоретические аспекты коммуникаций в системе менеджмента» раскрыта сущность и классификация коммуникаций в системе управления, исследована эффективность коммуникаций и развитие его на современном этапе.

Во второй главе «Анализ коммуникаций на примере ОАО «Казаньоргсинтез» проанализированы коммуникации на примере ОАО «Казаньоргсинтез» .

В заключении представлены основные выводы исследования.

1. Теоретические аспекты коммуникаций в системе менеджмента

1.1 Сущность и виды коммуникаций в системе менеджмента

Работа организации зависит от процесса обмена информацией — коммуникации. В процессе коммуникации сигналы или послания о поведении передаются от одного субъекта к другому и обратно. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и организации в целом.

В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в вербальной (устной или письменной) форме, а также в невербальной (позы, жесты, тон голоса, время передачи и т. п.) форме с целью получения желательного ответа.

Во втором и третьем случаях речь идет об организационной коммуникации, т. е. о том как, кем и когда посылаются сигналы в контексте групп и организации (совещания, презентации, инструкции и процедуры, деловая документация, приказы и распоряжения, планы и т. п.) и как организовано получение обратной связи (наблюдения, отчеты, оценка и т. п.).

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий сигналы или послания пытается установить «общность» с получающим их [4, c.104].

Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Термин «коммуникация» (от лат. communicare — делаю общим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях [2, c.74]. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию. Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди численно больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении.

Управленческие коммуникации — это целостная совокупность информационных связей, взаимодействий между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали и с внешней общественной средой [13, 173].

В понятии «коммуникация» нужно видеть двойной смысл. Во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты. Во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения. Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны. Объективная — это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержаний характер взаимодействия, это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица предписаниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.

Субъективная сторона это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т. е. придерживаются разных моделей поведения разных социальных ролей.

Социальная роль это модель поведения, направленная на выполнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль динамическую картину социального взаимодействия Коммуникацию в системе управления нужно осознать как официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении этими субъектами определенной автономности, самостоятельности самодеятельности, индивидуальности.

Если рассматривать какой-либо орган государственной (муниципальной) власти как организацию, то с позиции теории социального взаимодействия его можно определить как форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции, как социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек совокупность взаимодействующих людей. Взаимодействие, обеспечив, и выражается через [5, c.104]:

а) систему официальных отношений регламентируемых юридическими предписаниями;

б) распределение функций (горизонтальная специализация);

в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);

г) систему коммуникаций средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений указаний задании), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации обмен мнениями равных по рангу).

Управленческая деятельность носит преимущественно коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляемое в результате тесной функциональной связи участников управления, может рассматриваться как коллективное единство, а элемент понимания — необходимая личностная составляющая коммуникативного процесса. Понимание должно присутствовать всегда, даже в том случае, если процесс общения не сопровождается личным контактом.

Коммуникационные потоки пронизывают все жизненное пространство организаций управляющей системы. Здесь очень важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры. Структуру коммуникативного процесса обычно представляют из четырех базовых элементов [11, c.56]:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идею, или собирающее и передающее информацию.

2. Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Управленческие коммуникации образуют несколько связанных и относительно самостоятельных блоков [17, c.11]:

А — коммуникации, обслуживающие органы власти и управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в федеральных и региональных органах власти и управления, в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающие непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление.

Б — коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата.

В — коммуникации, обращенные к обществу, это та часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.

Виды коммуникаций как социальной (гуманитарной) технологии в управлении показаны на рис. 1.1.

Доказано, что на эффективность работы коллектива, сплоченность служащих оказывает влияние используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей [24, c.77].

Рисунок 1.1 — Виды коммуникации

Коммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные, т. е. в одних моделях вся коммуникация замыкается на руководителе, в других она более или менее равномерно распределяется между всеми членами организации (рис. 1.2). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, а также уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.

Известно множество других вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.

При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.

Многозвенная структура коммуникации — наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Отношения субординации и командования ярко выражены [14, c.102].

Рисунок 1.2 — Структуры коммуникаций

Для иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.

В реальной жизни имеется еще большее разнообразие коммуникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.

