На данном этапе контроля менеджеру необходимо определить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожидаемым. Если имеются отклонения от стандартов, то необходимо принять решение о том, насколько они допустимы или относительно безопасны. После этого уже принимается непосредственно решение о начале действий. Деятельность этапа контроля включает определение масштаба отклонений, измерение результатов, передачу информации и ее оценку.
Масштаб отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги, устанавливает руководство высшего звена. Важная проблема данного процесса контроля это выбор критических точек. Контролировать необходимо лишь то, что заслуживает особого внимания.
Измерение результатов, на основе которых можно судить о том, насколько соблюдались установленные стандарты — является самым трудным и дорогостоящим элементом контроля.
Передача и распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля.
Для эффективной работы системы контроля необходимо и установленные стандарты, и достигнутые результаты обязательно донести до сведения работников организации. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принимать необходимые решения и действия.
Оценка информации о результатах. Информация может быть важной или совсем не нужной. Считать важной информацию можно, если она адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.
В — принятие необходимых корректирующих действий.
После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджеру необходимо решить, что делать: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.
Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. Но рассчитывать на то, что случившееся один раз повторится снова нельзя. Поэтому необходимо подвергать изменениям даже наиболее совершенные методы и повторять циклы контроля, продолжая измерять результаты.
Устранение отклонения проводится для того, чтобы понять причину его возникновения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.
Но не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными. Связано это с тем, что они строятся на планах. Таким образом необходимо провести пересмотр планов и, вследствие этого, пересмотр стандартов.