Руководитель — это своеобразный нервный центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков. Он выполняет ведущие информационные роли:

пользователя информации — внешней и внутренней, поступающей в организацию;

распространителя информации — не только через документооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т. д.);

представителя информации внешним организациям, заинтересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности).

Можно выделить шесть областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками [20, c.15].

1. Прием на работу. Задача — убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в данной организации, получить определенное представление о новом сотруднике.

2. Ориентация. Задача — ознакомить с базовыми целями организации, конкретными программами, условиями их выполнения, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллективом задач.

3. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача — сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в деятельность организации.

4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача — представить сотрудникам информацию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.

5. Обеспечение дисциплины. Задача — ознакомить сотрудников с действующими в организации правилами, инструкциями, традициями, контролировать их выполнение.

6. Функционирование. Задача — обеспечить сотрудников необходимой служебной информацией, оказывать необходимую организационно-методическую поддержку.

Регулирование и координация индивидуальных усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя.

Специалисты-практики выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации.

1. Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций. Это особенно заметно у представителей высшего управленческого звена, они часто не считают нужным информировать о положении дел в организации даже управляющих среднего и низшего звена, не говоря уже о рядовых работниках.

2. Отсутствие у организации обратных связей, без чего невозможно обеспечить бесперебойность коммуникативных потоков. При наличии же обратных связей отправитель и получатель информации меняются коммуникативными ролями, и становится понятной мера адекватности воспринятых (принимаемых) сообщений.

3. Неблагоприятный психологический климат в коллективе. Нередко к неверному восприятию информации и даже ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками и возникающая в силу этого излишняя подозрительность.

4. Личностные моменты, как-то: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.

5. Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т. е. наличие семантических барьеров коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия.

6. На эффективность коммуникаций оказывает влияние число людей, работающих в подразделении или организации в целом. Если количество персонала растет в арифметической прогрессии, то число взаимодействий между служащими растет в геометрической прогрессии. Для одного из 10 человек количество встреч достигает 45. При численности работающих 1000 человек число возможных взаимодействий один на один возрастает почти до 500 тыс. И чтобы удовлетворить все коммуникационные потребности, необходима система соответствующей сложности. Выходом из подобного положения являются упрощение и сокращение аппарата.

Коммуникационная система реализуется одновременно через содержание и отношения в процессе взаимодействия. Содержание обеспечивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения — субъективная составляющая коммуникационного процесса.

1.2 Эффективность коммуникаций в системе менеджмента

В современной теории информации выделяют следующие свойства информации, определяющие ее качество [6, c.74]:

1) Релевантность — соответствие информации запросам потребителя и сложившейся управленческой ситуации. Нерелевантная информация часто представляет собой «информационный мусор», засоряющий коммуникационные потоки и мешающий принятию правильных управленческих решений.

2) Полнота — свойство информации исчерпывающе характеризовать интересующий объект, процесс, событие. Использование в управлении неполной информации может привести к искажению ее смысла и снижению качества работы.

3) Достоверность — отсутствие скрытых ошибок. Принятие управленческих решений на основе недостоверной информации повышает риск ошибочных действий и убытков для компании. Тем не менее, иногда менеджерам приходится принимать экстренные решения «на свой страх и риск», не имея возможности повысить достоверность информации за счет увеличения ее количества и точности обработки.

4) Своевременность — соответствие запросам потребителя информации в нужный момент времени. В некоторых случаях информация может оказаться устаревшей либо полученной слишком рано (опережающей решения). Принятие управленческих решений на основе несвоевременной информации также может значительно снизить результативность и эффективность работы организации. При этом умение осознать ценность «опережающей» информации — важное качество эффективного менеджера.

5) Доступность — возможность получения информации данным потребителем. Необходимая информация должна быть своевременно и в полной мере доступна тем менеджерам, которые на ее основе принимают управленческие решения. Часто причиной снижения эффективности работы компании является невозможность вовремя получить необходимые данные.

6) Защищенность — невозможность несанкционированного доступа к информации или ее изменения. Задача защиты информации в организациях, как правило, возлагается на специальные службы.

7) Эргономичность — удобство формы и объема информации с точки зрения данного пользователя. Эргономичность информации обеспечивается применением современных аппаратных и программных средств получения, обработки и хранения информации.

Организационные коммуникации могут быть эффективными только в том случае, если менеджеры, отвечающие за организацию и регулирование коммуникационных потоков, обеспечивают реализацию всех перечисленных свойств информации.

Часто в процессе обмена информацией происходит некоторое искажение ее смысла из-за присутствия на каждом этапе передачи определенных помех, иногда называемых «информационным шумом». Кроме того, на пути коммуникаций могут появляться так называемые «преграды» .

1) Преграды, обусловленные восприятием. Люди могут по-разному интерпретировать одну и ту же информацию в зависимости от знаний, воспитания и опыта.

2) Семантические барьеры — неправильная трактовка значений слов.

3) Невербальные преграды — неправильная трактовка значений жестов, мимики, интонации и т. п. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной (словесной) и может усиливать или изменять смысл слов.

4) Плохая обратная связь.

5) Неумение слушать.

Эффективность коммуникационных процессов зависит от многих факторов:

1) Определение потребности в информации. Все сотрудники организации должны понимать как будет использоваться имеющаяся и поступающая информация, а также, какие направления информационных потоков (в том числе способы запроса информации) будут для компании наилучшими.

2) Осведомленность персонала о наличии необходимой информации. Коммуникационная система организации должна включать в себя указатели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т. д., а также возможность обращения к профессионалам для получения сведений о накопленных в организации знаниях. Содействие в поиске информации должно обеспечивается введением в организации новых должностей, предназначенных для оказания помощи сотрудникам, занятым поиском информации. Большое значение имеет возможность привлечения экспертов для обработки (фильтрации) информации.

3) Обеспечение возможности доступа персонала к необходимой информации. Создание системы, предполагающей возможность использования pull — и push-методов поиска информации.

4) Для совершенствования организационных коммуникаций менеджмент компании должен:

обеспечить управление информационными потоками в организации, т. е. четко представлять потребности в информации для всех уровней управления и исполнения, а также организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;

использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);

проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);

организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);

практиковать выпуск информационных бюллетеней;

обеспечить повышение квалификации работников управления;

использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т. д.).

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Коммуникации являются неотъемлемым компонентом любых процессов взаимодействия, но, чтобы они стали эффективными, требуется определенный управленческий навык. Для этого руководителю, во-первых, важно знать механизм развития коммуникационных процессов, характер влияния внешних условий на достигнутые результаты и, во-вторых, иметь навыки, необходимые для эффективного обмена информацией. В сложных ситуациях может потребоваться даже специальный сотрудник в организации, на которого следует возложить обязанности изучать и совершенствовать системы коммуникаций в организации.

Пути повышения эффективности организационных коммуникаций:

создание системы обратной связи;

регулирование информационных потоков;

применение управленческих действий, способствующих облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.

раскрытие системы сбора предложений;

использование внутриорганизационных информационных систем: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды, Интернет и т. п.;

применение достижений современных информационных технологий.

1.3 Развитие коммуникаций на современном этапе

Коммуникация в биологическом мире неотделима от информации, связана с удовлетворением биологических потребностей. Если говорить об удовлетворении потребностей с позиций иерархии, которую предложил американский социолог Абрахам Маслоу, то коммуникацию следует отнести к первичным жизненным потребностям. В биологическом мире, и в первую очередь в животном, они направлены на утоление голода, холода, преодоление или предостережение от опасности для жизни, продления рода. Удовлетворение этих первичных потребностей обусловлено инстинктами.

Еще на первоначальном этапе развития человечества информативные связи стали неотъемлемой составляющей общественной сути человека, а впоследствии — носителями культурных традиций, обычаев и родового, этнического, национального своеобразия. Из перспективы участников понимание означает не эмпирическое согласие, а процесс обоюдного убеждения, который координирует действия нескольких участников на основе мотивации через основание. Понимание означает коммуникацию, нацеленную на действительное согласие.

Общество является сложнейшей коммуникативной системой. Общество только кажется статичной суммой социальных институтов: в действительности оно изо дня в день возрождается или творчески воссоздается с помощью определенных актов коммуникативного характера, имеющих место между его членами.

На современном этапе развития общества без осуществления информационных обменов невозможно совершенствования человека как носителя своего собственного внутреннего духовного мира и как представителя социума. В современном обществе информационное производство начинает играть одну из главных ролей. Само же производство и использование информации опирается на текст, являющийся исходным материалом информационных технологий и систем. В крупных и глобальных информационных системах тексты постоянно пересекаются и включаются взаимно в другие тексты в качестве временного или постоянного компонента и создают гипертексты.

Роль коммуникации в обществе обозначена тем, что без нее общество представляло бы собой скопление индивидов: в отсутствии социального взаимодействия индивиды не могут представлять собой общество как целостный организм, части которого влияют друг на друга и находятся в соподчинении, чего невозможно достичь, если индивиды не будут находиться в состоянии коммуникации. Социальное взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны. Объективная сторона взаимодействия — связи, не зависящие от отдельных личностей, но опосредствующие и контролирующие содержание и характер их взаимодействия. Субъективная сторона — сознательное отношение индивидов друг к другу, основанное на взаимных ожиданиях соответствующего поведения. Механизм социального взаимодействия включает: те или иные действия индивидов; изменения во внешнем мире, вызываемые этими действиями; влияние таких изменений на индивидов; реакция индивидов, их формирований на действия внешних по отношению к ним субъектов.

Функционирование систем коммуникации создает коммуникативное пространство. Являясь одной из важных форм взаимодействия на макроуровне (социальных систем), на метауровне (организаций) и на микроуровне (межличностное) — коммуникация становится, как уже говорилось производительной силой общества, ключевым понятием в теории и практики управления.

Структура коммуникативного взаимодействия может рассматриваться по четырем основаниям: масштабность общения, способ установления контакта (прямой, непосредственный, косвенный, опосредованная коммуникация), временной фактор (краткая, постоянная коммуникация), направления коммуникации (горизонтальные, вертикальные).

Сегодня ученые находят в коммуникационном процессе несколько аспектов: от информационного обмена в технологически организованных системах до экзистенциональной коммуникации (обнаружения «Я» в другом). В источниках и текстах, относящихся к периоду Древнего мира, описываются способы решения проблем государственного устройства, политики и этики с помощью вербальной письменной коммуникации.

Исследователи истории развития коммуникации отмечают три информационно-коммуникационные революции:

1) изобретение письменности;

2) изготовление печатного станка;

3) внедрение электронных масс-медиа.

Сегодня наблюдается бурная информационно-коммуникационная революция, связанная с лавинообразным развитием различных информационных систем, а в особенности глобальной сети — Интернета. Свойства, которые появились в информационных системах с развитием радио и телевидения, дополняются с появлением Интернета совершенно новыми.

Внедрение Интернета открывает новую эру в развитии коммуникации. Всемирная «информационная паутина» сегодня не имеет ни физических, ни географических, ни административно-государственных, ни цензурных границ. Информационное пространство «захлестывает» «четвертая волна», которая одновременно увеличивает интенсивность коммуникаций и начинает ограничивать межличностные коммуникации и переводить их в виртуальную плоскость, начинается по выражению Ж. Бодрийяра «экстаз коммуникации» [3, c.108]. Войдя в это экстатическое состояние, пережив экстремальное свершение, все в мире гиперреальности, согласно Бодрийяру, перестает быть собой. Вселенная становится холодной и объектной. Нет более никакой диалектики, есть движение к пределу и за предел — к смерти. Главный актор этой культуры катастроф — средства массовой информации и современных телекоммуникаций, экран как поверхность знак, компьютер и передовые технологии, молчаливое большинство масс.

Появление «Четвертой волны» связывается с возвращением человечества к всеобщим интерактивным коммуникациям (уже на глобальном уровне), чрезвычайной интенсификацией электронных коммуникаций, виртуализацией социального пространства Интернета и возникновением виртуального сообщества, которое формируется в системе Интернета не просто с целью обмена информацией, но и для общения, «проживания» «жителей Сети» в новом типе электронно-виртуальной организации.

Исследование массовой коммуникации достаточно наглядно показывает основные изменения в ней за последнее время. В результате внедрения в практику СМИ новых технологий возрастает их глобальный характер. В связи с этим можно выделить несколько направлений развития коммуникативных процессов.

Прежде всего — это поиск путей защиты от воздействия новых технологий на национальную самобытность и общечеловеческую культуру. Распределение информационно-коммуникативных ресурсов между государствами — такая же глобальная проблема, как мировое распределение продовольственных или энергетических ресурсов. В системе современных производительных сил информационно-коммуникационные технологии являются самым динамичным фактором развития любого государства. В настоящее время особое значение приобретает вопрос об информационной экспансии, являющейся новой формой усиления неравномерности развития стран. Поэтому борьба за национальную независимость неразрывно связана с борьбой за информационный суверенитет, за право на свободную коммуникацию.

Главное препятствие на пути развития системы коммуникации для развивающихся стран — массовая неграмотность населения многих стран мира, а также особенности коммуникационной техники, ее высокая стоимость, сложность эксплуатации и т. п. Однако даже в рамках имеющихся возможностей СМК могли бы использоваться более справедливым и эффективным образом, если проводить адекватную национальную и международную политику в сфере коммуникации.

Одной из важнейших глобальных тенденций в мире является социальная интеграция массовых информационных и коммуникационных процессов в обществе. Такая интеграция служит основой для осуществления конкретных групповых контактов, сливает воздействие всех СМК в единый интегрирующий поток. Интеграция СМК осуществляется не только прямым влиянием на широкую массу потребителей массово-коммуникационной продукции, но и воздействием на более узкие группы людей и отдельных индивидов. На основе социологических исследований выявляется общность не только цели обеих форм воздействия, но и их содержательных компонентов.

Глобальные процессы, происходящие на сегодняшний день в области массовой коммуникации, также являются предпосылкой возникновения новых научных идей, которые, в целом, по мнению современных социологов, говорят о «коммуникативной революции». В этом же ключе, звучат новые парадигмы современных исследователей о роли коммуникаций в современном обществе в русле новых тенденций формирования коммуникативного пространства.

Так называемый новый информационный и коммуникационный порядок призван выполнять следующие четыре функции [10, c.128].

1. Информационную. Основная задача новой структуры — обеспечение отдельных лиц и групп постоянным потоком информации с целью обеспечения ими принятия осмысленных решений, формирования правильных позиций и их повседневной жизни.

2. Культурную. Коммуникативно-информационная структура должна сохранять национальные культуры и благоприятствовать их развитию, поощрять возрождение лучших традиций, использовать достижения прошлого в области культуры, рассматривать национальные культуры в контексте общечеловеческой культуры.

3. Профессиональную. Установление нового мирового информационного порядка является делом, в первую очередь, журналистов и их профессиональных союзов, а не государств, правительств, либо тех или иных групп давления.

4. Теоретическую или как некоторые называют эту функцию — академическую. Современные теории информации, уходящие своими корнями в историю и развитие западной прессы, до сих пор доминируют во всем мире. Необходимо их видоизменение усилиями институтов массовой коммуникации в различных странах мира, в особенности — в отсталых странах.

2. Анализ коммуникаций на примере ОАО «Казаньоргсинтез»

2.1 Система коммуникаций в ОАО «Казаньоргсинтез»

Казанское открытое акционерное общество «Органический синтез» создано в 1993 году в соответствии с планом приватизации Казанского арендного производственного объединения «Органический синтез» .

Основными видами деятельности ОАО «Казаньоргсинтез» являются:

1) производство, реализация продукции и товаров, оказание услуг;

2) производство и реализация научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

3) изготовление оборудования для химических, нефтехимических, нефтеперерабатывающих и взрывопожароопасных и токсичных веществ и смесей;

4) финансовая, инвестиционная деятельность.

В настоящее время предприятием производятся полиэтилен, полиэтиленовые трубы, фенол, ацетон, этиленгликоли, этаноламины, бисфенол, поликарбонат и другие продукты органического синтеза. Весь ассортимент включает более 170 наименований объемом производства более 1,3 млн. тонн. Структура компании представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 — Структура компании ОАО «Казаньоргсинтез»

Организационная структура на ОАО «Казаньоргсинтез» является линейно-функциональной, ступенчатой, иерархической, пирамидальной.

Схема организационной структуры имеет две ступени управления:

1 — директор, заместители, работники заводоуправления;

2 — начальники цехов, аппарат управления цехов.

На производстве схема имеет детальное продолжение: второй ступени подчиняются начальники участков, мастера; На каждой ступени свои линейные руководители: на первой ступени — директор предприятия, его заместители; на второй ступени — начальники цехов.

Связи в данной схеме довольно сложны. Директор является линейным руководителем для главного инженера, который является линейным руководителем для своих заместителей и руководителей функциональных подразделений. Заместители главного инженера имеют функциональные связи с различными цехами и линейные связи с работниками своих функциональных подразделений и цехов, которые являются исполнителями для первой ступени.

Линейные руководители первой ступени имеют непосредственные линейные связи с руководителями второй ступени, а между собой линейные руководители имеют также кооперационные связи.

Рассмотрим информационные связи на данном предприятии.

Информационные потоки, связанные отделом снабжения и сбыта перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций. Таким путем, работникам отдела сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в пересмотре работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства. Можно рассмотреть, как протекают информационные потоки на предприятии ОАО «Казаньоргсинтез» на примере отдела снабжения и сбыта. Потоки перемещаются в рамках вертикальных и горизонтальных коммуникаций.

Таким путем, работникам отдела сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, главный технолог сообщает в отдел снабжения и сбыта о предстоящих изменениях в производстве продукта, следовательно, основной задачей снабженца в данном случае, является поиск наиболее эффективных путей приобретения сырья для выпуска новой продукции. Таким образом, видно, что входящая информация, поступившая от вышестоящего руководства, заключается в необходимости поиска новых поставщиков или в пересмотре работы со старыми. Исходящая информация будет заключаться в ответе на предложенный запрос руководства.

Данный отдел взаимодействует не только с вышестоящими органами управления, но и с внешней средой предприятия. Здесь можно выделить покупателей продукции, как реально существующих, так и потенциальных, поставщиков сырья для ее изготовления.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей, т. е. снизу вверх. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Отдел сообщает руководству об изменениях во взаимодействии с внешней средой, т. е. с теми же поставщиками и потребителями.

Во время работы задействованы формальные коммуникации, но существуют и неформальные связи между работниками и менеджером разного уровня. Неформальные коммуникации выходят на первый план во время праздников и ежегодных корпоративных мероприятий по организации отдыха на природе.

Горизонтальные коммуникации в ОАО «Казаньоргсинтез» в основном протекают через общение между сотрудниками. Если данному отделу (снабжения и сбыта) необходима какая-либо информация от другого отдела, например, от планово-экономического отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя фирмы.

Можно рассмотреть организационную структура предприятия ОАО «Казаньоргсинтез» .

Исходя из организационной структуры можно сделать вывод о том, что коммуникации между генеральным директором и советом директоров на предприятии ОАО «Казаньоргсинтез» происходит обычно в форме совещаний и отчетов, которые он предоставляет практически ежемесячно.

В свою очередь с отделом кадров генеральный директор взаимодействует прямо, так как он непосредственно узнает от отдела кадров любые изменения, которые происходят на предприятии. А отдел кадров получает распоряжения в устной форме, периодичность взаимодействия с отделом кадров составляет 2 раза в месяц.

Также, исходя из схемы, можно сделать вывод о том, что входящая информация движется сверху вниз, т. е. от директора до бухгалтерии. Финансовый директор передает информацию планово-экономическому отделу, также отделу снабжения и сбыта и главному бухгалтеру, а он в свою очередь бухгалтерии.

Следовательно, выходящая информация распространяется снизу вверх, например, бухгалтерия предоставляет информацию главному бухгалтеру, а он в свою очередь передает ее финансовому директору.

Периодичность передачи информации у каждого отдела своя, например, бухгалтерия информацию передает главному бухгалтеру ежедневно, а все остальные рассмотренные отделы каждую неделю.

В связи с тем, что средства передачи информации очень устарели, можно заметить, что время, которое сообщение проходит в пути значительно превышает то время, которое оно могло бы занимать, если бы эти средства были бы обновлены.

Передача входящей информации происходит по средствам совещания, что требует много времени, в устной форме, что способствует некоему искажению информации. А выходящая информация передается по средствам отчетов, в письменной форме на бумажном носителе.

С другим отделом, техническим отделом, он также взаимодействует как устно, так и письменно.

Как и в любом другом предприятии в ОАО «Казаньоргсинтез» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным предприятиям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения с сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.

Другая причина трудностей в организационных коммуникациях — перегрузка каналов связи, которая может быть вызвана, как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков. Примером такого затруднения именно на предприятии ОАО «Казаньоргсинтез» может служить отдел снабжения и сбыта, потому что в данном отделе существует постоянная перегрузка, так как в этот отдел поступает не только информация от высшего руководства и из других отделов, но и одновременно из внешнего окружения, т. е. внешней среды предприятия. Отсюда следует и другая причина неэффективных коммуникационных каналов, это затрудненная обратная связь.

Как известно информация передается не самостоятельно, а непосредственно через средства передачи.

Устная передача чаще всего, когда происходит зарождение идеи или отбор информации. Данный вид передачи информации на предприятии преобладает, он используется в большинстве случаев.

Совещания чаще всего проводят, когда уже руководство приняло решение и его необходимо довести до всех отделов. В ОАО «Казаньоргсинтез» в основном используется, когда генеральному директору необходимо донести до совета директоров те изменения, которые произошли на предприятии.

Телефонные переговоры и письменная передача, когда непосредственно передается само сообщение. На предприятии так же активно используется этот вид передачи информации. Искажение сообщений при этом меньше, чем при устной передаче.

Электронная почта и компьютерные сети, когда идет непосредственно реализация сообщения. Данные средства передачи информации на предприятии ОАО «Казаньоргсинтез» очень устарели, что ведет к замедленной передаче информации.

Как уже отмечалось выше, многие предприятия пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения, ОАО «Казаньоргсинтез» не исключение. С имеющимися потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы, и других программ продвижения товаров на рынок, а также проводя различные социологические опросы. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» предприятия на местном, общенациональном или международном уровне. Предприятию ОАО «Казаньоргсинтез» приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах, как и любая компания, она сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. п. Делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, предприятие пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.

Существуют различные проблемы на предприятии, которые препятствуют эффективному коммуникационному процессу. Такими процессами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Предприятие ОАО «Казаньоргсинтез» тоже подвержено такой проблеме, впрочем, как и отдельные отделы, в данном случае отдел снабжения и сбыта.

Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки, и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же. На данном предприятии отношения между руководителем и подчиненными чисто формальные, так что никакой атмосферы доверия между ними не существует.

Другая часть проблем межличностных контактов связана с семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений. Данное предприятие ОАО «Казаньоргсинтез» тоже не исключение, оно естественно подвержено такой проблеме.

Одна из причин, вызывающих затруднения в процессе коммуникации, — это фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержимое информации.

При анализе коммуникационной системы были выявлены некоторые недостатки. Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений в системе коммуникаций.

Как уже отмечалось выше, существуют определенные средства передачи информации, одно из средств передачи — компьютерные сети. На предприятии ОАО «Казаньоргсинтез» они очень устарели. В качестве рекомендаций можно предложить обновление компьютерной базы. Данное мероприятие позволит увеличить скорость передачи информации, что в свою очередь повлияет на качество и скорость принятия управленческих решений, и их реализацию. Количество новых компьютеров в отдел снабжения и сбыта будет составлять 6 штук на первое время. На данный момент стоимость одного хорошего компьютера составляет 30 тысяч рублей, следовательно, на 6 компьютеров будет потрачено 180 тысяч рублей. При обновлении компьютерной базы, Интернет тоже станет лучше и быстрее работать. Также можно создать локальную сеть на предприятии для того, чтобы передавать электронные виды отчетов, что позволить сэкономить время, как работников, так и руководства.

Также, по приказу генерального директора ОАО «Казаньоргсинтез» будет назначена группа из 3 человек — исследователей, которые будут проводить бенчмакинг, т. е проводить исследования на других предприятиях — конкурентах. Им будет назначена дополнительная доплата в размере 5000 рублей на каждого в месяц. С помощью исследований у конкурентов руководство будет в курсе, того, что предпринять для совершенствования системы коммуникаций на предприятии, что наиболее выгодно предпринять, а что наоборот не следует рассматривать.

Существует еще одна проблема — нерациональная организационная структура. Если организационная структура организации продумана плохо, то это вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений. Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод о том, что на предприятии ОАО «Казаньоргсинтез» следует убрать дублирование функций, это приведет к исчезновению параллельных потоков информации. Увеличит качество и скорость передачи информации.